Навігація
Головна
 
Головна arrow Інформатика arrow ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПРОФЕСІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

ОПЕРАТИВНЕ ПЛАНУВАННЯ. РОБОТА З ЕЛЕМЕНТАМИ ПАПКИ КАЛЕНДАР

Працюючи в організації, неможливо не планувати, неможливо не вибудовувати свою діяльність відповідно до планів організації. Для планування в Outlook використовуються елементи Зустріч, які розміщуються в папці Календар, і елементи Завдання, які розміщуються в папці Завдання. У цих елементів є як загальні властивості, так і різні. Різниця між елементами в основному полягає в тому, що в елементі Завдання збирається інформація про намір виконати якусь роботу або проект в майбутньому, але при цьому неможливо в силу невизначеності вказати точний час початку і закінчення цієї роботи. Елемент Завдання - це інструмент стратегічного, концептуального планування. Ця заява про наміри. Наприклад, обов'язково має бути провести підготовку споруд до зими. У подібних проектах можуть бути задіяні кілька організацій, і встановити точний час неможливо. Особливо якщо в процесі задіяна велика кількість виконавців.

Зустріч Outlook - це запис в пайку Мої календарі, яка визначає властивості деякого дії користувача в майбутньому. Повний список полів можна знайти у вікні Вибір нулів з опцією Всі нуля зустрічі.

Для створення Зустрічі Outlook необхідно виконати команду Сторінка Календар / Створити зустріч. Більш ефективно використовувати для створення Зустрічі одночасне натискання клавіш Ctrl + Shift + А.

При заповненні поля Місце стандартної форми Outlook Зустріч (рис. 5.48) користувач має можливість самостійно формувати поле зі списком.

Стандартне вікно елемента Зустріч

Мал. 5.48. Стандартне вікно елемента Зустріч

Для цього в поле заносите назву місця, де вам належить виконати цю роботу. Якщо вам належить планувати роботу в цьому місці ще раз, ви зможете вибрати місце зі списку. У цьому списку можна використовувати назву організації або станції метро. При цьому потрібно уникати ручного заповнення поля Місце, але використовувати вибір зі списку, оскільки, якщо введення буде здійснено з деякими варіаціями, аналіз на основі угруповання Зустрічей по полю Місце може не дати потрібного результату. Наприклад, метро можна позначити великими літерами або маленькою, поставити після букви точку або не ставити, можна слово «метро» написати повністю. Суть одна, але позначення різні. Система ж виконає вказівки буквально, вона не зможе обробити закладену користувачем варіативність.

Для визначення Почала і Кінця Зустрічі використовуються Календарі. Майбутньої Зустрічі можна призначити Категорію. Крім того, зі Зустріччю можна пов'язати Контакт. Дуже корисною є опція Оповіщення.

Розрізняють разові і повторювані Зустрічі. Якщо в стандартній формі Зустріч клацнути по кнопці Повторення, то з'явиться форма Повторення зустрічі (рис. 5.49). Визначивши необхідні опції і повернувшись до подання Місяць, ви побачите, що кожен місяць буде заплановано відповідний захід.

Вікно Повторення зустрічі

Мал. 5.49. Вікно Повторення зустрічі

Залежно від обраної опції Повторювати буде змінюватися і зміст вікна Повторення зустрічі. Планувати, використовуючи опцію повторюваних зустрічей, дуже просто - два кліка - і повна ясність, що належить робити, наприклад, вранці по вівторках.

Уявлення папки Календар. Елементи папки Мої календарі мають уявлення День (рис. 5.50), Тиждень (рис. 5.51), Робочий тиждень, Місяць (рис. 5.52). Подання День має дуже звичний вид для тих, хто працює з традиційними органайзерами. Зустріч Outlook в цьому поданні визначена часом початку, змістом і тривалістю. Календарі в лівій частині екрана дозволяють здійснювати вибір дня. Цікавою є можливість роботи мишею. Ви можете, потягнувши за верхню чи нижню межу Зустрічі, змінити її тривалість. Якщо ви клацніть зліва від Зустрічі і позначили її як графічний об'єкт, то ви зможете перемістити її в межах поточного дня. Можна також змінити число Зустрічі, перетягнувши її на потрібне число в області Календаря.

Стандартне подання День папки Мої календарі

Мал. 5.50. Стандартне подання День папки Мої календарі

Стандартне подання Тиждень папки Мої календарі

Мал. 5.51. Стандартне подання Тиждень папки Мої календарі

Стандартне подання Місяць папки Мої календарі

Мал. 5.52. Стандартне подання Місяць папки Мої календарі

Часто зручно, працюючи з елементами папки Календар, мати перед собою список Завдань. Це просто необхідно, коли приходить час трансформувати Завдання у Зустріч. Робиться це простим перетягуванням відповідної Завдання в робочу область Зустрічі. Протягом дня можна не раз звертатися до подання День. Але починати робочий день і закінчувати його доцільно з уявлення Тиждень, щоб мати можливість оцінити те, що має бути зроблено, і те, що зроблено в контексті перспективи списку справ на тиждень.

З цієї ж точки зору корисно в кінці тижня подивитися список справ на наступний тиждень, також оцінити цей список в контексті списку справ на місяць.

Незважаючи на наявність мобільних пристроїв, до сих пір широко використовуються друковані версії уявлень на тиждень і на місяць. Причому в поданні Місяць доцільно відображається не календарний місяць, але наступні чотири тижні.

Корисні прийоми роботи з Календарем. При роботі з папкою Календар немає поняття вкладеної папки, але є поняття додаткового календаря. Створюється додатковий календар так само, як вкладена папка, за допомогою контекстного меню. Для чого потрібні додаткові Календарі? Якщо все, що представляє для вас інтерес в тимчасовій області, поміщати в один Календар - він виявиться перевантаженим. Наприклад, вас цікавить передача «Година з Михайлом Делягін». З одного боку, для вас не обов'язково подивитися цю передачу. А з іншого боку, вона має строго певні часові рамки. У таких випадках буде зручним створити додатковий календар з ім'ям, наприклад ТВ, і якщо ваш графік роботи дозволить вам кілька відволіктися від основних справ, то ви відкриєте папку ТВ. Крім того, якщо у вашому підрозділі є співробітники зі спільними інтересами, то корисним буде зробити цей календар доступним для інших.

Робота з декількома календарями. При роботі з декількома календарями має сенс тільки уявлення День. Важливо переконатися в тому, що в конкретний день відсутні накладки, що заходи різних календарів сумісні. Для створення ще одного Календаря необхідно просто викликати контекстне меню і створити папку: можна по кожному з проектів створювати свій календар.

Нагадування. Outlook позбавить вас від багатьох проблем і незручних ситуацій, якщо ви при створенні Контактів вказуєте на вкладці Подробиці день народження адресата. Це призводить автоматично до створення відповідного Сповіщення. При систематичній роботі з додатком, при підтримці даних в актуальному стані, ви ніколи нічого не забудете. Outlook не дозволить вам цього зробити. Outlook також нагадає про майбутні зустрічі - потрібно тільки правильно налаштовувати елементи Зустріч (рис. 5.53).

вікно Нагадувань

Мал. 5.53. вікно Нагадувань

Користувач має можливість задати повторення нагадування. Але робити це потрібно усвідомлено, інакше Outlook може викликати роздратування, за замовчуванням повторюючи нагадування кожні 5 хвилин.

Відправлення та публікація Зустрічей і Календарів. Ваш календар може становити інтерес для інших людей, а вас можуть цікавити календарі інших людей. Ви можете переслати інформацію про ваших Нарадах і календар, навівши курсор на відповідний об'єкт та викликавши контекстне меню (рис. 5.54).

Запрошення учасників Зустрічі

Мал. 5.54. Запрошення учасників Зустрічі

Ви також можете додати свої Календарі, а також ті, до яких вам надали доступ ваші колеги (рис. 5.55).

Додавання Календарів

Мал. 5.55. Додавання Календарів

Слід підкреслити, що ваші партнери по-різному будуть реагувати на інформацію про ваші плани. Надання доступу говорить про довіру. Але якщо ви хочете, щоб людина прийняла участь в тій чи іншій зустрічі, то краще зробити відповідне повідомлення по електронній пошті.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук