Навігація
Головна
 
Головна arrow Інформатика arrow ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОФЕСІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

ПЕРСОНІФІКОВАНІ РОЗСИЛКИ WORD

З маркетингу відомо, що люди набагато охочіше реагують на особисті звернення, повідомлення, в яких до адресата звертаються по імені або імені та по батькові. Саме в зв'язку з цим в Word з'явився такий інструмент, як персоніфіковані розсилки. Під персоніфікованими розсилками розуміється створення безлічі адресатів листів однакового змісту, в яких звернення може здійснюватися по імені або імені та по батькові, із зазначенням посад, адрес і інших атрибутів повідомлення.

Крім цього, є етикет, який наказує звертатися в листах, службових записках але імені або імені та по батькові. Outlook теж дозволяє робити персоніфіковані розсилки. Але для цього потрібно створювати програми розсилки, тобто програмувати, або використовувати вже готові, кимось створені програми [1] . Але потрібно знати, куди їх помістити і як до них звернутися.

ситуації

Ситуацію можна трактувати наступним чином. У вас є база даних з інформацією про людей і організаціях. Ви склали деякий повідомлення: привітання, запрошення, повідомлення та Г.Д. І це повідомлення необхідно розіслати всім або деяким контактам з бази даних. У цьому випадку говорять про злиття, об'єднання контактів з текстом повідомлення. Тобто для деякого вихідного повідомлення буде створено безліч персоніфікованих повідомлень, які будуть направлені на адресу контактів з бази даних.

Ви берете участь в організації конференції молодих вчених. На сайті університету розміщено відповідну інформацію. Але в організаційному комітеті є інформація про учасників конференцій минулих років, і є традиція запрошувати учасників минулих конференцій індивідуально. Тобто вам необхідно зробити персоніфіковану розсилку із запрошенням взяти участь у роботі конференції. Повідомлення може виглядати наступним чином.

123456, Москва, Ленінський проспект, 727 Університет країн Азії завідувачу кафедрою інформатики, доктору технічних наук, професору М. В. Псліпснко

Шановний Максим Вікторович!

Кафедра інформатики Вищої школи соціології проводить традиційну щорічну конференцію «Інформатизація сучасного суспільства: перспективи, проблеми і виклики». Уже багато років Ви є нашим партнером. Запрошуємо Вас, Ваших колег і Ваших учнів взяти участь в цьому заході, який пройде в цьому році з ...

Завідувач кафедри природничо-наукових дисциплін, доктор технічних наук, професор С. А. Скавронський

Нам зрозуміло, що потрібно отримати в результаті. У нас є база даних з контактною інформацією. Ця контактна інформація може бути в базі даних Access, в Списку Excel або адресній книзі Outlook. Якщо в процесі створення розсилки створювати нове джерело даних, то Майстер зберігає її як базу даних Access. Тобто за визначенням Access є найкращим сховищем даних для організації розсилок. Якщо користувач не працює з Access, то можна скористатися Майстром (рис. 5.1).

Доступні варіанти використання контактної інформації

Мал. 5.1. Доступні варіанти використання контактної інформації

Майстер але замовчуванням пропонує певний набір найбільш поширених полів (рис. 5.2).

Вікно для створення списку адрес

Мал. 5.2. Вікно для створення списку адрес

Якщо цих полів виявляється недостатньо, то можна вибрати інші (рис. 5.3), а при необхідності створювати призначені для користувача.

Стандартні поля списку адрес

Мал. 53. Стандартні поля списку адрес

Розглянемо процес злиття з використанням бази даних Excel.

Якщо подивитися на текст листа, то можна виділити наступні нуля: адреса, назва організації, посада, прізвище та ініціали. Причому прізвище використовується в давальному відмінку. І ще в зверненні ми використовуємо ім'я та по батькові, то в залежності від того, звертаємося ми до чоловіка або до жінки, програма повинна використовувати звернення «Шановний» або «Шановна». Список нулів досить довгий. Це означає, що працювати буде не дуже зручно - доведеться переміщатися по ширині листа. У таких випадках краще використовувати стандартну форму Excel (рис. 5.4).

Перехід до нової записи слід здійснювати клацанням по кнопці Додати. Правильним буде, якщо ви введете пару записів і закриєте форму. Подивіться, що вийде. Аж до того, що закрийте файл і відкрийте його знову. Створену книгу збережіть в папці Документи / Мої джерела даних. Цей варіант буде запропонований за умовчанням.

Отже, у нас є текст повідомлення і база даних з інформацією про контактах. У цій базі даних додатково є поле ФаміліяДт - прізвище в давальному надійний, поле Ініціали та поле Пол. Тепер у нас є все необхідне, щоб організувати процес злиття. У підсумку ми повинні отримати наступний результат (рис. 5.5).

Стандартна форма Excel при роботі зі списком адрес

Мал. 5.4. Стандартна форма Excel при роботі зі списком адрес

Текст листа з полями злиття

Мал. 5.5. Текст листа з полями злиття

В лапках вказані імена полів бази даних, на місце яких будуть вставлятися відповідні значення.

Тепер можна приступити до процесу злиття (рис. 5.6).

1. Відкрийте файл з текстом листа.

*. Текст листа для злиття

Мал. 5.6 *. Текст листа для злиття

  • 2. Перейдіть на вкладку Розсилки і в групі Початок злиття в списку Почати розсилку виберіть опцію Письма.
  • 3. Зв'яжіть текст листа з джерелом даних. Для цього в списку Вибрати одержувачів виберіть опцію Використовувати існуючий список і далі виберіть ім'я вашої бази даних.
  • 4. Щоб розмістити поля бази даних в тексті повідомлення, необхідно в списку Вставити поле злиття (рис. 5.7) вибирати необхідні поля і розміщувати їх таким чином, щоб отримати бажаний результат.
Вибір полів злиття

Мал. 5.7. Вибір полів злиття

5. Визначте правило звернення до адресата. Для цього необхідно в списку Правила вибрати опцію IF ... THEN ... ELSE (рис. 5.8) і заповнити представлену форму наступним чином (рис. 5.9).

доступні поля

Мал. 5.8. доступні поля

6. Подивіться результати злиття, натиснувши кнопку Подивитися результати (рис. 5.10).

Перевіряти результат злиття потрібно обов'язково. Не слід відразу роздруковувати листи. Перший час зазвичай буває чимало помилок.

Щоб подивитися всі листи, потрібно використовувати кнопки навігації в групі Перегляд результатів. Можливо, вам доведеться піддати редакції деякі з отриманих листів. Вся справа в практиці. Якщо вам належить підготувати кілька сотень листів (у разі конференцій так і буває), то ручна робота може просто вбити. Так що використовуйте технологію розсилок Word.

Вікно Вставка поля IF

Мал. 5.9. Вікно Вставка поля IF

результат злиття

Мал. 5.10. результат злиття

Збережіть окремим файлом варіант після вставки в текст повідомлення поля. При цьому коли ви знову відкриєте файл, якщо при появі повідомлення Word (рис. 5.11) ви оберете «Так», то ви відразу отримаєте результати злиття. Але якщо вам необхідно здійснити редакції листи, то потрібно вибрати опцію «Ні».

Діалогове вікно при повторному зверненні до файлу листи

Мал. 5.11. Діалогове вікно при повторному зверненні до файлу листи

У книзі Л. В. Сімволокова [2] є приклад використання технології розсилки в роботі деканату. Подивіться цю книгу. У ній багато дуже повчальних і корисних прикладів використання додатків Microsoft Office. Але тут хочеться розповісти ще про один приклад.

ситуація

Іспит в гімназії. Для допуску кожен учень повинен подати заяву. Роблять просто. Складено текст заяви. Кожен підходить до комп'ютера, до якого підключений принтер (мережі були не завжди), заносить своє прізвище і роздруковує заяву. І так два десятка разів, за кількістю учнів. Потім з'ясовується, що потрібно переробити, і вся процедура повторюється знову.

При правильному підході учні і зовсім не потрібні (крім підписів). У секретаря є список дітей і форма заяви. Технологія розсилок дозволяє створити ці два десятка заяв в кілька разів швидше і простіше.

Як ще можна використовувати технологію розсилки під час тієї ж конференції? Учасникам потрібні бейджики, перед кожним учасником на пленарних засіданнях потрібно поставити таблички з тією ж інформацією, яку ми вже використали, ну або хоча б з прізвищем, ім'ям та по батькові.

Перегляньте уважно кнопки і списки панелі Розсилання. Експериментуйте. Подивіться, як описується ця технології в Довідці Microsoft, в різних підручниках і посібниках. Подумайте, чим ця технологія може бути корисна вам.

  • [1] Див .: Купріянов Д. В. Управління маркетингом засобами електронної пошти: навч, посібник. М .: Московський міський педагогічний університет, 2010 року.
  • [2] Символоков Л. В. Рішення бізнес-завдань в Microsoft Office. М .: Біном, 2001..
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук