Навігація
Головна
 
Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

РЕЄСТРАЦІЯ ТА КОНТРОЛЬ ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Реєстрація документів

Для забезпечення ефективного використання інформації при прийнятті різного роду рішень, надання в розпорядження фахівців всього масиву інформації з певного питання в найкоротший час, в організації повинна бути побудована раціональна пошукова система. Сучасна інформаційно-пошукова система (ІПС) повинна включати інформацію практично про всі документи, якими володіє організація.

Основою побудови пошукових систем є реєстрація документів - фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому дати і реєстраційного індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ у реєстраційній формі або вхідному форматі.

Головне призначення реєстрації - надання документу юридичної сили, підтвердження факту його створення або надходження, оскільки якщо надійшов документ не зареєстрований, організація як б не бере на себе відповідальності за нього, так як не підтверджений факт його надходження.

Відповідно до ГСДОУ реєстрації підлягають всі документи, що вимагають виконання, обліку та подальшого використання в довідкових цілях: розпорядчі, кадрові, планові, звітні, обліково-статистичні, навчальні, фінансові, бухгалтерські та ін. Реєструються як документи, що використовуються всередині або направляються в інші організації, так і надходять з вищестоящих, підвідомчих і сторонніх організацій або приватних осіб. На базі реєстраційних даних будується облік документів, пошук та контроль виконання.

Реєстрація проводиться децентралізовано по групам документів в залежності від назви, автора і змісту документів в місцях їх створення і виконання, наприклад:

  • - накази по основній діяльності реєструються в службі ДОП;
  • - накази по кадрам в відділі кадрів;
  • - бухгалтерська документація в бухгалтерії;
  • - навчальна документація в навчальній частині;
  • - листування може реєструватися за структурними підрозділами і (або) в службі ДОП і т.д.

Разом з тим децентралізація також повинна ґрунтуватися на єдиній системі реєстраційних індексів, єдині правила реєстрації, на загальну доступність реєстраційних даних, природно, з дотриманням всіх положень по конфіденційності інформації.

Рекомендується складати список документів, що не підлягають реєстрації в службі ДОП і відразу передаються до відповідних служб, і документів, що не реєструються взагалі через їх меншовартості. Часто складається і затверджується керівником організації єдиний список:

ЗАТВЕРДЖУЮ Керівник організації _і. О. Прізвище

(Підпис)

Дата

Перелік документів, що не реєструються в службі ДОП.

  • 1. Періодичні видання (газети, журнали, брошури, книги).
  • 2. Рекламні повідомлення, плакати, проспекти.
  • 3. Копії рахунків на оплату.
  • 4. Первинна документація бухгалтерського обліку (авізо).
  • 5. Вітальні листи, телеграми та листівки.
  • 6. Запрошення.
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук