Інформаційне забезпечення управління

Інформаційне забезпечення практично завжди переплітається з організаційно-управлінської та виробничо-технологічною сферою. Тому інформаційне забезпечення - це сукупність процесів збору, обробки, зберігання, аналізу та видачі інформації, необхідної для забезпечення управлінської діяльності та технологічних процесів.

Основоположним у визначенні інформаційного забезпечення є поняття інформації.

Інформація (від лат. Infornatio - роз'яснення, виклад) до середини XX сторіччя розумілася як відомості, що передаються людьми усним, письмовим або іншим (знаками, технічними засобами) способом. Після 1950-х рр. на тлі бурхливого розвитку засобів зв'язку та телекомунікацій, виникнення та впровадження в різні сфери життя електронно-обчислювальної техніки з'явилися нові, розширені поняття інформації. Інформацію в ймовірносно-статистичному (Ентропійно) підході стали трактувати як зменшення ступеня невизначеності знання про якомусь об'єкті, системі, процесі чи явищі, або зміна невизначеності стану самого об'єкта, системи, явища, процесу (інформація по Шеннону).

Загальнонаукове поняття інформації - це зміна обсягу і структури знання сприймає системи. При цьому під сприймальним системою розуміється не тільки власне сама людина або його похідні (колектив, суспільство), але і взагалі будь-яка система, наприклад біологічна клітина, яка сприймає при народженні генетичну інформацію.

Існує нормативно-правове поняття інформації, що використовується у законодавчих актах, що регламентують інформаційні процеси і технології. У Федеральному законі РФ "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" від 20.02.95 № 24-ФЗ поняття інформація - це відомості про осіб, предмети, факти, події і процеси незалежно від способу їх подання.

Важливий нормативно-правовий аспект. Стаття 128 Цивільного кодексу РФ інформацію, поряд з речами, роботами і послугами, результатами інтелектуальної діяльності, нематеріальними благами визначає видом об'єктів цивільних прав, а також прав власності та авторських прав.

Змістом інформаційно-аналітичної сфери є об'єднання загальнонаукового та нормативно-правового поняття інформації. Отже, інформацію краще розглядати як зміна обсягу і структури знання про деяку предметну область (особи, предмети, факти, події, явища, процеси) сприймальним системою (людина, організаційна структура, автоматизована інформаційна система) незалежно від форми і способу представлення знання.

При розгляді поняття інформаційного забезпечення у вигляді обробки інформації велике значення має поняття даних. Від інформації дані відрізняються конкретною формою уявлення і є деяким її підмножиною, визначеним цілями і завданнями збору та обробки інформації. Приміром, дані по співробітниках якоїсь організації у вигляді формалізованих облікових карток кадрового підрозділу містять лише деякий перелік необхідних відомостей (ПІБ, рік народження, освіта, сімейний стан, посаду і т.д.) на відміну від величезної кількості відомостей, що характеризують кожного конкретної людини.

Дані - це інформація, що відображає певний стан деякої предметної області в конкретній формі уявлення і містить лише найбільш істотні з погляду цілей і завдань збору та обробки інформації елементи способу відбиваного фрагмента дійсності.

Таким чином, інформація на стадії даних визначається формою подання і додатковою характеристикою - структурою.

Структура даних пов'язана з наданням інформації і, в свою чергу, визначається функціональною, логічної, технологічну і под структурою тієї чи іншої предметної області, інформацію про яку містять дані.

Существуют неструктурированные и структурированные формы представлення даних, що зумовлює технологічні особливості їх накопичення та обробки.

Неструктуровані форми.

  • 1. Зв'язний текст (документ природною мовою - літературному, офіційно-діловому і т.д.).
  • 2. Графічні дані у вигляді фотографій, картинок і інших неструктурованих зображень.

Структуровані форми даних.

  • 1. Анкети.
  • 2. Таблиці.
  • 3. Графічні дані у вигляді креслень, схем, діаграм.

Способи збору, аналізу та обробки структурованих і неструктурованих даних істотно розрізняються. Найбільш розвиненими з точки зору задач обробки та аналізу інформації є програмні засоби обробки структурованих даних, оскільки структуризацію можна вважати первинної і найбільш важко формализуемой і алгорітмізіруемой обробкою.

Термін "інформація" використовується у двох значеннях: як зменшення невизначеності щодо очікуваних подій і як значиме повідомлення, якась сутність комунікаційного потоку, ресурс.

Кожна керуюча система із замкнутим контуром є сукупність суб'єкта та об'єкта управління, взаємодія між якими відбувається через канали прямого і зворотного зв'язку, по яких проходять потоки інформації. Сам процес управління відбувається за єдиною схемою, що передбачає отримання, зберігання, обробку та передачу інформації, - невід'ємна частина управлінського процесу.

З інформацією працюють всі фахівці управління, але витрати часу у них структуруються по-різному (табл. 3.7).

Таблиця 3.7

Орієнтовний розподіл робочого часу управлінського персоналу,%

Категорії персоналу

Підготовка інформації

Вироблення і прийняття рішень

Організація реалізації рішень

Керівники, виконують організаційно-адміністративні операції

10-20

50

40-30

Фахівці та відповідальні виконавці, що виконують аналітичні операції

50

30

20

Технічний персонал

80

-

20

Види інформації, використовуваної в управлінні:

  • • за типом розкритих відносин - техніко-технологічна, економічна, соціальна, політична, ідеологічна;
  • • масштабами відбиваного об'єкта - федеральна (загальнодержавна), регіональна, місцева;
  • • галузям (сферам) життєдіяльності суспільства - промислова, сільськогосподарська, військова, освітня і т.зв .;
  • • структурованості - систематизована і несистематизована;
  • • характером носія - документована і вербальна.
  • • структурі ділиться на розпорядчу, координаційну, контрольно-оцінну, планову і т.д.
  • • джерелом надходження ділиться на внутрішню і зовнішню.

Внутрішня інформація виникає як результат опису стану і діяльності організації і використовується всередині неї для здійснення процесів прийняття рішень, оперативного управління, формування обліково-звітної документації, для видачі інформації в зовнішні організації. Її використання характеризується високим ступенем регламентованості відносно надання та використання.

Значний обсяг внутрішньої інформації займає вихідна інформація:

  • - Організаційно-господарська - відомості про стан системи управління, кадрах, матеріально-технічному, адміністративно-господарському забезпеченні та службах;
  • - Оперативно-технічна інформація про діяльність функціональних і забезпечують підсистем організації, тобто відображає хід виробничо-управлінського процесу.

Ще більш регламентований вид внутрішньої інформації - виходить інформація, тобто документи, створювані в системі управління:

  • - Внутрішнього користування, доступні правкам, змінам;
  • - Для видачі в зовнішні системи, форма яких у більшості випадків визначена і не може зазнавати змін.

Інформація про керуючих впливах за змістом є одним з видів оперативно-технічної інформації, так як включає відомості про функціонування підрозділів, що здійснюють прийняття рішень для підтримки системи в заданих рамках, режимах. Форма їх надання - накази, розпорядження, інструкції, тобто текстові документи, мова яких близький до природного. Регламентованість полягає в тому, що набір керуючих впливів обмежений, а форми його вираження різноманітні. З регламентованості випливає можливість стандартизації, уніфікації, побудови стандартних бланків і т.д. Ще один прояв регламентованості полягає в заданості тимчасових і ситуаційних характеристик.

Зовнішня інформація - відомості з організацій, що беруть участь або активно впливають на процес управління. Змістовно вона близька внутрішньої інформації, описує (відображає) хід керуючого впливу, виступає у вигляді показників, відомостей, регламентована щодо змісту і часових параметрів. Цей вид інформації не схильний контролю над джерелом і формою повідомлень, уніфікація і стандартизація повідомлень зовнішнього середовища також неможливі і необхідний спеціальний апарат для попередньої обробки зовнішньої інформації, тривалого її зберігання і неодноразового використання первинних документів.

Різні види управлінської діяльності мають різну інформаційну потребу.

Стратегічне управління (планування) передбачає майбутнє взаємодію організації і навколишнього середовища. Тут потрібно інформація із зовнішніх джерел, не дуже точна і детальна, але має досить широкі межі, ясність тенденцій.

Управлінський контроль, який здійснюють керівники вищої і середньої ланки, спирається на іншого роду інформацію: із зовнішніх і внутрішніх джерел, детальнішу, що має більш вузькі межі, більш точну, більш приватну, регламентовану часовими параметрами.

Оперативний контроль вимагає інформації про повсякденній діяльності - дуже точною, вузькою і самої новітньої. Вона повинна надходити майже виключно з внутрішніх джерел. Крім того, потрібна специфічна інформація, що відноситься до області конкретної професійної діяльності, що відображає при цьому зовнішні обставини, в яких працює організація.

Основні труднощі, які виникають на шляху збору і поширення інформації, пов'язані з комунікаційними проблемами. Інформація обробляється людиною і неминучі її суб'єктивні оцінки як непридатною, що може викликати спотворення інформації. Тому інформатизація як важливий напрямок підвищення ефективності управління має бути осмислена не тільки як технічний, а головним чином - соціальний процес. Найбільш складні проблеми знаходяться у сфері соціальних (економічних, юридичних, культурних) перетворень. Не можна применшувати роль людини в управлінні, його інтелекту та інформаційної культури. Це широке поняття, яке включає вміння орієнтуватися в інформаційному просторі, загострене почуття часу, бажання підвищити ККД своєї розумової роботи та ін.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >