Організаційні комунікації

Комунікаціями пронизаний весь процес виробництва і управління. З погляду масштабів комунікації діляться на дві великі групи: між організацією та її середовищем і між рівнями управління та підрозділами.

До першої групи відносяться комунікації, що представляють собою інформаційну взаємодію із зовнішнім середовищем. Сюди відносяться засоби масової інформації, споживачі, нагляд за якістю продукції, органи державного регулювання, політичні групи, комітети, постачальники і т.і. Виникнення комунікацій усередині підприємства у вигляді зборів, обговорень, телефонних переговорів, звітів і т.д., як правило, є реакцією на вплив зовнішнього середовища. В якості комунікацій для організації використовуються різні форми. Так, для реалізації товару використовуються програми маркетингу і реклама. Дотримання норм державного регулювання потребує письмового оформлення документів. Вивчення ринку ведеться за допомогою спеціальних організацій, тобто існує безліч способів комунікацій.

Ф. Котлером всі контактні аудиторії, навколишні організацію, розділені на три типи:

  • • доброзичливі аудиторії, що характеризуються позитивним інтересом до організації;
  • • шукані аудиторії, в яких зацікавлена сама організація за умови їх позитивності;
  • • небажані аудиторії, чию увагу найменше хотіла б привернути до себе організація.

До другої групи відносяться комунікації між рівнями управління та підрозділами.

Основу процесу управління становить взаємодія між елементами управлінської структури - підрозділами, посадами, окремими особами, здійснюване за допомогою з'єднуючих їх комунікаційних каналів, що створюються в процесі особистих контактів, обміну документами, функціонування електронних засобів зв'язку і т.п. За змістом така взаємодія може бути:

  • • інформаційним;
  • • адміністративним;
  • • технічним.

В рамках інформаційної взаємодії суб'єкти управлінської діяльності обмінюються відомостями, необхідними для прийняття рішень. Ці відомості бувають офіційними, закріпленими юридично, і неофіційними, що не володіють ніяким правовим статусом, але допомагають орієнтуватися в ситуації.

У процесі адміністративної взаємодії вищі ланки управлінської структури передають нижчестоящим управлінські повноваження і відповідальність, різні розпорядження, інструкції, рекомендації, отримують від них звіти, здійснюють процес контролю.

Еволюція комунікацій представлена в табл. 3.6.

Таблиця 3.6

Еволюція комунікацій в наукових школах менеджменту

Комунікації

Школа наукового управління

Школа людських відносин

Школа науки управління

Важливість

Відносно невелика, в основному цінні вертикальні потоки повідомлень по спадним каналах

Щодо важлива, але обмежується спілкуванням між людьми на одному організаційному рівні

Дуже важлива, комунікація розглядається як сполучний елемент всіх частин організації

Мета

Передавати накази, розпорядження та забезпечувати покора в процесі виконання роботи

Задовольняти потреби працівників, забезпечувати горизонтальний канал і залучати працівників до процесу прийняття рішень

Контролювати та координувати, забезпечувати інформацією для прийняття рішень, забезпечувати адаптацію організації до змін

Напрямок

Вертикальне (зверху вниз), для того щоб змусити слідувати інструкціям

Горизонтальне в неформальному спілкуванні, вертикальне (знизу вгору), щоб оцінити потреби людей

Всі напрямки, включаючи перетин ієрархічних рівнів і перетин кордонів організації

Проблеми

Порушення комунікацій по ієрархічних рівнях і великий діапазон контролю

Наявність чуток і прихованих каналів, почасти неефективна формальна система комунікацій

Перевантаження, спотворення, відсутність реакції на негативну зворотний зв'язок

За призначенням адміністративне взаємодія буває координаційним і інтеграційним. З допомогою першого вплив здійснюють міжфункціональні органи - комітети, спеціальні групи, стратегічні господарюючі центри тощо, забезпечується добровільне узгодження інтересів окремих ланок управлінської структури і підтримується єдність їхніх автономних дій. З допомогою другого відбувається об'єднання елементів управлінської структури в єдине ціле і їх підпорядкування керівному центру організації - раді директорів, правлінню, штаб-квартирі.

Технічна взаємодія між суб'єктами управлінської структури реалізується в процесі їх участі в практичній діяльності, наприклад у підготовці та проведенні нарад, переговорів, при обміні досвідом, веденні діловодства, зборі, фіксації, зберіганні, видачі різного роду документів та ін.

За характером взаємодія в організації може бути прямим або непрямим. Пряме грунтується на контактах сторін. Непряме увазі, що одна зі сторін створює умови, за яких інша, незважаючи на відсутність яких би то не було команд, виконує вимагаються від неї дії. Якщо при контактах між елементами управлінської структури відсутня проміжна ланка, говорять про безпосередній взаємодії. Однак сьогодні у великих організаціях воно можливе в обмежених масштабах, і в більшості випадків суб'єкти взаємодіють опосередковано, тобто через когось, скажімо, через заступників чи керівників низового рівня.

У процесі управління здійснюються комунікації по вертикалі і по горизонталі між підрозділами. По низхідній передається інформація про прийняті рішення на вищих рівнях (поточні завдання, конкретні завдання, рекомендації). Ця інформація може передаватися з одного рівня на інший аж до виконавців. Не менш важливими є комунікації і по висхідній лінії. Підприємство не може функціонувати без інформації про хід виробничого процесу. По висхідній передається інформація про завантаження устаткування, кількості працюючих, надходженні сировини, випуск продукції і т.д. Іноді виникає ситуація, коли рішення питання на низовому рівні вимагає втручання керівників вищої ланки. І тоді інформація по щаблях управління знизу передається на найвищий рівень. Наприклад, питання про зміну технології, що виник на виробничій ділянці, вимагає рішення керівника організації.

Для координації завдань і дій між безліччю підрозділів організації потрібно обмін інформацією між ними. Тому встановлюються потоки інформації між підрозділами по горизонталі. Так координується діяльність робочих груп з контролю за витратами, розподілу ресурсів, новим методам виробництва, збуту продукції. Керівники різних підрозділів інформують одна одну про хід впровадження нової техніки. Крім координації дій горизонтальні комунікації сприяють встановленню рівноправних відносин між підрозділами, що позитивно позначається на роботі всієї організації.

Сукупність каналів, за допомогою яких здійснюється взаємодія суб'єктів управління, утворює його комунікаційну структуру, яка може бути глобальною, коли охоплює організацію в цілому, і локальної, якщо відноситься тільки до однієї її частини, наприклад підрозділу. Здійснення взаємодії тільки через одне якесь центральна ланка означає, що комунікаційна структура є централізованою, а саме ланка виступає в якості не тільки посередника, але й джерела і контролера комунікацій, що мають в основному форму вертикальних зв'язків. У той же час структура комунікацій може бути поліцентричної, що передбачає наявність декількох рівноправних суб'єктів, що здійснюють концентрацію і перерозподіл інформації, або децентралізованою, коли більша її частина (зазвичай за змістом другорядна) мине центральна ланка.

Наявність в комунікаційній структурі паралельних і пересічних каналів свідчить про її складності, що дає гарантію того, що бажане взаємодія відбудеться навіть в умовах тих чи інших збоїв і неполадок в ній. У той же час в складній структурі закладена потенційна можливість спотворення обмінюваної інформації.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >