Формування системи контрольованих параметрів

На цій стадії контролю здійснюється вибір складу контрольованих параметрів (стандартів) і визначаються їх фактично досягнуті значення. Ця стадія контролю демонструє, наскільки тісно взаємопов'язані функції планування і контролю в рамках управлінської діяльності на підприємстві. Вибір контрольованих параметрів безпосередньо випливає з цілей планування.

Проведення контрольної оцінки

Тут ведеться зіставлення фактично досягнутих результатів діяльності підприємства в різних сферах з встановленими контрольними стандартами. На даному етапі процесу контролю головним є питання, наскільки фактично досягнуті результати діяльності підприємства відповідають запланованим. Крім того, доцільно проводити оцінку масштабу відхилення від контрольних стандартів. Такого роду оцінка може і повинна служити основою для вироблення програми заходів щодо коригування плану розвитку підприємства. Діяльність, здійснювана на даній стадії, повинна полягати у визначенні та оцінці масштабу відхилень від контрольних стандартів. Ключову роль у забезпеченні ефективності контролю грають передача і поширення інформації. Для того щоб система контролю діяла ефективно, необхідно обов'язково довести до відома відповідних працівників підприємства як контрольні стандарти, так і досягнуті результати. Такого роду інформація повинна бути точною і доводитися до працівників підприємства у доступній та зрозумілій формі, що дозволить, у свою чергу, приймати обґрунтовані управлінські рішення. Іншими словами, необхідно забезпечити ефективний зв'язок між тими, хто встановлює контрольні стандарти, і тими, хто повинен їх виконувати. Заключним етапом цієї стадії процесу контролю може бути оцінка інформації про отримані результати. У багатьох випадках мірою такої оцінки може служити масштаб допустимих відхилень, встановлений раніше. Разом з тим в окремих випадках управлінські працівники можуть і повинні давати особисті оцінки й інтерпретувати значимість отриманої інформації. При цьому вони повинні брати до уваги ризик та інші фактори, які обумовлюють вибір того чи іншого управлінського рішення.

Прийняття рішень за результатами контролю

Ця стадія процесу контролю пов'язана з вибором певної лінії поведінки управлінського працівника: нічого не робити, усунути виниклі відхилення або переглянути контрольні стандарти. У тому випадку, коли має місце відхилення фактично досягнутих результатів від запланованих, необхідно здійснювати коригування вже прийнятих управлінських рішень. Сенс такого коригування полягає в тому, щоб виявити причини виниклих відхилень і домогтися повернення підприємства до запланованої стратегії розвитку. Здійснення коригування можна досягнути шляхом поліпшення значень будь-яких внутрішніх факторів розвитку підприємства, удосконалення функцій управління або технологічних процесів.

Прийнято виділяти дві основні форми контролю: стратегічний та оперативний (поточний) контролінг на підприємстві.

Стратегічний контролінг призначений для забезпечення координації функцій стратегічного планування, контролю та системи інформаційного забезпечення процесу стратегічного планування та управління. Його головним завданням є підтримання життєздатності фірми в процесі реалізації стратегічного плану. Це передбачає перевірку адекватності формулювання стратегії і методів її реалізації.

У процесі формування концептуальних основ стратегічного контролю необхідно провести:

  • o обгрунтування і вибір контрольованих параметрів, використовуваних в процесі оцінки обраної стратегії розвитку підприємства;
  • o обгрунтування системи стандартів (нормативів), застосовуваних в якості бази для порівняння;
  • o визначення фактичних значень контрольованих параметрів;
  • o виявлення відхилень і аналіз причин, що зумовили виникнення відхилень від обраної стратегії розвитку підприємства;
  • o розробку системи заходів щодо управління відхиленнями від обраної стратегії розвитку підприємства.

У загальному випадку процес стратегічного контролю включає три основні стадії.

  • 1. Формування системи контрольованих стратегічних параметрів. Ця стадія полягає у виборі складу контрольованих стратегічних параметрів і встановленні їх досягнутих на поточний момент значень.
  • 2. Проведення контрольної оцінки. Її зміст полягає в зіставленні фактичних значень контрольованих стратегічних параметрів з їх планованим рівнем, в оцінці ступеня відхилення фактичних значень від планованих, в детермінування причин, що викликали виявлені відхилення.
  • 3. Ухвалення управлінських рішень за результатами стратегічного контролю. Тут здійснюються обгрунтування і розробка системи заходів, спрямованих на усунення відхилень від встановленого стратегічного курсу розвитку.

Оперативний контролінг забезпечує координацію процесів оперативного планування, контролю та обліку в рамках фірми (підприємства), орієнтується переважно на короткостроковий результат; його інструментарій істотно відрізняється від підходів і методів стратегічного контролінгу. Головним завданням оперативного контролінгу є забезпечення методичної, інформаційної та інструментальної підтримки менеджерів підприємства для досягнення запланованого рівня прибутку, рентабельності і ліквідності в короткостроковому періоді.

Основна відмінність між стратегічним і оперативним контроллингом полягає в тому, що перший орієнтується на тенденції майбутнього періоду, а другий - на поточний період. Сучасний оперативний контролінг не може ґрунтуватися тільки на даних бухгалтерського обліку, оскільки цей облік орієнтується головним чином на зовнішнього користувача і ведеться але розпорядженням державних органів. Більш того, інструментарій бухгалтерського обліку не використовує більшість категорій і понять економіки фірми і найважливіших видів функціонального менеджменту (маркетингу, логістики та ін.), Без яких практично не представляється можливою обгрунтована оцінка витрат і результатів його діяльності. У зв'язку з цим для реалізації функцій оперативного контролінгу на підприємстві необхідний принципово інший вид обліку - управлінський. Це особливо актуально для вітчизняних підприємств, оскільки в даний час в нашій країні склалася така ситуація, при якій бухгалтерський облік майже повністю зводиться до податкового, а його основне завдання полягає в контролі за розрахунками підприємства з державою, а також (за допомогою аудиторських компаній) до мінімізації обсягів сплачуваних податків. Цілком природно, що для прийняття управлінських рішень таких даних явно недостатньо.

Становлення і подальший розвиток контролінгу на підприємстві в значній мірі будуть визначатися рішенням завдань його організаційного оформлення та інформаційного забезпечення.

Від організації логістичного контролінгу поставок в чому залежить ефективність функціонування логістичних систем. Такий контролінг базується на наступних ключових (комплексних) показниках: ступеня задоволення споживачів; якості логістичного сервісу, віддачі від інвестицій в логістичну інфраструктуру; повних і операційних логістичних витрат; тривалості функціональних циклів логістики; продуктивності логістичної системи. Ці показники містять основні вимоги до детальніших шкалами параметрів, що враховуються в системі логістичного контролінгу (табл. 9.5).

Таблиця 9.5. Характеристика виконання логістичних рішень

Вимірювач

Склад показників

Якість логістичного сервісу для споживачів

Виконання замовлення точно до зазначеного терміну. Повнота задоволення замовлення. Точність дотримання параметрів замовлення. Інформаційна та комунікаційна надійність, точність і своєчасність. Число повернень товарів, відсутності запасів, підвищення тарифів. Наявність скарг споживачів. Доступність запасів

Віддача від інвестицій в логістичну інфраструктуру

Швидкість і число оборотів запасів. Середній рівень запасів. Повернення на інвестиції:

  • o в основні фонди;
  • o в транспортний парк;
  • o в складську інфраструктуру;
  • o в технологічне обладнання;
  • o в інформаційну систему

Загальні та операційні логістичні витрати

Загальні логістичні витрати. Витрати:

  • o на логістичну підтримку виробництва;
  • o на внутрішню і зовнішню транспортування;
  • o на вантажопереробку і складування;
  • o пов'язані з процедурами замовлень;
  • o на управління запасами.

Збиток від низької якості логістичного сервісу (втрати продажів, повернення товарів тощо)

Тривалість логістичних циклів

Час виконання замовлення.

Тривалість складових циклу замовлення. Час поповнення запасів.

Тривалість обробки замовлень споживачів.

Час доставки замовлення споживачеві. Тривалість:

  • o підготовки та комплектації замовлення;
  • o виробничо-технологічного циклу "Тривалість циклу підготовки звітів";
  • o циклу закупівлі продукції

Відношення:

  • o типу "вхід-вихід" для динаміки випуску продукції та документообігу;
  • o операційних логістичних витрат на одиницю інвестованого капіталу;
  • o загальних логістичних витрат на одиницю виробленої продукції.

Витрати на дистрибуцію на одиницю об'єму продажів

Істотне значення в організації логістичного контролінгу займає формування системи обліку логістичних витрат, яка повинна надавати вичерпну інформацію. Однак цей показник часто насилу піддається кількісному вираженню, тому більш реалістичним на практиці виявляється застосування системи збалансованих показників.

Така система дозволяє розглядати функціонування логістичних систем в розрізі чотирьох критеріїв: фінансового, трансакційного (взаємини зі споживачами), організаційно-управлінського (внутрішні бізнес-процеси), а також кадрового (навчання та розвитку персоналу).

Призначення системи полягає в тому, щоб окреслити коло стратегічних цілей і представити їх у вигляді збалансованого набору оціночних показників.

Особливе значення для системи збалансованих показників має організація моніторингу документообігу, в якій простежуються наступні етапи визначення:

  • o порядку отримання даних про товари від внутрішніх і зовнішніх учасників державної системи розподілу;
  • o даних, необхідних для формування довідників в базі даних;
  • o переліку документів, що використовуються для ведення обліку товарів;
  • o видів звітів, що формуються в базі даних;
  • o показників ефективності роботи логістичної системи і її окремих підрозділів.

Потоки документів, використовувані в логістиці, різноманітні за формою, змістом, призначенням, періодичності заповнення, шляху руху, методам та строками храпения та іншими ознаками. У кожній логістичній системі вони підбираються відповідно до встановлених в ній правилами обліку, планування і контролю приймання витрат матеріальних ресурсів і їх запасів па з к. Одах.

Документальне забезпечення логістичного процесу - важливе завдання логістики. Документ - письмовий акт встановленої або загальноприйнятої форми, складений визначеними і компетентними посадовими особами, а також громадянами для викладу відомостей про факти, або посвідчення фактів, що мають юридичне значення, або для підтвердження прав і обов'язків. Документ - це письмове підтвердження факту вчинення логістичної операції.

Розрізняють такі види документів:

  • o первинні (шляховий лист, товарно-транспортна накладна);
  • o вторинні (журнал обліку прибуткових ордерів та ін.).

Обов'язковими реквізитами у первинних документах є найменування документа; Дата складання; найменування організації, від імені якої було складено документ; зміст операції; вимірювачі операції в натуральному і грошовому вираженнях; найменування посад осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність се виконання; особисті підписи зазначених осіб.

Формування і підтримка інформаційної бази для вирішення завдання з виявлення ключових показників у сфері логістики та управління ланцюгами поставок - капіталомісткий і тривалий процес. У табл. 9.6 представлена як приклад система інформаційного забезпечення логістичного контролінгу, отримана шляхом інтеграції показників ефективності ключових показників ефективності логістичного процесу.

Таблиця 9.6. Інтеграція показників ефективності логістичного процесу в систему інформаційного забезпечення

Ключові фактори

Показники ефективності та результативності

Користувачі

1. Якість логістичного сервісу і задоволеність споживачів

1.1. Забезпечення виконання заказу "точно в строк"

Склад, відділ постачання, відділ продажів, планово-економічний відділ

1.2. Повнота задоволення замовлення

Відділ продажу

1. 3. Точність параметрів замовлення

Дані використовуються побічно

1.4. Точність підтримки рівня запасу

1.5. Число повернень замовлень, відсутності запасів, підвищення тарифів

1.6. Помилки у виконанні замовлень

Склад, відділ постачання

1.7. Випадки втрат, крадіжок, псування і т.п.

Бухгалтерія

1.8. Повернення товарів покупцями

Дані використовуються побічно

1.9. Скарги споживачів

Передаються без зміні у відділ продажів

1.10. Оцінка споживачами ступеня задоволення сервісом

2. Інвестиції

2.1. Швидкість і число оборотів запасів

Склад, відділ постачання, відділ збуту, планово-економічний відділ

2.2. Прискорення обороту оборотного капіталу

Розрахункові показники планово-економічного відділу

2.3. Середній рівень запасів на складі

2.4. Повернення на інвестиції в основні фонди

2.5. Інвестиції в складську інфраструктуру

2.6. Інвестиції в технологічне (підйомно-транспортне) обладнання

3. Логістичні витрати

3.1. Витрати на управління

Планово-економічний відділ, склад

3.2. Витрати на транспортування

3.3. Витрати, пов'язані з якістю продукції та сервісу

3.4. Витрати на складську вантажопереробку і зберігання

3.5. Витрати, пов'язані з процедурами замовлень

4. Час логічних циклів

4.1. Час поповнення запасів

Планово-економічний відділ, склад

4.2. Час обробки замовлень споживачів

Склад.

Відділ продажу

4.3. Час доставки замовлення

Розрахункові показники відділу продажів

4.4. Час підготовки і комплектації замовлення

4.5. Тривалість циклу закупівлі товарів

4.6. Тривалість циклу підготовки звітів

5. Продуктивність

5.1. Число оброблених замовлень в одиницю часу

Розрахункові показники відділу продажів

5.2. Вантажні відправки на одиницю складських потужностей і вантажомісткості і транспортних засобів

5.3. Використання складського простору

Планово-економічний відділ

5.4. Число операцій вантажопереробки на годину

Розрахункові показники планово-економічного відділу

5.5. Загальні логістичні витрати на одиницю інвестованого в складські запаси капіталу

5.6. Загальні логістичні витрати на одиницю складського товарообігу

Контролінг у логістиці та управлінні ланцюгами поставок покликаний виконувати власні функції, пов'язані з контролем і оцінкою прийнятих планових рішень і підготовкою на цій основі конкретних пропозицій щодо коригування планових параметрів розвитку фірми (підприємства) та виконання партнерських зобов'язань з підтримки високого рівня якості поставок. Контролінг являє собою безперервно функціонуючу систему контролю процесів розробки та реалізації планів, включаючи стратегічний аспект. Особливе значення логістичного контролінгу пов'язано з оцінкою ходу логістичного процесу в режимі реального часу і виявленням труднощів його реалізації, особливо причин їх виникнення. На основі цього керівництво підприємства і функціональний менеджмент отримують можливість досить швидко адаптувати свою діяльність до динамічно мінливих умов навколишнього середовища і забезпечувати тим самим найбільші темпи зростання власної конкурентоспроможності.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >