Навігація
Головна
 
Головна arrow Етика та Естетика arrow Ділова етика
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Діловий лист

У бізнесі найдорожче цінується час. Тому завжди потрібно пам'ятати про те, що діловий лист має бути коротким, точним і по суті. Ділова кореспонденція рідко охоплює кілька тем. Якщо все ж в листі потрібно охопити кілька питань, то їх бажано відокремити один від одного візуально, тобто пронумерувати. Найкращий варіант, коли ділового листа містить відповідь на який-небудь одне питання або однорідну інформацію. У цьому випадку лист виходить точним і стислим. Щоб написати листа своєму діловому партнерові, бажано мати:

  • • сучасну оргтехніку. Писати від руки можна тільки кореспонденції особистого характеру;
  • • свій власний фірмовий бланк, що складається зазвичай з емблеми фірми, її повної назви, поштового та телеграфного адреси, телефону, банківських реквізитів;
  • • свій фірмовий конверт, на якому дублюються реквізити, зазначені на бланку, але це необов'язково;
  • • залишайте копії відправлених листів.

Загальне правило для будь-якої кореспонденції - лист повинен вільно поміщатися в конверт.

На будь-якої кореспонденції проставляють зворотну адресу.

Краще писати від руки кореспонденції - привітання людини, кого ви добре знаєте, виразспівчуття (якщо такої можливості немає, краще послати телеграму), листи подяки. Перед відправкою листа перевірте орфографію. Не варто починати лист з займенники "я". Постскриптум (PS) виносять вниз, після підпису. Нижче постскриптума ставлять свій підпис або ініціали. Поштові листівки не використовують в діловому листуванні. Можна послати телеграму. Будь-який лист, доставлене вам, вимагає негайної відповіді. Якщо ви не можете виконати прохання, викладену в листі, то повідомите про це відразу ж. На привітання відповідають коротко. Якщо виникла необхідність принести вибачення в листі, то його пишуть від руки. Відповідати на лист з вибаченнями обов'язково.

Загальне правило для будь-якої кореспонденції - з лівого краю паперу донизу залишають вільне поле однакової ширини.

Правила ділового етикету при відправленні факсів

При відправці факсів найголовніша вимога - стислість. Необхідно ретельно сформулювати пропозиції, перевірити, чи не повторюється чи двічі одна і та ж думка. Найкращий варіант факсу, коли він поміщається на одному аркуші машинописного формату. Не варто посилати факс два рази поспіль, краще ще раз здзвонитися і поцікавитися, чи нормально пройшла копія.

Для того щоб послати факс, необхідно підготувати документи, які ви будете відсилати. Документи повинні відповідати вимогам ділового листа і мати всі необхідні реквізити. Вказати номер свого факсу для того, щоб з вами могли зв'язатися. Проставити номер факсу свого партнера, назва міста та його код, назву фірми і обов'язково прізвище та ім'я адресата. На паперах, які є офіційними, повинні стояти печатка і підпис відповідальної особи.

Правила проведення телефонних переговорів

Вважається, що саме просте в діловому спілкуванні - телефонна розмова. Насправді це далеко не так. Дзвінок по телефону повинен підкорятися вимогам стислості так само, як ділове листування і відправка факсу.

Першим завжди видається той, хто дзвонить. Якщо на місці немає того абонента, з яким ви хотіли зв'язатися, то представлятися необов'язково. Досить буде привітатися і попросити запросити до телефону цікавить вас людини. Якщо його немає, дізнатися, коли він буде на місці, або попросити щось передати йому і повісити трубку. Не потрібно довго тримати трубку, якщо на іншому кінці ніхто не відповідає. Не варто питати, з ким ви говорите, можна лише уточнити, чи правильно ви набрали номер і чи туди додзвонилися, куди хотіли. Доручати співробітнику або секретарю додзвонитися до цікавить вас людини дозволено. Якщо до телефону просять вашого колегу, то не можна з'ясовувати, хто його питає. Якщо ви помилилися номером, то при наступному його наборі відразу уточнити, чи той це номер, що вам потрібен. У випадку якщо ви дуже зайняті, то телефон краще відключати або попросити секретаря відповідати на телефонні дзвінки. Закінчує розмову той, хто подзвонив.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук