Логістична координація в закупівлях

Логістична координація в закупівлях означає такий вплив на функціональні підсистеми логістики постачання, яке змушує їх діяти узгоджено. Вона, з одного боку, спрямована на забезпечення належної координації дій логістики постачання з глобальними корпоративними цілями, а з іншого - на забезпечення гармонійного функціонування функціонального циклу логістики постачання в операційній системі логістики підприємства.

Імперативами логістичної координації в закупівлях є цільові установки, що визначаються корпоративною стратегією в контексті досягнення підприємством конкурентних переваг (табл. 5.4 та 5.5).

Стратегічна роль закупівель (стратегії поставок) залежить:

  • o від стратегічної важливості закупівельної діяльності (вимірюваної в параметрах вартості, доданої обробкою матеріальних ресурсів);
  • o від складності ринку поставок, темпів змін у технології і (або) появи матеріалів-замінників; від наявності бар'єрів для виходу на ринок нових учасників, від величини логістичних витрат і наявності монополістичних або олігополістичних умов ведення бізнесу.

Таблиця 5.4. Стратегія постачання на корпоративному і функціональному рівнях

Рівень корпоративний / бізнесу в цілому

Рівень функціональний / операційний

Формулюється на більш високих рівнях ієрархічної структури

Приймається на більш низьких рівнях ієрархічної структури

Акцепт на ефективність закупівельної діяльності

Ставка па продуктивність закупівельної діяльності

Ґрунтується на широкому скануванні середовища. Частина цієї інформації передається за функціонального рівня вгору

Грунтується на інформації, отриманої від більш обмеженого сканування середовища. Деяка інформація, отримана від постачальників, може передаватися наверх

Корпоративна стратегія повинна передаватися зверху вниз

Інтегрування з корпоративними стратегіями (у тій мірі, наскільки ці стратегії доводяться вниз і там правильно розуміються)

Зосередження на питаннях, що впливають на майбутні довгострокові вимоги і питання постачання

Зосередження на питаннях, що впливають на поточні тактичні вимоги і питання постачання

Таблиця 5.5. Закупівельні і корпоративні цілі

Цілі бізнесу

Цілі по закупівлях і поставкам

Заява про позицію фірми, призначене для се ринків, у тому числі про величину ринкової частки

Завдання забезпечення певної кількості і якості поставок по ринкових часток і цілям ринкового позиціонування

Ключова мета, наприклад вихід зі спеціалізованого ринку і прихід

на масовий ринок

Ключове завдання створення нових, більш великих постачальників і систем матеріальних потоків, більшою мірою дозволяють доставляти більші обсяги при загальній більш вузькій номенклатурі, одночасно підтримуючи сукупний обсяг запасів на низькому рівні

Ключова мета - створити нові види бізнесу, генеруючі позитивний потік готівкових коштів, а також забезпечують обґрунтовану прибуток

Удосконалення потоку готівкових коштів через зниження середніх запасів, а також договори з постачальниками про зниження розмірів доставляються партій і (або) більш тривалих за часом умовах платежів

План розробки деяких конкретних нових товарів або послуг

План з формування взаємин з постачальниками

Загальний план виробництва / використання потужностей, що включає загальну політику щодо прийняття рішень типу "робити самому або купувати"

План по розробці систем, інтегруючих планування потужностей і планування закупівель з політикою прийняття рішень типу "робити самому або купувати"

План впровадження програми скорочення витрат

План впровадження стандартизації поставок і програми скорочення числа постачальників

Фінансовий план, сформульований в широких термінах, про те, як пропоновані капітальні видатки будуть фінансуватися в прив'язці до часовій шкалі, і порядок, в якому мають досягатися цілі

Формулюється в широких термінах фінансовий план про внесок у прибуток, очікуваний від закупівель і поставок, з вказівкою тимчасових термінів, коли він повинен бути виконаний, і пріоритетів поставлених цілей

Функціональний цикл логістики постачання задає структурну основу організації закупівель та характеризується наступною схемою: визначення потреби в матеріальних ресурсах розрахунок потреби в матеріальних ресурсах -> вибір джерел поставок (постачальників) - "розміщення замовлення (організація закупівель) -> доставка замовлення -" прийом товару -> формування запасу -> контроль запасів.

Можливість скорочення тривалості функціонального циклу логістики постачання пов'язана з розробкою специфікації процесу закупівель, яка передбачає наступні дії:

  • 1 - опис чинного процесу розміщення замовлень;
  • 2 - складання блок-схеми процесу, яка описує діючий процес розміщення замовлень;
  • 3 - опис кожного приватного логістичного процесу (наприклад, розміщення замовлення, внесення змін до замовлення, транспортування тощо) в чинному процесі закупівель, причому для кожного з них необхідно вказати наступну інформацію:
    • o опис логістичного процесу;
    • o частоту виконання даного логістичного процесу;
    • o особу (групу), що відповідає за виконання даного логістичного процесу;
    • o інформацію, необхідну для виконання даного логістичного процесу (зокрема, джерело інформації, як і коли надається ця інформація);
    • o середню тривалість циклу даного логістичного процесу;
    • o мінімальну тривалість циклу даного логістичного процесу;
    • o максимальну тривалість циклу даного логістичного процесу;
    • o причини нестабільності тривалості циклу даного логістичного процесу;
    • o показники ефективності, специфічні для даного логістичного процесу, і існуючі рівні його ефективності;
  • 4 - складання переліку показників, використовуваних для оцінки ефективності процесу закупівель;
  • 5 - визначення впливу на постачальника ефективності існуючого процесу закупівель;
  • 6 - опис умов поставок товарів та послуг;
  • 7 - обгрунтування рівня запасів;
  • 8 - обґрунтування доцільності виконання приватних логістичних процесів на принципах інсорсінга;
  • 9 - формування пропозицій щодо скорочення тривалості логістичного циклу постачання;
  • 10 - розробку рекомендацій щодо підвищення ефективності логістичного циклу постачання.

При управлінні функціональним циклом логістики постачання слід враховувати ймовірності випадкових величин часу виконання його окремих етапів. Їх розподіл часто підпорядковується нормальному закону розподілу (зокрема, можливі й інші випадки, наприклад підпорядкування закону логарифмічного розподілу) (рис. 5.8). Звернення до теоремі ело-

Графік щільності ймовірності випадкових величин часу виконання функціонального циклу постачання х

Рис. 5.8. Графік щільності ймовірності випадкових величин часу виконання функціонального циклу постачання х

жения ймовірностей дозволяє визначити розмах тимчасового інтервалу виконання всього такого циклу шляхом складання мінімальних і максимальних граничних значень інтервалів часу виконання всіх його етапів.

Необхідна умова логістичної координації в закупівлях - забезпечення узгодженості функціонування функціонального циклу постачання з аналогічними циклами у сфері виробництва і розподілу. Оцінка неузгодженості цих циклів здійснюється па базі наступних структурних індикаторів: ступінь організаційної єдності потокових процесів; ступінь технологічної єдності потокових процесів; ступінь економічної єдності потокових процесів (ступінь диверсифікації підприємства); ступінь інформаційної єдності потокових процесів.

Глобальною причиною розбіжності функціональних циклів логістики на підприємстві є міжфункціональні логістичні конфлікти, предметом яких служать:

  • o розмір закуповується партії: а) конфлікт між відділом закупівлі і складом; б) конфлікт між відділом закупівлі та відділом продажів (щодо продукції з обмеженим терміном зберігання);
  • o періодичність здійснення закупівель: конфлікт між відділом закупівлі і складом;
  • o тара: а) конфлікт між відділом закупівлі і складом; б) конфлікт між відділом закупівлі та транспортним відділом;
  • o асортимент вантажної одиниці: конфлікт між відділом закупівлі та складом і т.п.

Конфігурація функціонального циклу логістики постачання визначається системою корпоративних закупівель, предметний зміст яких полягає у вирішенні дилеми "централізація закупівель чи децентралізація закупівель" (табл. 5.6, рис. 5.9).

Таблиця 5.6. Централізація і децентралізація функції закупівель

Організаційна структура

Функція

Характер і обсяг операцій

Централізована

Всі або майже всі закупівлі здійснюються для всієї компанії в центральному офісі

Централізована / децентралізована

Деякі види закупівель здійснюються в корпоративному центральному офісі, а також в основних оперативних підрозділах

Децентралізована

Закупівлі здійснюються в підрозділах

Переваги централізованих закупівель полягають в наступному:

  • o консолідація закуповуваних матеріальних ресурсів забезпечує знижки за великі партії;
  • o у постачальників, взаємодіючих з центральним відділом закупівель, з'являється стимул конкурувати за всі або більшу частину замовлень;
  • o знижуються витрати по розміщенню замовлень;
  • o спрощується процес стандартизації видів закупівель;
  • o відсутня адміністративне дублювання;
  • o підвищується ступінь контролю за виконанням постачальниками договірних зобов'язань;
  • o підвищується спеціалізація співробітників відділу закупівель тощо

Фактори впливу рівня централізації

Рис. 5.9. Фактори впливу рівня централізації

Існує три варіанти централізованих закупівель (рис. 5.10-5.12):

  • o закупівлі з єдиного місця (повністю централізоване постачання);
  • o координоване постачання, здійснюване окремими структурами;
  • o постачання на основі рекомендацій центру.

Централізоване постачання

Рис. 5.10. Централізоване постачання

Координоване постачання, здійснюване окремими структурами

Рис. 5.11. Координоване постачання, здійснюване окремими структурами

Постачання на основі рекомендацій центру

Рис. 5.12. Постачання на основі рекомендацій центру

Ступінь централізації закупівель безпосередньо залежить від однотипності придбаних матеріальних ресурсів і послуг. Недоліком таких закупівель є складність оперативного управління поставками.

Потреба в децентралізованих закупівлях диктується близькістю розташування до постачальників і можливістю підтримки з ними хороших відносин та їх контролінгу. Головною їх перевагою служить можливість швидко реагувати па зміни потреб в закупівлях. Серед інших причин, які працюють на децентралізацію, виділяються:

  • o необхідність того, щоб рішення по закупівлях здійснювалися якомога ближче до того місця, де будуть вирішуватися проблеми;
  • o загальна тенденція але створенню незалежних центрів прибутку, що мають децентралізовані повноваження (ідея виражається в тому, що якщо на закупівельні витрати припадає більше половини загальних витрат, то кожен центр прибутку повинен отримати право самостійно приймати рішення щодо закупівель і постачальників);
  • o децентралізація, яка зазвичай сприяє більш тісним взаєминам з постачальниками;
  • o можливість здійснення бенчмаркінгу, тобто зіставлення своїх показників з показниками інших підприємств, де ведеться схожа діяльність;
  • o підтримка місцевих постачальників, що призводить до зниження витрат па транспортування.

Недоліками децентралізованих закупівель є:

  • o ускладнення координації взаємопов'язаних функціональних областей логістики;
  • o поділ організації на підрозділи, що сприяє посиленню корпоративних міжфункціональних конфліктів;
  • o складність підвищення кваліфікації співробітників відділів закупівель та підготовки менеджерів з корпоративного постачання;
  • o створення передумов для використання корпоративними підрозділами неформальних процедур в закупівлях і т.п.

До прийомів логістичної координації в закупівлях відносять поставки з єдиного джерела; контроль над закупівельною діяльністю; класифікацію закупівель.

Поставки з єдиного джерела дозволяють:

  • o використовувати закупівельні процедури в уніфікованому форматі;
  • o виключити конкуренцію при закупівлях між підрозділами;
  • o використовувати єдині специфікації в рамках одного підприємства;
  • o спростити визначення умов поставок;
  • o знизити трансакційні витрати взаємодії з постачальниками і т.п.

Перевагами закупівлі за специфікацією є:

  • o свідчення того, що потреба і спосіб її задоволення були ретельно досліджені і вивчені;
  • o встановлення стандарту для оцінки і контролю поставляються матеріальних ресурсів, що запобігає тимчасові витрати і витрати, які спричинила б неадекватна закупівля;
  • o можливість закупівлі однакового товару з різних джерел поставок;
  • o наявність потенціалу для справедливої конкуренції між потенційними постачальниками;
  • o повна відповідальність постачальника за виконання замовлення, якщо елементи цієї відповідальності визначені покупцем.

Недоліки закупівлі за специфікацією:

  • o наявність матеріальних ресурсів, для яких практично неможливо скласти адекватні специфікації;
  • o зростання прямих витрат із застосуванням специфікації, хоча в довгостроковій перспективі може досягатися економія;
  • o специфікація бажаного товару може не перевершувати характеристик стандартної наявної готової продукції;
  • o зростання прямих витрат при закупівлях за специфікацією в порівнянні з закупівлями по торговій марці зважаючи на необхідність контролю того, що товар відповідає специфікації;
  • o недбалість при складанні специфікації, яка може викликати у представників відділу закупівель помилкове відчуття безпеки;
  • o надмірно докладно складені специфікації, що іноді приводять до небажання можливих постачальників надавати котирування у відповідь на запити;
  • o наявність відповідальності за адаптацію матеріальних ресурсів до області їх застосування, яка цілком лежатиме на покупцеві, якщо специфікації не описують їх функцію і область застосування;
  • o встановлення покупцем мінімальних значень специфікацій, які, як правило, будуть максимальними критеріями для постачальника при забезпеченні сировиною.

Контроль над закупівельною діяльністю дозволяє спростити бюджетний контроль, здійснити нормування запасів.

Класифікація закупівель створює передумови для більш детального контролю запасів і оптимізації в закупівлях і включає наступні класифікаційні ознаки.

  • 1. 'Гни потреби. Наприклад, потреба в енергоресурсах, сировина, компонентах та комплектуючих, предметах для ремонту і утримання, виробах для перепродажу, упаковці, послуги або інструментах і основних товарах.
  • 2. Частота закупівлі. Деякі вироби, частіше з основних засобів, купуються одноразово, тоді як інші можуть закуповуватися повторно.
  • 3. Закупівлі для поповнення запасів.
  • 4. Фізична або хімічна природа матеріального ресурсу.
  • 5. Форма транспортування. Матеріальні ресурси, що перевозяться на коротку відстань транспортом покупця, можна закуповувати набагато меншими партіями, ніж перевозяться на далекі відстані комерційними перевізниками або судами.
  • 6. Товари внутрішнього користування або призначені для виробничого споживання.
  • 7. Вартість в грошовому вираженні.

З метою конкретизації класифікації закупівель необхідно враховувати характер використання виробничо-технічної продукції:

I клас - продукція, що витрачається при використанні;

II клас - продукція, що витрачає свій ресурс. У складі I класу розрізняються три групи:

  • o перший - сировина і природне паливо (корисні копалини, рідке, тверде й газоподібне паливо, природні будівельні матеріали, дорогоцінні мінерали тощо);
  • o друга - матеріали і продукти (штучне паливо, змащувальні масла і мастила, хімічні продукти, лісоматеріали, електро- і радіотехнічні матеріали, кіно- і фотоматеріали тощо);
  • o третя - витратні вироби (рідке паливо в бочках, балони з газами, дріт та кабелі в котушках і бобінах і т.п.).

При використанні продукції I класу має місце, як правило, незворотний процес переробки (сировини, матеріалів, напівфабрикатів), спалювання (палива), а в окремих випадках оборотний процес (наприклад, при рекуперації і регенерації розчинників).

У складі II класу розрізняються дві групи:

  • o четверта - неремонтіруемих вироби (електровакуумні й напівпровідникові прилади, резистори, конденсатори і т.п.);
  • o п'ята - ремонтовані вироби (технологічне обладнання, автоматичні .піші і автоматизовані комплекси, сільськогосподарські машини, транспортні машини, вимірювальні прилади, засоби автоматизації, радіоелектронні та електронні прилади, кіно- і фотоапаратура і т.п.).

При використанні продукції II класу має місце і фізичний, і моральний знос.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >