ФУНКЦІЇ ДОКУМЕНТА

Будь-який документ поліфункціонален, що дозволяє йому задовольняти різні соціальні потреби і виступати засобом і способом реалізації покладених на апарат управління функцій. У документах, які виступають одночасно засобом і способом реалізації покладених на апарат управління функцій, відображаються всі форми управлінської діяльності.

Головна, єдина для всіх документів функція - зберігання і передача (поширення) інформації в часі і в просторі.

Функції документа поділяються на загальні - властиві будь-якого документа, і специфічні - властиві окремим видам документів. До загальних функцій відносяться:

• • інформаційна , тобто будь-який документ є носієм інформації, його мета - задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань, зберігати цю інформацію в часі і в просторі;
• • соціальна , тобто всякий документ є вираженням тієї чи іншої соціальної потреби;
• • функція фіксації , тобто документ є засобом фіксації інформації про вжиті управлінських рішеннях і результати функціонування системи управління ^[1] ;
• • комунікативна , тобто документ є інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступності, виступаючи засобом прямого і зворотного зв'язку між керуючою і керованою системами, між державними організаціями, посадовими особами. Документ забезпечує документную комунікацію, яка без нього була б неможлива;
• • кумулятивна , тобто за допомогою документа інформація не тільки передається, але і накопичується, збирається, упорядковується з метою її збереження для нинішнього і майбутніх поколінь;
• • культурна , тобто документ - це письмовий історичне джерело, пам'ятник історії і культури, який виступає засобом закріплення і передачі культурних традицій.

Особливості різних сфер управлінської діяльності зумовили наявність також ряду специфічних функцій , якими наділяються лише деякі групи документів.

Одна з основних функцій управління, що реалізуються в діяльності владних структур, - функція організації системи і процесів управління , знаходить вираз у комплексі організаційних документів. Це вічна, положення, правила, що встановлюють статус, межі компетенції, функціональний зміст діяльності органу управління, його структуру, штатну чисельність, посадовий склад та інші аспекти.

Функція планування реалізується в результатах планування діяльності організації, які фіксуються в планових документах.

Рішення адміністративних питань, питань взаємодії, забезпечення, регулювання діяльності органів влади, установ, організацій та їх структурних підрозділів, окремих посадових осіб знаходить відображення в розпорядчих документах. Створенням інформаційно-довідкової та довідково-аналітичної документації завершується процес збору і обробки об'єктивної і достовірної інформації, яка становить важливий елемент і умова прийняття обґрунтованих, своєчасних і реальних управлінських рішень.

Правовий функцією наділені законодавчі і правові нормативні документи, що фіксують правові норми і правовідносини в суспільстві, або документи, які тимчасово виконують цю функцію (наприклад, будь-який документ, який виступає в якості судового докази).

Результати діяльності будь-якої організації фіксуються в звітній документації, яка виконує роль зворотного зв'язку і забезпечує необхідний і своєчасний контроль за виконанням прийнятих рішень, що дозволяє зіставляти реальні результати із запланованими і на підставі цього коригувати діяльність організації.

Науково-історичну функцію виконують документи, які реалізували свої основні функції і що надійшли в архів. У загальному масиві документації такі документи становлять близько 12-14%.

Знання функцій документа дозволяє:

• • визначити справжню цінність документа, соціальну значимість його змісту;
• • провести наукову класифікацію і типологізацію документа;
• • оптимізувати процес його створення, поширення, зберігання та використання в бібліотеках, архівах, книгарнях і т.і .;
• • сформувати понятійний апарат діловодства.

• [1] Бобильова М. П. Управлінський документообіг: від паперового до електронного. М., 2010 року.