ВИКОРИСТАННЯ І ЗБЕРІГАННЯ ІНФОРМАЦІЇ

Проведення дослідження не є самоціллю. Замовника дослідження цікавлять результати і можливість їх практичного використання. Ці питання опрацьовуються на етапі складання програми дослідження, в якій присутній завдання досліднику розробити висновки та рекомендації для замовника на підставі отриманих результатів (рис. 12.4).

Алгоритм аналітичного дослідження

Мал. 12.4. Алгоритм аналітичного дослідження

У будь-якому дослідженні цінність представляють як отримані результати, так і досвід самого дослідження. Недоліки, що проявилися в ході реалізації програми (плану) дослідження, слід врахувати при проведенні наступного дослідження.

Рекомендації можуть мати форму записки, наукового або аналітичного звіту, доповіді, презентації, проекту, алгоритму дій і т.д.

Формат рекомендацій залежить від мети та специфіки дослідження, але можна сформулювати ряд загальних вимог:

  • • підсумковий документ не повинен бути більшим за обсягом і складним для сприйняття, бажано використовувати засоби візуалізації та наочності;
  • • рекомендації повинні бути конкретними, містити послідовність дій для отримання очікуваного результату і відповідати межам компетенції замовника, тобто бути здійснимими;
  • • вони повинні грунтуватися на результатах дослідження, містити відсилання до вивченим даними, мати можливість для перевірки та відтворення.

Зберігати інформацію слід в форматі, що дозволяє користуватися нею, мати до неї доступ в будь-який час. Розрізняються особливості зберігання інформації на паперовому та електронному носії.

Паперова документація відкладається в архівах, які бувають поточними, відомчими і державними. Для кожного виду інформації, що підлягає зберіганню, законодавчо встановлені терміни зберігання.

Поступовий перехід до електронних носіїв інформації змінює стандарти се зберігання. Тепер кількість інформації вимірюється не фізичним обсягом папок з документами або книг в бібліотеці, а об'ємом пам'яті пристрою, який вона займає. Боязнь втрати важливої інформації призводить до практики зберігання її копій на різних носіях. З'явилися можливості для зберігання інформації онлайн на віддалених серверах { «хмарні технології»).

Ці зміни дозволяють зберігати набагато більше інформації «під рукою», але призводять до того, що стає важче відокремити актуальну і корисну інформацію від зайвої і застарілою. Навіть пошук інформації, створеної автором особисто і збереженої на єдиному носії, часто стає складним завданням, що вимагає використання спеціальних програм.

Для того щоб економити час на пошуку потрібної інформації, слід дотримуватися ряду правил її зберігання в залежності від потреби в ній :

  • 1) інформація, необхідна щодня (наприклад, календар ділових зустрічей), повинна бути доступною і в будь-який момент, тобто бути прямо на робочому столі. Кількість подібної інформації повинно бути вкрай обмеженим;
  • 2) інформація для періодичного використання (наприклад, форми і зразки документів) повинна зберігатися в папках поруч з робочим місцем або в окремій папці на робочому столі комп'ютера;
  • 3) архівна інформація (наприклад, звіти за минулі роки) не повинна заважати при пошуку більш затребуваних документів.

Загальні правила :

  • 1) по мірі зниження актуальності інформацію слід видаляти або переміщати в більш віддалені місця зберігання;
  • 2) незакінчені документи краще зберігати близько, а відпрацьовані переміщати в папки;
  • 3) однотипні документи повинні мати схожі назви;
  • 4) краще зберігати останню версію документа, а проміжні версії видаляти;
  • 5) копії краще дублювати на іншому носії.
 
Переглянути оригінал
< Попер   ЗМІСТ   ОРИГІНАЛ   Наст >