Роль фінансового менеджера в управлінні запасами

Загальна характеристика запасів. Запаси - найважливіша частина робочого капіталу, де мобілізують значна маса грошей, стадія в потоці робочого капіталу, тривалість якої скорочує кількість грошових коштів компанії.

Кожна торгова фірма, кожне промислове підприємство закуповують товари, сировина, матеріали, комплектуючі вироби, напівфабрикати і в кінцевому підсумку продають вироблену продукцію або перепродують товари. Закупівлі та продаж, виробництво та продажу рідко збалансовані в рамках одного облікового періоду. Скільки і яких повинно бути запасів, який їхній оптимальний розмір? Як прискорити оборотність коштів, вкладених у запаси? Ось ті питання, які становлять предмет уваги фінансового менеджера.

Розмір запасів залежить від масштабів діяльності. Чим більше підприємство, тим більше величина запасів. Крім того, необхідно враховувати число постачальників, їх надійність і віддаленість, виробничі потужності, різноманітність клієнтів та їх сталість, кількість замовлень, тривалість операційного циклу і т.д., а також рішення типу "виробляти або купувати", прогноз цін, асортимент, число виробничих ліній, використовувані в процесі виробництва, складські потужності, реальну економію від прискорення обороту запасів, дефіцит робочої сили, допустимий ризик в обслуговуванні клієнтів і надійності поставок, фактор "підстраховки" (величину страхових запасів) і т.д.

Існує і набір так званих виняткових правил. Наприклад, якщо цикл виробництва довгий, а продукт складний і доріг для виробництва, будуть очевидно рости запаси незавершеного виробництва. У цих випадках продукція виконується на замовлення, не залежується на складі, швидко в міру виготовлення відвантажується замовнику.

Політика в області запасів готової продукції - особливий чинник, який впливає на величину запасів. Якщо є масовий попит на стандартну продукцію, підприємство працює не на конкретного споживача, а па склад: па полицях "порошаться" готові товари. Якщо конкуренція жорстка, необхідно підтримувати широкий асортимент товарів. Сезонність виробництва і споживання, місце розташування клієнтів, канали розподілу і їх географія впливають на запаси готової продукції.

На частку інвестицій у запаси припадає від 20 до 40% сукупних активів середньої за розміром промислової компанії. Подібні інвестиції в запаси - обов'язкова умова рівномірної життєдіяльності будь-якої компанії. Запаси готової продукції дозволяють згладити вплив коливань у рівні продажів на виробництво, а виробничі запаси страхують від дефіциту і забезпечують безперебійний ритм виробництва. Відсутність спеціальної системи управління запасами приводить або до їх дефіциту, або до надлишку. І те й інше знижує загальну прибутковість компанії. А якщо врахувати значні витрати запасів, стає очевидно: управління запасами заслуговує особливої турботи з боку фінансових менеджерів.

Управління запасами умовно можна розділити па дві частини. Перша частина - це складання звітності по запасах і обробка інших даних, пов'язаних з поточному контролем їх рівня. Це коло питань, як правило, входить в обов'язки співробітників департаменту бухгалтерії. Фінансові менеджери-бухгалтери беруть участь у виборі, проектуванні та подальшої реалізації систем контролю запасів. Їхні дії поширюються на всю компанію, а контролер - головний бухгалтер відповідає за неадекватність систем контролю запасів. Друга частина - це періодичний моніторинг запасів. Системи контролю запасів мають суворі обмеження, і фахівці, які оперують ними, не завжди обізнані про загальну стратегію керівництва. Цілі та пріоритети щодо робочого капіталу можуть швидко змінюватися, і роль запасів повинна оцінюватися в контексті загальної стратегії компанії.

Етапи управління запасами. Роль фінансового менеджера в управлінні запасами обумовлена змістом цього процесу, який складається з наступних етапів:

  • o класифікація запасів;
  • o визначення їх необхідної величини;
  • o розробка графіка поставок;
  • o розрахунок оптимальних партій нових замовлень;
  • o визначення мінімального і середнього рівня запасів;
  • o ув'язка політики в області продажів, запасів і виробництва;
  • o організація складування запасів;
  • o освоєння логістики виробництва і продажів;
  • o фінансовий аналіз потреб у запасах;
  • o визначення витрат запасів і політики в області цін.

У ході своєї діяльності фінансовий менеджер планує і контролює поточний рівень запасів, застосовуючи традиційні і широко відомі методи управління ними, включаючи метод "ABC" і спеціальні системи контролю, без яких управління запасами менш ефективно. Він узагальнює практику управління запасами, аналізує проблеми управління ними в контексті загальних цілей компанії, під егідою яких вирішуються конфлікти різних сторін - учасників процесу формування та управління запасами.

Інвестиції в запаси. Визначення обсягу інвестицій у запаси є наслідок планування виробництва з урахуванням прогнозу продажів. Запаси на кінець будь-якого періоду визначаються з урахуванням запасів на початок періоду плюс закупівлі і виробництво протягом періоду і мінус продажу. Відхилення від планового рівня запасів є результат яких відхилень обсягу закупівель або виробництва від планових величин, яких відхилень фактичних продажів від прогнозних, або поєднання всіх факторів разом узятих.

Кожна господарська одиниця зазвичай потребує операційному плані, в основі якого замовлення, прогнози продажів і плановані зміни в запасах. В управлінні запасами необхідний моніторинг і зіставлення фактичного рівня виробництва і продажів з планами і прогнозами. Робити це потрібно для того, щоб можна було вносити своєчасні коригування у міру зміни ринкової кон'юнктури.

Класифікація запасів. Фінансовий менеджер в першу чергу зобов'язаний цікавитися загальними питаннями стану сукупних запасів. Але не менш важливо контролювати їх структуру. Сукупні запаси компанії діляться на три компоненти: виробничі запаси (сировина, матеріали, комплектуючі вироби, напівфабрикати), запаси незавершеного виробництва (запаси у сфері виробництва) і запаси готової продукції. Запаси у сфері виробництва об'єднують виробничі запаси й запаси незавершеного виробництва.

Класифікація запасів - вихідний пункт управління запасами. Метод, який використовується для класифікації запасів, називається методом "ABC". Ідея цього методу проста: запаси поділяються на три класи:

  • o клас "А" об'єднує всі види запасів, які вимагають постійної уваги, тобто фактично щоденного контролю з боку фінансового менеджера;
  • o клас "В" включає види запасів, що піддаються контролю не рідше одного разу на місяць (або на квартал);
  • o клас "С" - це все те, що не вимагає до себе уваги частіше ніж раз на рік.

В клас "А" потрапляє лише до 5% всієї номенклатури запасів, клас "В" охоплює найбільше запасів - до 80% і в клас "С" потрапляє не більше 20% запасів. Таким чином, спостерігати і контролювати щодня потрібно лише 5% всіх запасів в компанії.

Хорошого фінансового менеджера хвилює, якими правилами потрібно і можна користуватися при класифікації запасів. Як їх розділити?

Одне з правил говорить: "До класу" А "відносяться види запасів, на частку яких припадає найвищий відсоток продажів. Клас" В "включає запаси, що використовуються найбільше. До класу" С "відносяться запаси, що використовуються в найменшій мірі".

Сьогодні до класу "А" прийнято відносити запаси, загальна вартість яких залишає близько 50% всієї вартості реалізованої продукції, а до класу "С" - види, складові менше 5% цієї вартості, відповідно, все інше належить класу "В".

Актуальність такої класифікації запасів не викликає сумнівів. Згадаймо веселу історію, коли віце-президент з фінансів однієї з великих американських компаній виступив перед національною асоціацією бухгалтерів, обравши несподівану форму. У руці він тримав інвентарний список 'одній з фабрик компанії, що включає продукцію, що користується найбільшим попитом. Її вартість становила 1 млн дол. Другий список він розстелив в проході залу, він містив продукцію, яка не користувалася попитом і теж коштувала 1 млн дол.

Список в руці був завдовжки 60 см, а список на підлозі виструнчився на весь прохід ...

Якщо в компанії не застосовується метод "ABC", її чекає або надмірне писанини, або втрата контролю над запасами.

З іншого боку, за рахунок концентрації уваги менеджерів на кількох сотнях (замість багатьох тисяч найменувань запасів) компанія одразу ж виходить на високий рівень контролю і здатна здійснювати якісний моніторинг запасів.

Класифікація запасів - це основа застосування спрощених, зате зовсім реальних схем управління ними.

Витрати запасів мають складну структуру. У їх складі чотири основних статті:

  • o витрати змісту (складські витрати);
  • o витрати управління;
  • o адміністративні витрати;
  • o витрати фінансування. Під витратами фінансування розуміється альтернативна вартість інвестицій, яка визначається як безризикова ставка відсотка плюс премія за ризик. В цілому витрати запасів коливаються в діапазоні від 15 до 40%.

Запаси як інвестиційний проект. Інвестиції в запаси можна тлумачити як інвестиційний проект. Фінансовому менеджеру необхідно визначити рівень інвестицій, який максимізує чисту наведену цінність. Для прикладу розглянемо запаси готової продукції. Їх наявність дає можливість обслуговувати клієнтів швидко і якісно. Якщо товари можна відвантажити і виставити на оплату в момент отримання замовлення, фінансовий виграш очевидний. Крім того, якісно обслуговуючи клієнтів, компанія може розраховувати на підвищення обсягу продажів і більш високу ціну. Запаси готової продукції служать також буфером між виробництвом і продажами, дозволяючи випускати товари партіями розумного розміру незалежно від обсягу замовлень, що надходять від клієнтів. У підсумку скорочуються витрати виробництва. Наявність запасів готової продукції не викликає сумнівів. Питання лише в тому, щоб формувати і підтримувати оптимальний рівень цих запасів: оптимальний з точки зору фінансування, рівня обслуговування споживачів, витрат на виробництво і витрат змісту самих запасів.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >