Навігація
Головна
 
Головна arrow Маркетинг arrow Зв'язки з громадськістю в органах влади
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

РЕКВІЗИТИ СЛУЖБОВИХ ЛИСТІВ

Питання діловодства не входять до предмет нашого курсу, проте правильне оформлення службової кореспонденції є частиною професійної культури службовців, що важливо в СО. Тому коротко розглянемо основні реквізити службових листів, без знання яких неможливий коректну відповідь на звернення громадян.

Службовий лист оформляється на бланку організації формату А4. Бланки бувають поздовжніми і кутовими. У першому випадку інформація про організацію розміщується у верхній частині листа по всій його ширині, у другому - тільки в лівій верхній частині листа. Коректно оформлення листів на кутових бланках.

Інформація про організацію включає:

  • • герб (емблему);
  • • короткий і скорочене офіційне найменування організації;
  • • поштові (повна адреса, індекс) реквізити;
  • • контактні дані (номер телефону, факсу, офіційний сайт, адреса електронної пошти, акаунти в соціальних мережах);
  • • банківські реквізити організації (номер свідоцтва про Державну реєстрацію, ІНН, ОКПО, ЕГРЮЛ).

Право використання на бланках державного герба Російської Федерації мають тільки організації, згідно з Федеральним конституційним законом від 25 грудня 2000 № 2-ФКЗ «Про Державний герб Російської Федерації». Федеральні органи виконавчої влади використовують свої офіційні геральдичні зображення. Органи державної влади суб'єктів РФ, органи місцевого самоврядування та підвідомчі їм організації використовують на своїх бланках геральдичні зображення відповідних територій.

Нижче розглянутих даних наводиться дата і індекс (номер) вихідного листа, які присвоюються служби підтримки кореспонденцією після того, як лист підписаний і готується до відправки. Посилання на дату і номер вхідного документа вказуються для вихідних листів.

У листах не вказується назва структурного підрозділу (лист), а власне найменування (заголовок) документа вказується не завжди. Тема відповідає на питання «Про що?» І розташовується під номером і датою, від лівого поля, вище основного тексту.

Адресат листа вказується в правій верхній частині листа, навпаки даних про організацію. Адресат містить:

  • • для фізичних осіб: прізвище та ініціали імені та по батькові в давальному відмінку, поштову або електронну адресу;
  • • юридичних осіб: вказівку посади, прізвища та ініціалів керівника в давальному відмінку, адреса організації;
  • • посадових осіб: посаду, ініціали та прізвище особи в давальному відмінку;
  • • листів до органів влади: найменування органу влади в називному відмінку.

Один лист може бути направлено кільком адресатам, дані

0 яких вказуються один під одним без слова «Копія». При цьому кожному адресату направляється окремий підписаний примірник листа. Якщо адресатів більше чотирьох, то складається список розсилки на окремому аркуші, а на бланку замість адреси вказується «За списком розсилки».

Текст листа починається з звернення. Звернення складається з слова «Шановний (а)», імені та по батькові адресата, якщо вони відомі, і закінчується знаком оклику. Якщо адресатів двоє, вказуються їх імена, а якщо більше двох, то звернення не наводиться. Звернення розташовується на 2-3 відступу рядки нижче найменування документа і на 1-2 відступу вище основного тексту.

Текст листа оформляється шрифтом Times, 12 - 14 кеглем через

1 - 1,5 інтервалу, одноманітно за розміром, без помарок і виправлень. Текст починається з відступу абзацу 1,25 см. Між абзацами відступ не робиться. Рекомендується розбивати текст на дві частини - вступну та основну. У вступній частині вказуються причини складання листа, супроводжувані посиланнями на факти і документи; в основній частині формулюються основна мета і висновки. Лексика листи повинна поєднувати норми літературного та ділового російської мови. Службові листи на бланку організації складаються в третій особі однини ( «відомство вважає»), а на бланку посадової особи - від першої особи однини ( «я дякую»).

Рекомендований обсяг листа не повинен перевищувати одну сторінку. Якщо в листі більше однієї сторінки, друга та наступні сторінки нумеруються зверху від центру арабськими цифрами. Довідкові дані (таблиці, статистика) виносяться в додаток.

Відмітка про наявність додатка робиться на 1-2 рядки під основним текстом, з абзацу. Вказується кількість аркушів та примірників додатки ( «Додаток: на 5 л. В 2 екз.»). Багатосторінкові додатки нумеруються окремо від тексту листа. При направленні листи в кілька адрес додаток може направлятися як але всіма адресами, так і в одну адресу. Якщо додатків кілька, вони нумеруються.

Підпис розміщується на 2-3 відступу рядки нижче позначки про програму. Цей реквізит складається з вказівки посади особи (ліворуч), ініціали та прізвища (праворуч) і розчерку підпису (на вільному місці в центрі). При наявності слова «шановний» в зверненні слова «з повагою» поруч з підписом не ставляться.

Відмітка про виконавця розміщується в лівому нижньому куті листа, включає прізвище та службовий телефон виконавця. Шрифт даного реквізиту на 1-2 кегля менше основного шрифту листи. Підпис виконавця ставиться на другому екземплярі листи, як і візи узгодження інших посадових осіб (якщо необхідно).

Друк на листах, оформлених на бланку організації, не ставиться.

Додатковими реквізитами є відмітки про конфіденційність [1] , напрямку в справу, візи документа, особливому контролі і ін.

***

1. Звернення громадян класифікуються на заяви, звернення та скарги, вони надходять в усному і письмовому вигляді. Аналіз тематики і характеру звернень громадян може служити показником громадянської активності, динаміки соціально-економічних процесів і є важливим каналом зв'язку населення з органами влади.

Звернення громадян як правове явище має багатофункціональний характер - це і забезпечення права громадян на участь в управлінні державними і громадськими справами, і зворотний зв'язок на діяльність органів публічної влади, і форма захисту прав і свобод громадянина, і забезпечення прозорості діяльності органу державної влади та місцевого самоврядування . Для громадян, перш за все, важливо не стільки саме право на звернення, скільки реакція влади на нього, тобто реальне вирішення порушених ними питань.

Розширюється практика електронних звернень: у федеральних органах їх частка досягає 70%, а в регіонах вже кожне третє звернення надходить в електронному вигляді.

  • 2. Усні звернення розглядаються в громадських приймальнях, в ході зустрічей з населенням, на особистому прийомі, за телефонами гарячих (прямих) ліній. Гарячі лінії активно увійшли в систему організації СО в органах влади, хоча відсутня загальна нормативно-методична база для цієї форми спілкування з громадянами. Кожен регіон, орган влади і державна структура має власні регламенти цієї діяльності.
  • 3. В ході роботи з громадянами важливо, щоб вони могли зв'язатися з посадовою особою і отримати компетентну відповідь, щоб всі звернення були оперативно відпрацьовані, знижувалася частка повторних звернень. Для державних службовців важливо дотримуватися культуру ділового спілкування, в тому числі по телефону, оскільки від цього залежить формування іміджу держави.
  • 4. Законодавчо зафіксовано положення про право заявника отримувати письмову відповідь по суті і у встановлені терміни. Велика увага в законодавстві приділено організаційним і матеріально-технічного питань виконання цієї діяльності, проте змістовна сторона врегульована слабо, що дозволяє посадовим особам направляти формальні відповіді, відписки. Це положення слід виправляти як освітніми, так і дисциплінарними заходами.

  • [1] Постанова Уряду РФ від 3 листопада 1994 р № 1233 «Про затвердження Положення про порядок поводження зі службовою інформацією обмеженого распространеніяв федеральних органах виконавчої влади ...».
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук