Навігація
Головна
 
Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Документ і його характеристики

Під документом розуміється зафіксована на матеріальному носії ідентифікується інформація, створена, отримана і зберігається організацією або приватною особою як доказ при підтвердженні правових зобов'язань або ділової діяльності [1] .

При цьому найважливішою характеристикою документа є його Ідентифікованість, що забезпечується наявністю відповідних реквізитів.

Документи містять інформацію, що є одним з видів ресурсів організації (поряд з матеріальними, фінансовими, кадровими та ін.), Що забезпечує можливість реалізації управлінської діяльності.

Документи необхідні:

  • - для здійснення ефективної і упорядкованої діяльності організації, що має на увазі необхідну відповідальність;
  • - формування і документального фіксування організаційних і управлінських рішень;
  • - забезпечення узгодженості управлінської та адміністративної діяльності;
  • - забезпечення безперервності діяльності організації в умовах надзвичайних ситуацій;
  • - дотримання вимог нормативних правових актів, що регулюють сферу діяльності організації в усіх її проявах;
  • - забезпечення захисту і підтримки при можливих судових розглядах, пов'язаних з діяльністю організації;
  • - захисту інтересів організації та прав її співробітників і клієнтів, а також інших зацікавлених осіб;
  • - забезпечення і документального фіксування досягнень і розробок і відповідних прав на інтелектуальну власність організації та її співробітників;
  • - документального фіксування доказів здійснення ділової, особистої і громадської діяльності організації та її співробітників у всьому її різноманітті і відмінностях;
  • - формування і збереження корпоративної, індивідуальної пам'яті, пам'яті суспільства.

Законодавчо встановлено [2] , що документи і масиви документів, будучи інформаційними ресурсами, є об'єктами відносин фізичних, юридичних осіб, держави і захищаються законом поряд з іншими ресурсами. Крім того, документування інформації є обов'язковою умовою включення її в інформаційні ресурси.

Зберігати створені документи необхідно в наступних цілях.

  • 1. Для забезпечення наступності та узгодженості дій при прийнятті як поточних управлінських рішень, так і оцінки їх майбутніх наслідків і розробки відповідних рішень за допомогою:
    • - збереження інформації про вжиті в минулому і справжніх управлінських рішеннях і реалізованих видах діяльності (як частини корпоративної пам'яті) з метою інформаційного забезпечення рішень і діяльності в сьогоденні і майбутньому;
    • - збереження доказів минулою і теперішньою діяльності для дотримання підзвітності.
  • 2. Для відповідності вимогам нормативних правових актів шляхом забезпечення документування, роз'яснення та впровадження нормативної бази, яка застосовується до управління документами з урахуванням особливостей діяльності організації.
  • 3. Для відповідності поточним і майбутнім потребам зацікавлених осіб за допомогою:
    • - ідентифікації обгрунтованих законом інтересів, які зацікавлені особи (співробітники, ділові партнери, клієнти та інші особи) можуть мати відносно збереження документів протягом більш тривалого терміну, ніж це необхідно самій організації. До складу зацікавлених осіб можуть входити і ті, кому організація повинна надавати доступ до своїх документів з метою підзвітності (аудитори, регулюючі органи влади, органи слідства, архівні органи або дослідники);
    • - ідентифікації та оцінки правових, фінансових, політичних, соціальних або інших результатів від збереження документів для дотримання інтересів дослідників і суспільства в цілому;
    • - дотримання законодавчо обґрунтованих вимог відповідної архівної організації.

Для безперервного здійснення своєї діяльності, дотримання вимог нормативних правових актів і забезпечення необхідної підзвітності організації повинні створювати і зберігати автентичні, достовірні і придатні для використання документи, а також захищати цілісність цих документів протягом необхідного часу.

Документ є автентичним, якщо можна довести, що він є тим, чим претендує бути, про що свідчить достовірність значень його реквізитів, зокрема, що він був створений або відправлений особою, дійсно створив або відправив його; а також був створений або відправлений в той час, який позначено. Термін «автентичний документ» рівнозначний терміну «справжній документ».

Вірогідним (надійним) є документ, зміст якого можна вважати повним і точним поданням відображаються рішень, діяльності або фактів і який, як наслідок, безумовно може бути використаний в подальших рішеннях або діяльності.

Цілісність документа визначається його повнотою і незмінністю.

Придатним для використання є документ, для якого можна визначити його місцезнаходження (локалізувати), отримати до нього доступ, відтворити і інтерпретувати. При відтворенні він повинен безпосередньо зв'язуватися з діяльністю або рішенням, в результаті яких він був створений.

Документ має зміст, контекст і структуру.

Зміст (контент) - его фактична інформація документа, що фіксує факти, рішення, діяльність.

Структура - це зовнішній вигляд і розташування елементів змісту (наприклад, вид носія, формат зберігання, організація даних, розташування реквізитів, що використовуються шрифти, примітки, таблиці і т.д.), а також наявність в документі зв'язків з іншими документами (гіперпосилань).

Контекст (зовнішнє середовище) - це що міститься в документі або супроводжує його інформація, що описує зв'язку документа з діяльністю організації і з іншими документами. Е го дані про самому документі (наприклад, заголовок, автор, дата створення), про творця і метою створення документа (наприклад, про управлінську функції або діяльності, установі-творця), про використання документа (ким, коли, чому).

Опис згаданих компонентів документа здійснюється у вигляді так званих метаданих, які також включають в себе і дані, пов'язані з управлінням документами.

Таким чином, до метаданих відносяться не тільки реквізити (елементи оформлення) документа. Метадані включають також дані, які супроводжують документ (наприклад, що містяться в регістраціонноконтрольних журналах, облікових картотеках).

Розрізняються метадані про самому документі, про принципи і правила управлінської діяльності, про осіб, що беруть участь в процесі управління та документаційного забезпечення управління, про управлінську діяльність і її процесах, про процеси документаційного забезпечення управління.

  • [1] ГОСТ Р ІСО 15489.1-2007 «СИБИД. Управління документами. Загальні вимоги".
  • [2] Федеральний закон «Про архівну справу в Російській Федерації» від 22.10.2004№ 125-ФЗ, Федеральний закон «Про обов'язковий примірник документів» від 29.12.1994№ 77-ФЗ, Федеральний закон від 27.07.2006 № 149-ФЗ « про інформацію, інформаційнихтехнологій і про захист інформації ».
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук