Навігація
Головна
 
Головна arrow Менеджмент arrow ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

ОСОБЛИВОСТІ ЗАХИСТУ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

При роботі з кадровою документацією слід, перш за все, дотримуватися такі специфічні особливості се обробки і зберігання.

Накази (розпорядження) з особового складу повинні складатися, оформлятися і зберігатися в кадровій службі, а не в бухгалтерії або службі ДОП. Цю роботу слід покласти на конкретного співробітника кадрової служби або декількох співробітників, наприклад, у великих організаціях кожен співробітник може займатися наказами по категоріям персоналу - керівникам, фахівцям, робітникам і т.д. Реєстрація цих наказів також повинна бути передана в кадрову службу.

Матеріали, пов'язані з анкетуванням, тестуванням, проведенням співбесід з кандидатами на посаду, доцільно поміщати не в особову справу співробітника, а в спеціальне справа, що має гриф «Строго конфіденційно». Пояснюється це тим, що подібні матеріали розкривають особисті та моральні якості співробітника і можуть при розголошенні містяться в них відомостей стати корисними зловмисникові. Матеріали з результатами тестування працюючих співробітників, матеріали їх атестацій формуються в самостійну справу, також має гриф суворої конфіденційності.

Особлива увага звертається на збереження документів особових справ працівників. Операції з оформлення, формування, ведення, закриття та зберігання особистих справ повинні виконуватися одним працівником кадрової служби, який несе особисту відповідальність за збереження документів в справах і регламентований доступ до справ інших працівників.

У разі має право надавати вилучення з особової справи документа в описі справи проводиться запис із зазначенням підстави для подібної дії і нового місцезнаходження документа. З документа, що підлягає вилученню, знімається копія, яка підшивається на місце вилученого документа. Відмітка в описі і копія завіряються розписом керівника і працівника кадрової служби. Заміна документів в особовій справі ким би то не було забороняється. Нові, виправлені документи поміщаються разом з раніше включеними в справу.

Наказом керівника організації повинен бути встановлений порядок ознайомлення або видачі керівному складу організації особистих справ підлеглих працівників. Як правило, ознайомитися з особистими справами можуть такі особи: керівник організації - з усіма особистими справами, його заступники - з особистими справами своїх підшефних ними підрозділів, керівники структурних підрозділів - з особистими справами співробітників підрозділу.

Видача особових справ на робочі місця керівників, як правило, не допускається. Особові справи можуть видаватися на робочі місця тільки першого керівника, його заступника по кадрах і у виняткових випадках але письмовим дозволом конкретного керівника структурного підрозділу. Справи видаються (в тому числі керівнику кадрової служби або при наявності його письмового дозволу - працівникові служби) під позначку в контрольній картці. В кінці робочого дня всі справи повинні бути повернуті відповідальному за їх зберігання співробітнику кадрової служби.

Керівники структурних підрозділів організації з дозволу керівника кадрової служби можуть ознайомитися з особистими справами (або при відсутності особистих справ - картками форми № Т-2) тільки безпосередньо підпорядкованих їм співробітників; до довідково-інформаційного банку даних та іншої документації кадрової служби вони не допускаються. Ознайомлення зі справами повинно здійснюватися в приміщенні служби під наглядом працівника, відповідального за збереження та ведення особистих справ. Факт ознайомлення фіксується у контрольній картці особової справи.

Працівник організації має право знайомитися тільки зі своїми особистою справою, трудовою книжкою, обліковими картками, що відображають його персональні дані. Він має право вимагати внесення змін і доповнень в свої анкетному-біографічні та інші дані, підтверджених документами. Факт ознайомлення працівника з особистою справою також фіксується у контрольній картці.

Трудові книжки завжди зберігаються окремо від особистих справ. Особлива увага звертається на облік в бухгалтерії та кадрової службі чистих банків книжок і бланків листів-вкладишів. Керівник кадрової служби повинен строго контролювати, щоб трудова книжка не оформлялося на прохання працівника на неврахований бланку (як правило, фальсифікований), щоб від громадян не приймалися трудові книжки, оформлені на подібних бланках, або мають записи, зроблені з порушеннями відповідної інструкції. Факт ознайомлення працівника із записами, виробленими в трудовій книжці, підтверджується його підписом в особовій картці № Т-2, в якій ці записи дублюються.

Відповідно до інструкції кадрова служба повинна періодично звітувати перед бухгалтерією організації про витрачання бланків трудових книжок і вкладишів. Зіпсовані бланки трудових книжок і вкладишів списуються за актом і знищуються шляхом спалення. На акт прийнято наклеювати вирізані з знищених бланків номера та серії.

Чи не отримані громадянами при звільненні трудові книжки зберігаються у відділі кадрів окремо від інших книжок протягом двох років, після чого здаються в архів на 50-річне зберігання.

Під особливим контролем повинні знаходитися операції з проставлення в трудових книжках, на довідках та інших документах відбитків печаток і штампів. Доцільно, щоб ці операції проводилися тільки керівником кадрової служби, тому що в противному випадку може виникнути небезпека їх несанкціонованого використання. Одночасно керівник служби контролює правильність оформлення документів.

Не менш пильної уваги вимагає робота з довідково-інформаційними базами даних по персоналу організації (картотеками, журналами та книгами персонального обліку працівників). За збереження і конфіденційність цього банку даних також повинен відповідати спеціально призначений співробітник кадрової служби.

Облікова, звітна та довідкова робота кадрової служби найбільш часто формує канали несанкціонованого отримання і незаконного використання персональних даних. У зв'язку з цим керівником організації має встановлюватися: хто, коли, які відомості і з якою метою може запитувати у відділі кадрів. І, що особливо важливо - визначається порядок подальшого зберігання та знищення відомостей, робота з якими закінчено: де ці відомості будуть знаходитися, хто несе відповідальність за їх збереження і конфіденційність.

Передані з кадрової служби керівникам звітні та довідкові відомості обов'язково документуються у вигляді зведень, списків, довідок і т.п. Усне повідомлення відомостей, як правило, використовуватися не повинно, за винятком випадків, коли запитується одинична інформація, наприклад, дата народження працівника, наявність урядових нагород і т.п.

На документах, що виходять за межі відділу кадрів, може ставитися гриф «Конфіденційно» або «Для службового користування». У відділі кадрів обов'язково залишаються копії всіх планових, аналітичних, звітних, довідкових та інших документів. Доцільно, щоб оригінали цих документів після того як необхідність в них минула поверталися в кадрову службу для включення в справу замість зберігаються там копій.

У структурних підрозділах організації можуть бути наступні документи, що містять персональні дані: табель обліку використання робочого часу із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів працівників (знаходиться у співробітника, провідного табельний облік - табельщика), штатний розклад підрозділу, в якому може додатково зазначатись, хто з співробітників займає ту чи іншу посаду і отримує надбавки, вакантні посади (знаходиться у керівника підрозділу), справа з виписками з наказів по особовому складу (або копії ін казов (розпоряджень)), що стосуються персоналу підрозділу (розташованого у секретаря).

Керівник підрозділу може мати список співробітників із зазначенням основних біографічних даних кожного з них (рік народження, освіта, місце проживання, домашній телефон, ім'я та по батькові чоловіка і ін.). Всі перераховані документи слід зберігати у відповідних справах, включених до номенклатури справ і мають гриф обмеження доступу. Не слід ці документи зберігати в розсипи або записувати зазначені відомості в настільних календарях. Не рідше одного разу на рік працівники кадрової служби зобов'язані перевіряти наявність цих справ в підрозділах, їх комплектність, правильність ведення і знищення.

При веденні комп'ютерної бази кадрової інформації не рекомендується її і систему (пов'язані автоматизовані робочі місця кадрової служби) включати в локальну мережу організації. Усередині кадрової служби локальна мережа (або поодинокі комп'ютери) повинна бути забезпечена необхідними засобами програмно-апаратної і криптографічного захисту інформації, регламентована жорсткою системою розмежування доступу співробітників служби до оброблюваної і зберігається. У локальну мережу кадрової служби може бути включений комп'ютер (автоматизоване робоче місце) керівника організації.

Контрольні питання
  • 1. Що входить до складу комплексу кадрової документації?
  • 2. Який склад уніфікованих форм кадрової документації?
  • 3. Який порядок документування прийому на роботу?
  • 4. Який порядок документування переведення співробітників на іншу роботу?
  • 5. Який порядок документування заохочення працівників і накладання дисциплінарних стягнень?
  • 6. Який порядок документування звільнення працівника?
  • 7. Як формується і зберігається особиста справа співробітника?
  • 8. Який порядок документування обліку і звітності по кадрам?
  • 9. Як здійснюється захист персональних даних в кадровій службі?
 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук