Автоматизація закупівель

Функціональна модель автоматизації процесу закупівель включає програмні продукти у вигляді пропонованих підприємствам корпоративних інформаційних технологій, потребують адаптації до специфічних умов їх застосування. Як відомо, основними ланками логістичних ланцюгів постачання є закупівля сировини, матеріалів, напівфабрикатів та інших ресурсів; їх доставка до місця виробництва продукції; переміщення та зберігання предметів праці в рамках виробничих технологій; розподіл і транспортування виготовленої продукції до місця її реалізації, сервіс після реалізації. Не применшуючи значення кожного з цих ланок для успіху бізнесу, відзначимо особливу важливість процесу управління закупівлями, який багато в чому визначає ефективність всієї логістичного ланцюжка. Закупівлю представимо у вигляді структурної схеми (рис. 5.25). При побудові моделі важливе значення має ідентифікація всього процесу управління закупівлями для оптимізації системи постачання.

Процес управління закупівлями складається з чотирьох функціональних блоків (табл. 5.17). У свою чергу, кожен з чотирьох представлених блоків також може бути перебудований. Декомпозиція їх елементів повинна проводитися до тих пір, поки не буде досягнутий необхідний рівень деталізації. При вирішенні практичних завдань кілька рівнів декомпозиції забезпечують досить докладний опис розглянутого процесу, придатне для аналізу, моделювання та оптимізації.

Структурна схема системи закупівель

Рис. 5.25. Структурна схема системи закупівель

Таблиця 5.17. Декомпозиція системи закупівель

Найменування підсистеми

Функціональний зміст

1

Визначення потреб

Визначення потреби підприємства в матеріально-технічних ресурсах. Планування отримання сировини або матеріалів зі складу, переміщення їх надлишків з іншого підрозділу або закупівля відсутніх ресурсів. Оптимізація потреб підприємства - резерв зростання його прибутку

2

Формування замовлень (укладання контрактів) на закупівлю

Портфель замовлень формується відділом логістики виходячи з обґрунтованих потреб підрозділів підприємства. Визначають допустимі умови поставок (ціпи, терміни, розміри партій), а потім ведуть пошук можливих постачальників. Їх вибирають по базах даних, каталогам, прайс-листами, шляхом проведення конкурсних торгів, розрахунків гаданих транспортних і складських витрат. Після цього здійснюються розміщення замовлень і укладення контрактів на поставку товарів за встановленими цінами, в задані терміни, у визначених обсягах

3

Контроль ходу

виконання

замовлень

Після укладення контракту з постачальником відділ логістики контролює хід його виконання. Процес контролю - стандартна процедура, що встановлює здатність постачальника виконувати умови контракту. При виникненні проблем з поставками може знадобитися коригування замовлення: зміна обсягів; уточнення специфікації та ін.

4

Отримання та перевірка товару

Одержувані від постачальників товари проходять Процедуру вхідного контролю. Якщо вони відповідають специфікації поставки і задовольняють сертифікатам якості, то їх передають на склад або безпосередньо підрозділам підприємства. Процес отримання та перевірки товарів, що поставляються є обов'язковим у системі управління закупівлями

Замовлення па закупівлю до прийняття його постачальником до виконання ще не є контрактом. Необхідний елемент гарантії - це форма-підтвердження, спрямована постачальником у відділ логістики (закупівель) підприємства. Після того як замовлення на закупівлю прийнятий постачальником до виконання, замовник зобов'язаний проконтролювати хід його виконання. Виходами цієї процедури є документальне оформлення поставки або встановлення факту порушення її умов.

Представлена формалізація процесу закупівель носить досить узагальнений характер і в ряді конкретних практичних випадків потребує декомпозиції і уточнення. Відбиті процедури та операції процесу управління закупівлями можуть бути використані при моделюванні бізнес-процесів і проектуванні інформаційних систем в компаніях будь-якого типу (виробничих, невиробничих, державних). До безумовних переваг даної моделі варто віднести запропоновану ступінь деталізації одного з ключових логістичних процесів - процесу управління закупівлями, що дозволила довести його операції та процедури до конкретних видів документів і виконавців.

Закупівельна діяльність в рамках електронної торгівлі - це висновок торгових (комерційних) угод за допомогою "електронного обміну даними (ЕДІ)", що означає електронну передачу з одного комп'ютера на інший інформації з використанням узгодженого стандарту структуризації інформації.

Корпоративна інформаційна система за російським законодавством - це інформаційна система, учасниками якої може бути обмежене коло осіб, визначений її власником або угодою учасників цієї інформаційної системи. Учасники корпоративної системи електронної торгівлі укладають особливу угоду "Про електронний обмін даними (документообіг)", "Про використання електронних документів" і т.п.

Правила електронного документообігу набувають чинності відносно учасника в результаті укладення останнім договору про приєднання до Правил інформаційної системи.

Договірна документація, що регламентує здійснення угод в корпоративних системах електронної торгівлі, зазвичай включає наступний пакет документів:

  • o Правила електронного документообігу корпоративної інформаційної системи;
  • o договір про приєднання до Правил електронного документообігу корпоративної інформаційної системи;
  • o додатки до Правил електронного документообігу, які є невід'ємною частиною правил, у тому числі додатки, що регламентують порядок використання електронного цифрового підпису в електронному документообігу; порядок вирішення конфліктних ситуацій і суперечок при здійсненні електронного документообігу та ін .;
  • o технологічні Правила інформаційної системи (або керівництво по використанню). Зміст документа - опис технології роботи системи;
  • o інші договори, укладені між учасниками, які регламентують умови та порядок вчинення правочинів в електронній торгівлі, у тому числі встановлення та використання необхідних апаратних засобів, клієнтського програмного та інформаційного забезпечення. Здійснення технологічного приєднання учасника до інформаційної системи - основне технологічне умова здійснення угод в електронній торгівлі.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >