Організація як об'єкт управління

У результаті освоєння тем даного розділу студент повинен:

знати

  • - Сутність системного підходу в управлінні організацією та основні фактори її зовнішнього і внутрішнього середовища;
  • - Ознаки класифікації організацій;
  • - Сутність і ознаки організаційної культури;

вміти

  • - Аналізувати зовнішню і внутрішню середу організації, виявляти її ключові елементи і оцінювати їх вплив на організацію;
  • - Проводити аналіз та оцінку організаційної структури управління конкретної організації;
  • - Визначати стан елементів культури організації;

володіти

  • - Навичками системного підходу при аналізі конкретних ситуацій в області менеджменту;
  • - Методами аналізу і проектування організаційного порядку в організаціях;
  • - Методами діагностики організаційної культури, розробки пропозицій щодо її вдосконалення.

Особливості управління організацією

Системний підхід в управлінні організацією

Система - це деяка цілісність, що складається з взаємозалежних частин, кожна з яких вносить свій внесок у характеристики цілого. Для організації характерні всі властивості системи:

  • - Наявність безлічі елементів;
  • - Їх відносна самостійність;
  • - Єдність головної мети для всіх елементів;
  • - Наявність зв'язків між ними;
  • - Наявність певної структури;
  • - Чітко виражене управління.

Організація складається з безлічі елементів. Ці елементи являють собою наступні підсистеми:

  • соціальну - об'єднання людей, що працюють в організації зі складним комплексом відносин між ними; основу цієї підсистеми становить робота з персоналом: підбір, навчання, мотивація, забезпечення відповідної якості трудового життя і т.п .;
  • виробничо-технологічну - комплекс машин, устаткування, сировини і матеріалів, використовуваних для одержання кінцевого продукту або послуги; робить значний вплив, наприклад, на рівень освіти та кваліфікацію персоналу, конкурентну позицію та імідж організації;
  • інформаційну - комплекс організаційно-технічних засобів, що надають необхідну інформацію для ефективних комунікацій і управління організацією;
  • економічну - сукупність економічних процесів, що відбуваються в організації: рух капіталу, співвідношення витрат і доходів, інші економічні показники;
  • маркетингову, яка спрямована на задоволення потреб клієнтів в продуктах чи послугах організації шляхом вивчення ринку, створення системи збуту, формування оптимального ціноутворення і ефективної реклами.

За змістом і виконуваним функціям елементи істотно розрізняються. Певною мірою вони самостійні, але одночасно сумісні.

Працює забезпечується єдністю головної мети, якої підпорядковане функціонування кожного елемента. Головна мета - це місія організації. Вона пояснює суть діяльності, специфіку бізнесу і шлях розвитку - все те, що відрізняє цю організацію від інших у цій галузі. Місія є основою для постановки цілей кожній підсистемі: соціальною, економічною, маркетингової і т.д. У свою чергу, цілі допомагають перейти від загального формулювання місії до її практичної реалізації.

Для реалізації місії та досягнення цілей необхідно сформувати впорядковані зв'язки між елементами системи, тобто певну структуру. Організаційна структура відображає внутрішню будову організації, що склалося в ній поділ праці, зв'язки і взаємодію підрозділів. Вона закріплює завдання, функції, права та обов'язки за кожним структурним підрозділом.

Координація діяльності всіх ланок організації досягається шляхом виділення:

  • керованої частини або об'єкта управління, тобто того, чим управляють (виконавчі ланки);
  • керуючої частини або суб'єкта управління, тобто того, що управляє (дирекція, адміністративно-управлінський апарат, менеджери).

Між суб'єктом і об'єктом управління існують прямі і зворотні зв'язки. Прямий зв'язок - це команда, яка надходить від суб'єкта до об'єкта управління. Зворотній зв'язок - це інформація, яка надходить від об'єкта до суб'єкта управління про виконання команд і стан керованої частини.

Таким чином, організація - це система, при цьому система керована.

Розрізняють два основних типи систем - закриті і відкриті. Закриті системи мають чіткі межі і незалежні від навколишнього їхнього середовища. Відкриті системи, навпаки, знаходяться в динамічній взаємодії із зовнішнім середовищем і піддаються її впливу. Ідея організації як відкритої системи вперше запропонована автором численних праць з теорії управління Честером Барнардом (1886-1961) ще в 1930-х рр., Проте для широкого визнання цієї концепції потурбувалися 30 років. Сьогодні, називаючи організацію системою, ми маємо на увазі саме відкриту систему; іншими словами, ми визнаємо, що організація постійно взаємодіє з навколишнім середовищем.

Діяльність організації як відкритої системи описується в термінах входять ресурсів, процесу трансформації, що виходять ресурсів, зворотного зв'язку і зовнішнього середовища (рис. 2.1). Вхідними ресурсами будь-якої компанії є сировина, фінанси, люди, інформація та інші ресурси, використовувані у виробництві товарів і послуг . У процесі трансформації ці ресурси перетворюються в готові товари або послуги під впливом службовців, управлінської діяльності та застосування технологій і методів роботи, використовуваних у цій організації. Вихід включає в себе товари та послуги, фінансові результати діяльності компанії, а також людський фактор, наприклад ступінь задоволеності роботою і рівень продуктивності праці працівників.

Організація як відкрита система

Рис. 2.1. Організація як відкрита система

Як бачимо, відкриті системи не є самодостатніми. Саме з навколишнього середовища організації отримують необхідні їм вводяться ресурси, і, крім того, середа поглинає виробляються ними продукцію і послуги. Жодна компанія не може існувати, якщо вона не виконує урядові постанови, не підтримує відносин з постачальниками, або ігнорує інші зовнішні чинники. Структура, система управління і функціонування організації не тільки визначаються внутрішніми рішеннями або вибором, але і в значній мірі залежать від мінливих факторів зовнішнього середовища. Подібна залежність призводить до необхідності постійно адаптуватися до змін у зовнішньому середовищі, що передбачає:

  • • виділення факторів зовнішнього середовища, що впливають на організацію;
  • • виявлення вимог кожного з виділених факторів;
  • • адаптацію організації до даним вимогам.

Одним з найбільш популярних методів вивчення середовища непрямого впливу є PEST -аналіз (від англ. Political, Economic, Sociocultural, Technological), тобто аналіз політичних, економічних, соціокультурних і технологічних факторів (ПЕСТ-аналіз).

При аналізі середовища прямого впливу (ділового середовища) необхідно враховувати наступні її характеристики:

  • складність (чим більше кількість і більш різноманітні елементи, тим складніше середу);
  • мінливість пов'язана з тим, наскільки динамічні компоненти середовища (для нестабільного середовища характерні часті зміни, пов'язані, наприклад з діями конкурентів, появою нових технологій і т.д.);
  • невизначеність - відсутність необхідної інформації про середовище і непередбачуваність відбуваються в ній змін (чим складніше і мінливіший середу, тим вище її невизначеність).

Для того щоб послабити ресурсну залежність організації від ділового середовища і знизити рівень її невизначеності, менеджерам необхідно забезпечити адаптивність своєї організації. Адаптивність - це здатність організації змінювати склалося в ній стан речей, тобто пристосовувати внутрішній зміст організації до зовнішніх умов. Можливі наступні шляхи адаптації організації:

  • • поліпшення взаємодії та інформованості про стан зовнішнього середовища;
  • • вдосконалення організаційної структури;
  • • стратегічне планування;
  • • підвищення кваліфікації персоналу і т.д.

Таким чином, згідно системному підходу ключові фактори успіху організації знаходяться як у зовнішній, так і у внутрішній середовищах. Саме зовнішнє оточення диктує стратегію розвитку організації. Ефективність внутрішньої системи визначається її здатністю швидко адаптуватися до мінливих умов зовнішнього середовища.

Становлення поглядів на організацію з погляду живого організму, до якого застосовні принципи і закони збереження і розвитку біологічних систем, привело, зокрема, до розвитку концепції життєвого циклу організації.

Під життєвим циклом організації розуміється сукупність стадій, які проходить організація в період свого життя. Організації народжуються, дорослішають, досягають зрілості і вмирають. Це передбачувані зміни стану організації, які протікають у часі з певною послідовністю. Як правило, виділяють чотири стадії: народження, зростання, зрілість і спад.

Основні етапи життєвого циклу організації графічно представлені на рис. 2.2. На малюнку частина кривої, що має позитивний нахил, відображає стадії створення, розвитку і зрілості організації, інша її частина з негативним нахилом - стадія занепаду.

Життєвий цикл організації

Рис. 2.2. Життєвий цикл організації

На стадії народження відбувається створення організації. Засновником виступає підприємець, поодинці або з декількома соратниками, що виконує всі роботи. У компанію на цій стадії часто приходять люди, залучені самою особистістю творця і розділяють його ідеї і надії. Комунікації між співробітниками легкі і неформальні. Всі працюють багато і довго, переробки компенсуються скромними зарплатами, вдячністю начальства і надіями на майбутні доходи. Контроль заснований на особистій участі керівника у всіх робочих процесах. Організація не формалізована і не бюрократизована, для неї характерна проста структура управління. Основна увага приділяється створенню нового продукту або послуги і завоюванню місця на ринку. Слід зазначити, що деякі компанії можуть зупинитися в своєму розвитку саме на цій стадії і існувати при такому стилі управління багато років.

Перехід організації до стадії зростання часто ускладнюється тим, що творці компанії повинні перетворитися на професіоналів-менеджерів. Це означає серйозне зміна стилю управління, до якого багато підприємці виявляються не готові. Тому на даному етапі нерідкі випадки запрошення професійних менеджерів з боку і передачі їм окремих функцій управління, а також звернення до консультантів для налагодження обліку і контролю. В цілому стадія зростання характеризується:

  • • збільшенням числа співробітників;
  • • поділом праці та зростанням спеціалізації;
  • • більш формальними і знеособленими комунікаціями;
  • • впровадженням систем стимулювання, бюджетування та стандартизації робіт та ін.

Головним завданням організації стає створення умов для економічного зростання та забезпечення високої якості товарів і послуг.

На стадії зрілості організація досягає лідируючого положення на ринку. У міру розширення асортименту продукції, що випускається і комплексу послуг створюються нові підрозділи, структура стає більш складною і ієрархічної. Формалізуються політика і розподіл відповідальності, посилюється централізація.

Як правило, на стадії спаду знижується попит на продукцію або послуги організації, зростає роль ціни і якості в конкурентній боротьбі. Часто організація перестає відповідати зовнішньому оточенню, стає надмірно бюрократичной і консервативною. У цих умовах необхідно скоригувати стратегію розвитку компанії, її структуру управління і провести інші організаційні зміни.

У міру переходу організації від однієї стадії розвитку до іншої відбувається накопичення організаційних проблем. Менеджерам важливо уявляти, чи є ці проблеми наслідком прийняття невірних управлінських рішень, чи можуть вони бути дозволені шляхом незначних коректувань системи управління або вони свідчать про наближення наступної стадії життєвого циклу, а отже, пов'язані з необхідністю проведення організаційних змін. Таким чином, ефективна і стійка діяльність організації багато в чому залежить від того, як менеджери та працівники розуміють, оцінюють і враховують у своїх діях її життєвий цикл і кожну його стадію.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >