Навігація
Головна
 
Головна arrow Інформатика arrow ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОФЕСІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

РОБОТА З КОНТАКТАМИ

Інформація про людей і організації, з якими підтримуються відносини, заноситься в Адресну книгу, і, працюючи в Outlook, користувачі маніпулюють інформацією з Адресних книг, яких може бути кілька. Однак частіше використовують поняття Контакт, відомості про яких зберігаються в пайку Контакти.

Під Контактом Outlook слід розуміти запис в пайку Контакт, сукупність даних про людей і організації, які представляють інтерес для конкретного користувача. У Контакту Outlook дуже велика кількість полів, і крім того, користувач може створювати так звані призначені для користувача нуля (нуля користувача).

З одного боку, немає нічого простішого, ніж внести дані в стандартне вікно Контакту (сторінки Контакту). Але, з іншого боку, якщо не звертати уваги на деякі нюанси, то в майбутньому можуть виникати суттєві проблеми (наприклад, з пошуком Контакту). Зокрема, можна не замислюючись заповнити поле Повне ім'я. Його можна заповнити як «Іванов Іван Іванович» або «Іван Іванович Іванов». В результаті додаток може не кращим чином інтерпретувати дані, і прізвище, ім'я та по батькові будуть внесені не в свої поля. Правильним же буде клацнути по кнопці Повне ім'я, щоб попрацювати з вікном Перевірка повного імені. Якщо надходити саме так, то проблем з правильним використанням повного імені не виникне.

Створення Контакту з допомогою Стандартного вікна. Властивості Контакту з усіх елементів Outlook найбільш численні. Основні властивості доступні на вкладці Загальні (рис. 5.27).

Вікно Контакт

Мал. 5.27. Вікно Контакт: вкладка Загальні

Також корисні властивості відображаються і на вкладці Подробиці (рис. 5.28). Зокрема, на цій вкладці визначаються такі важливі властивості, як дата народження, коротке ім'я, професія, де знайти співробітника організації і т.д.

Вельми корисним може бути звернення до вкладки Усі поля (рис. 5.29).

Справа в тому, що на вкладках Загальні та Подробности представлені в повному обсязі властивості Контакту. Наприклад, можна знайти таку корисну властивість, як Захоплення. Але звертатися до цій властивості через Стандартне вікно Контакту не представляється можливим без редагування відповідної форми. Тому, може бути, в ряді випадків буде зручним або звертатися через одне з відредагованих уявлень папки Контакти, або працювати зі вкладкою Всі нуля Контакту. Слід звернути увагу на список, що розкривається контекстного меню Групи полів для вибору.

Вікно Контакт

Мал. 5.28. Вікно Контакт: вкладка Подробиці

Вікно Контакт

Мал. 5.29. Вікно Контакт: вкладка Все поля контакту

Звернемо увагу на поле Ім'я користувача. У це поле можна внести ім'я, по якому ви будете звертатися до людини в повсякденному спілкуванні. До кого-то неодмінно слід звертатися але ім'я та по батькові, до кого-то - по повному імені, а до когось - використовуючи псевдонім. Це поле може дуже корисно використовуватися при організації автоматизованих поштових розсилок.

Створення Електронної візитної картки. Візитна картка - дуже важливий елемент в культурі комунікацій. Починаючи з версії Outlook 2007 при роботі зі стандартним вікном Контакт на екрані присутня електронна візитна картка, яка є зручним інструментом але цілою низкою причин. По-перше, якщо ви отримуєте в якості вкладеного файлу Повідомлення Ваша електронна візитна картка, то вам достатньо перетягнути її в папку Контакти, щоб сформувати контакт потрібного адресата. Тобто вам не потрібно вводити інформацію вручну, можливо, допускаючи при цьому спотворення інформації. По-друге, якщо ви відправляєте в якості вкладеного елемента електронну візитну картку, то ви маєте можливість не тільки направити адресату потрібну інформацію про себе, а й візуальний образ, свою фотографію, що істотно полегшує процес спілкування. По-третє, Outlook дозволяє для одного і того ж Контакту створювати кілька електронних візитних карток, що дає можливість різним адресатам передавати інформацію про себе різного рівня деталізації.

Редагування Електронної візитної картки. У міру заповнення основних полів Контакту автоматично буде заповнюватися і Електронна візитна картка. Подвійне клацання по електронній візитній картці викликає вікно редагування (рис. 5.30).

Вікно Зміна електронної візитної картки

Мал. 5.30. Вікно Зміна електронної візитної картки

Поля Порожній рядок дозволяють форматувати Електронні візитні картки, а також вносити додаткову інформацію. Наприклад, в представленій візитній картці замість поля Повне ім'я використані два порожніх поля, в яких записані прізвище та ім'я.

Пересилання Контакту або Електронної візитної картки. Щоб відправити Електронну візитну картку по електронній пошті, потрібно створити повідомлення і в групі Включити відкрити список Включити елемент. Буде надана можливість вибрати одну зі своїх електронних візитних карток або візитну картку іншого Контакту (рис. 5.31).

Електронна візитна картка включає лише частину даних Контакту, але Outlook надає користувачам відправити Контакт цілком, а також будь-який з файлів, доступних з вашого комп'ютера. Наприклад, дуже корисно мати Контакт, який досить детально розповідає про вас (рис. 5.32).

Вставка візитної картки в повідомлення

Мал. 531. Вставка візитної картки в повідомлення

Приклад Контакту з розгорнутою інформацією в поле Нотатки

Мал. 532. Приклад Контакту з розгорнутою інформацією в поле Нотатки

Розміщення такої розгорнутої інформації в Мережі організації може істотно сприяти розвитку корпоративних комунікацій, що буде представляти хорошу основу для розвитку і маркетингу, і інновацій.

Уявлення Контактів. Outlook дозволяє користувачеві представляти дані, використовуючи цілий ряд стандартних уявлень, а також створюючи для користувача уявлення, які можуть інтерпретуватися як збережені запити, аналогічні запитам систем управління базами даних. Самим зовні привабливим для папки Контакти є уявлення Візитна картка (рис. 5.33). Це уявлення може бути дуже корисним, наприклад, при написанні повідомлень електронної пошти, оскільки ви бачите людину, до якого звертаєтесь. Для багатьох це може бути дуже важливим в емоційному плані.

Стандартне подання Візитна картка

Мал. 533. Стандартне подання Візитна картка

Щоб звернутися до цієї вистави, необхідно виконати команду Модуль Контакти / Вид / Змінити уявлення / Візитна картка.

Подання Картка в порівнянні з Візитною карткою дозволяє розмістити на екрані більше текстової інформації (рис. 5.34).

Але частіше використовується стандартне уявлення Список, яке буде розглянуто нижче.

Робота з категоріями. Контакт Outlook має великий набором властивостей. Це більше сотні полів. За цих полях можна здійснювати фільтрацію, сортування, угруповання. Серед них є кілька додаткових полів, зміст яких може визначатися користувачем, а також особливе поле - Категорії.

Стандартне подання Картки

Мал. 5.34. Стандартне подання Картки

В поле Категорії може бути записано деякий пропозицію або слово, яке може використовуватися в якості класифікаційної ознаки. Використовуючи цю ознаку, елементи Outlook можуть групуватися за необхідне для користувача чином. Кілька категорій в поле Категорії розділяються крапкою з комою. Наприклад, можна визначити категорію «Проект Практикум», маючи на увазі роботу з написання книги. Тоді кожному з Контактів з інформацією про учасників цього проекту можна поставити у відповідність цю категорію. Таким чином, можливо, що раніше формально нічим не пов'язані один з одним Контакти можуть бути виділені з усього безлічі Контактів (рис. 5.35).

Контакти, пов'язані Категорією «Проект Практикум»

Мал. 5.35. Контакти, пов'язані Категорією «Проект Практикум»

По завершенні проекту категорія «Проект Практикум» може бути знищена. Це корисно зробити, щоб список категорій не ставав громіздким. При цьому раніше відмічені цією ознакою Контакти зберігатимуть це значення.

Порушуючи принцип атомарности, інструмент категорій в певному сенсі дозволяє побудувати відношення «багато-до-багатьох» для плоскої таблиці. З одного боку, одному елементу Outlook ставиться у відповідність декілька різних категорій. З іншого боку, однієї категорії може бути поставлено у відповідність кілька елементів Outlook.

Щоб призначити елементу Outlook категорію, необхідно в будь-якому з уявлень в групі Головна / Теги вибрати опцію Категорії (рис. 5.36).

Призначення Контакту Категорії

Мал. 536. Призначення Контакту Категорії

Категорію можна призначити і працюючи зі стандартною формою контакту. Для цього необхідно звернутися до вкладки Контакт (рис. 5.37).

Призначення Категорій в стандартній формі контакту

Мал. 537. Призначення Категорій в стандартній формі контакту

Найбільш ймовірно, що спочатку в вашому розпорядженні виявиться непорожній Список категорій. Ще більш імовірно, що з часом цей список перестане задовольняти вашим потребам класифікації інформації, тобто у вас виникне необхідність вводити нові Категорії в Список категорій і видаляти з нього вже наявні.

Щоб створити нову категорію, необхідно в списку вибрати опцію Усі категорії і далі клацнути лівою кнопкою миші в формі Кольорові по кнопці Створити (рис. 5.38).

Інструмент категорій дуже зручний. Але не слід їм зловживати. По-перше, потрібно уважно переглянути всі поля елемента. Можливо, наявних властивостей елемента досить для вирішення поставлених завдань. По-друге, безліч категорій має бути доступним для огляду. Потрібно, щоб створена категорія володіла достатньою спільністю, тобто потрібно виключити, щоб та чи інша категорія була властива 2-3 елементам з тисячі.

Вікно Кольорові категорії

Мал. 538. Вікно Кольорові категорії

Пошук інформації в Контактах Outlook. Додаток буде ефективним тільки в тому випадку, якщо воно забезпечує ефективні інструменти систематизації, відбору, пошуку та подання інформації. Розглянемо питання пошуку та подання інформації на прикладі роботи з елементами папки Контакти.

У будь-якому поданні будь-який з папок Outlook справа під панеллю інструментів розташована Рядок пошуку. Не використовуйте пропоноване в рядку пошуку поєднання клавіш Ctrl + Y. Не використовуйте опції і в групі команд Знайти. Щоб знайти необхідний вам елемент Outlook, помістіть курсор в Рядок пошуку. Це призведе до зміни панелі інструментів: з'явиться вкладка Пошук, а в ній дві дуже важливі опції Нещодавно виконаний пошук і Засоби пошуку (рис. 5.39).

Робота з вкладкою Пошук

Мал. 539. Робота з вкладкою Пошук

Якщо вам необхідно просто знайти контакт, введіть, наприклад, прізвище або назву організації. Після натискання на кнопку Знайти на екрані з'являться записи, що задовольняють заданому найпростішого критерію пошуку. Якщо необхідно задати більш складний критерій пошуку, то необхідно скористатися опцією Розширений пошук.

Список, що розкривається Засоби пошуку дозволяє в Параметрах пошуку визначати, здійснювати пошук в поточній теці або але всім нанка. Зверніть увагу на цю опцію, бо вона значною мірою визначатиме і час пошуку, і його результат. Опція Розширений пошук дозволяє задавати значення полів для проведення пошуку і логічні умови для роботи зі значеннями полів (рис. 5.40).

Розширений пошук Контактів

Мал. 5.40. Розширений пошук Контактів

Оскільки зазвичай одні й ті ж запити доводиться повторювати багато разів, то дуже корисна опція Нещодавно виконаний пошук, звернення до якої викликає на екран список останніх заданих вами запитів пошуку.

Прийоми роботи з табличним поданням Контакти. Елементи в пайку Контакти в табличній формі можуть бути представлені за допомогою уявлень Список і Телефони. Для найпростішої сортування по одному полю потрібно клацнути по заголовку поля. Наступні клацання мишею але цього заголовку будуть приводити до сортування по спадаючій чи зростанню. Можливості складнішою сортування будуть розглянуті нижче.

Порядок проходження полів можна змінити перетягуванням поля. Наведіть курсор миші на потрібне иоле, натисніть ліву кнопку миші і перемістіть поле в потрібне місце. Під час переміщення назву поля змінить свій колір. Для видалення поля з уявлення потрібно також перемістити мишею назву поля з рядка заголовків. Підкреслимо, що поле видаляється з вистави. Щоб повернути поле в уявлення, потрібно навести курсор миші на рядок заголовків, натиснути праву копку миші і вибрати опцію Вибрати поля. У списку (рис. 5.41) потрібно вибрати потрібну опцію (в нашому випадку Всі поля контакту) і перетягнути заголовок поля в потрібне місце рядка заголовків табличного представлення. Підкреслимо, саме - перетягнути.

Для угруповання елементів в табличному поданні необхідно підвести курсор миші до рядка заголовків, натиснути праву кнопку миші (викликати контекстне меню) і вибрати опцію Область для угруповання. Далі необхідно заголовок поля, по якому слід здійснити угруповання, перетягнути в Область угруповання. Результат угруповання може мати такий вигляд (рис. 5.42).

Вікно Вибір полів

Мал. 5.41. Вікно Вибір полів

Угруповання Контактів по Організаціям

Мал. 5.42. Угруповання Контактів по Організаціям

У поданні з угрупованням елементів спочатку вказується значення поля угруповання і в дужках - кількість елементів з таким значенням поля. Групи можна згортати і розгортати. Щоб розгрупувати записи, необхідно підвести покажчик миші до назви поля в Області угруповання і викликати контекстне меню.

Створення користувальницьких полів. Може виникнути ситуація, коли необхідно створити для користувача иоле. У нижній частині вікна Вибір нулів є кнопка Создать. Клацання по кнопці виведе на екран вікно Нове нулі, яке визначить його характеристики (рис. 5.43).

Вікно Новий стовпець

Мал. 5.43. Вікно Новий стовпець

Щоб помістити створене поле в табличне представлення, необхідно в списку вікна Вибір полів вибрати опцію Поля

користувача в папці. Далі потрібно перетягнути заголовок стовпця в рядок заголовків таблиці.

Створення користувальницького уявлення. Outlook надає широкі можливості по відбору записів. Але краще ці можливості не використовувати в стандартних уявленнях, оскільки не завжди усвідомлюється, що в поданні відображені не всі записи папки. А це може призводити до помилкових рішень. Відбір слід використовувати в Користувальницьких уявленнях.

Призначені для користувача уявлення можна інтерпретувати як збережені запити до бази даних, що істотно розширює можливості по маніпулюванню даними. Наприклад, з усіх Контактів можна виділити Контакти працівників (партнерів, клієнтів). що потрібно для цього зробити?

Для створення Пользовательского уявлення необхідно виконати послідовність команд Вид / Змінити уявлення / Управління уявленнями. На екрані з'явиться вікно Управління всіма уявленнями (рис. 5.44), в якому необхідно натиснути але кнопці Створити.

Вікно Управління всіма уявленнями

Мал. 5.44. Вікно Управління всіма уявленнями

В результаті з'явиться вікно Нове уявлення (рис. 5.45).

Вікно Нове уявлення

Мал. 5.45. Вікно Нове уявлення

Має сенс відразу ж дати ім'я новому поданням і визначити, де це уявлення може бути використано.

Після клацання але кнопці ОК вікна Нове уявлення на екрані з'явиться вікно Додаткові параметри уявлення (рис. 5.46). Саме тут надаються повні можливості для визначення складу полів уявлення, угруповання даних, сортування по декількох полях і що найважливіше - відбору.

Вікно Додаткові параметри уявлення

Мал. 5.46. Вікно Додаткові параметри уявлення

Умови відбору формуються з використанням вкладки Додатково вікна Відбір (рис. 5.47).

Формування умов відбору призначеного для користувача уявлення

Мал. 5.47. Формування умов відбору призначеного для користувача уявлення

Щоб задати умови відбору, необхідно визначити поле, умова відбору і значення для поля. А далі слід натиснути на кнопку Додати до списку. Сформований умова буде додано в поле Знайти елементи, що задовольняють умовам, яке розташоване вище. Далі необхідно клацнути по кнопці ОК і кнопці Застосувати вікна Управління всіма уявленнями (див. Рис. 5.44).

Видалення власних уявлення. Слід зазначити, що видалити можна тільки уявлення, створені користувачем. Стандартні уявлення видалити неможливо. Для видалення користувача уявлення необхідно відкрити форму Управління всіма уявленнями, виділити уявлення, що підлягає видаленню, і натиснути на кнопку Видалити.

Отже, ми розглянули роботу з уявленнями на прикладі папки Контакти. Створення, видалення, перейменування нанок для користувачів не є проблемою. Використовувати вкладені папки або призначені для користувача подання - залежить від уподобань користувача. Однак підкреслимо необхідність більш уважного ставлення до роботи з уявленнями. Користувача уявлення створити трохи складніше, ніж папку, але при цьому зберігається єдиний інформаційний масив.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук