Навігація
Головна
 
Головна arrow Інформатика arrow ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОФЕСІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

СТВОРЕННЯ ПОВІДОМЛЕНЬ НА ОСНОВІ ШАБЛОНІВ

Шаблони в Outlook, як і в інших додатках Microsoft Office, мають велике значення. Щоб виключити рутинну роботу, пов'язану з можливими помилками, доцільно використовувати шаблони повідомлень електронної пошти. Щоб створити шаблон повідомлення електронної пошти, необхідно оформити певним чином ту частину повідомлення, яка буде носити постійний характер, і редагувати у вікні повідомлення команду Файл / Зберегти Як / Шаблон Outlook (рис. 5.20).

Вікно збереження шаблону Outlook

Мал. 5.20. Вікно збереження шаблону Outlook

Щоб створити повідомлення на основі шаблона, необхідно зі сторінки електронної пошти виконати команду Головна / Створити елемент / Інші елементи / Вибрати форму (рис. 5.21).

Шлях до шаблону повідомлення електронної пошти

Мал. 5.21. Шлях до шаблону повідомлення електронної пошти

Далі необхідно в папці Шаблони файлової системи вибрати необхідний шаблон повідомлення (рис. 5.22).

Вибір шаблону повідомлення в файлової системі 5.2.5. переміщення повідомлень

Мал. 5.22. Вибір шаблону повідомлення в файлової системі 5.2.5. переміщення повідомлень

При переміщенні повідомлень за допомогою миші можливі помилки, і пошук втраченого повідомлення може зажадати додаткового часу. Зручніше виділити необхідні повідомлення і, використовуючи опцію Перемістити на Стрічці або в Контекстному меню, перемістити вибрані повідомлення в потрібну пайку (рис. 5.23).

У деяких випадках цю ж задачу зручніше вирішувати, використовуючи опцію Швидка дія (рис. 5.24).

Робота з опцією Перемістити в Контекстному меню

Мал. 5.23. Робота з опцією Перемістити в Контекстному меню

Використання опції Швидка дія 5.2.6. створення Правил

Мал. 5.24. Використання опції Швидка дія 5.2.6. створення Правил

Інструмент Правила Outlook може виконувати ті ж переміщення, що і Швидкі дії, але тільки автоматично, що робить роботу з поштою швидше і виключає помилки систематизації пошти. Іноді можна помилитися в процесі перетягування повідомлень з однієї папки в іншу. А подальший пошук може зайняти невизначений час, а іноді і взагалі не увінчатися успіхом, оскільки можуть бути допущені неточності у визначенні повідомлення. Outlook, виконуючи певні користувачем правила обробки повідомлень, помилок не допустить.

У найпростішому випадку можна створити Правило на основі повідомлення. Потрібно вибрати повідомлення, після чого в групі Головна / Перемістити вибрати опцію Правила. На екрані з'явиться вікно Створення правила (рис. 5.25).

Вікно Створення правила

Мал. 5.25. Вікно Створення правила

Якщо в цьому вікні клацнути по кнопці Вибір папки, то з'явиться вікно Правила й оповіщення (рис. 5.26), яке дозволить визначити папку призначення для повідомлень, які відповідають обраним критерієм.

Вікно Правила та оповіщення

Мал. 5.26. Вікно Правила та оповіщення

Користувачеві надається можливість створити нове правило, змінити існуюче правило, створити нове правило на основі існуючого. Слід зауважити, що в оформленні поля Тема досить часто відбуваються помилки. Ці помилки виключають можливість правильної роботи Правил. Вихід із ситуації - в виправленні помилок одержувачем повідомлень. Якщо відкрити вхідне повідомлення, то текст повідомлення буде недоступний для редагування. Але поле Тема редагуванню піддається.

Після визначення умови відбору повідомлень слід визначити, що слід зробити з повідомленням. В даному випадку необхідно перемістити в потрібну папку. Тому у вікні зі списком опцій робиться відповідний вибір, а в другому вікні (вміст якого також змінюється в залежності від вибору користувача на першому кроці) визначається ім'я папки, в яку слід помістити повідомлення.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук