Інформаційні технології в закупівельної діяльності

Закупівельна (постачальницька) логістика вивчає управління матеріальними потоками в процесі забезпечення підприємств необхідною продукцією. Здійснення закупівель та постачання - одна з основних функцій в будь-якій організації.

В узагальненому вигляді мета закупівельної (постачальницької) логістики - гарантувати, щоб організація мала надійну поставку матеріалів (товарів) відповідної якості, необхідного обсягу, в потрібний час, від кваліфікованого постачальника, з високим рівнем сервісу і за прийнятною ціною.

Застосування інформаційних технологій при здійсненні закупівель пов'язане з автоматизацією замовлень на продукцію постачальникам, збільшенню швидкості збору та обробки інформації і призводить до підвищення продуктивності процесу закупівлі. Сфера використання ІТ пов'язана, насамперед, з електронним обміном даними з постачальниками, кодуванням інформації і автоматизованим введення даних. Використання ІТ при переговорах та укладанні договорів дозволяє максимально скоротити час логістичного циклу в результаті використання електронної пошти і факсу. Особливу трудність і рутинну роботу являє собою складання супровідної документації. Через ненадійність супровідних документів виникає ряд труднощів. Персонал відділу постачання затрачає третину свого часу, розбираючись з проблемами, викликаними відхиленням процесу постачання від запропонованого.

Б.А. Анікін (2006) вказує деякі типові проблеми, що виникають через наявність безлічі паперів тривалий час, необхідне для обробки всієї процедури, залежність від великого числа форм і документів, що переміщуються через різні об'єкти; необхідність значної частини співробітників для збору всіх документів, їх аналізу, обробки, зберігання та інших операцій; необхідність в інших співробітниках, які повинні контролювати адміністративні процедури, управляти ними; помилки, що неминуче виникають при великій кількості документів і зайнятих співробітників; неможливо приділяти достатньої уваги системам, що працюють спільно, наприклад, контролю стану запасів.

Основним кроком у вдосконаленні постачання стали електронні закупівлі. Електронний обмін даними (electronic data interchange, EDI) дозволив автоматизувати процес закупівлі Організація стикує свою інформаційну систему з системою постачальника, і коли настає час розмістити замовлення, її система автоматично відправляє повідомлення про це Такий варіант підходить для невеликих регулярних замовлень. Існує кілька варіантів автоматизованого постачання, але всі вони мають загальну назву "електронне постачання" (e-procurement) або "електронні закупівлі" (e-purchasing). Ці варіанти постачання можуть виконуватися в різних фірмах, але в кожному разі в їх основі лежить прямий обмін даними між комп'ютерами постачальника і замовника. Принципово можна виділити два типи електронного постачання; їх позначають В2В (бізнес-бізнесу - коли одна організація закуповує матеріали в іншої) і В2С (бізнес-споживачеві - коли у підприємства продукцію купує кінцевий споживач).

До основних вигодам, забезпечуваним електронним постачанням, відносяться наступні: миттєвий доступ до постачальників, розташованим в будь-якій точці світу; прозорий ринок, на якому товари легкодоступні, а умови їх отримання прийнятні; автоматизація закупівель допомогою стандартних процедур; істотне зменшення часу, необхідного для трансакцій; зниження витрат, використання аутсорсингу в деяких видах діяльності з постачання; інтеграція власної інформаційної системи з аналогічними системами постачальників.

Для підтримки EDI були розроблені дві супутні технології. Перша - кодування товарів, що дозволяє присвоїти кожній упаковці переміщуються матеріалів ідентифікаційну мітку (використовується штрих-код або радіочастотна мітка).

Друга технологія - електронний переказ грошових коштів. Коли надходить підтвердження про доставку, система перекладу відправляє грошові кошти.

Таким чином, системи подачі замовлення та оплати відвантажених товарів автоматизуються.

Більшість програмних продуктів, що автоматизують управління закупівлями в промислових (торговельних) компаніях і входять, як правило, в КІС, містять наступні функції: моніторинг договірних відносин з постачальниками і перевізниками (експедиторами); контроль зобов'язань по оплаті поставок; ведення графіка руху матеріальних цінностей за маршрутом з прогнозованим часом надходження на склад; генерація документів, необхідних для приймання товарів на складі; виставлення претензій постачальнику; автоматизація всіх операцій по приходу, витраті і внутрішньому переміщенню товарів на складах та ін.

Сфера закупівель є початковою частиною загальної товаропровідної ланцюга, тому від якості закупівель (визначення потреб у матеріалах, вибір постачальника, точність і своєчасність доставки, стандартизація і спрощення процедур подання та оформлення замовлень та ін.) Залежить робота всієї логістичної системи підприємств. Використання ІТ дозволяє забезпечити своєчасну доставку якісних товарів і в замовленому кількості.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >