Навігація
Головна
 
Головна arrow Менеджмент arrow Менеджмент
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Контроль як функція управління

Види контролю

У процесі управління підприємством виникає безліч не передбачених системою управління ситуацій і невизначеностей. Для усунення всіх відхилень від намічених цілей, а також для досягнення планованих показників реалізується функція контролю. Виникає потреба у здійсненні контролю. Керівники починають здійснювати функцію контролю з того самого моменту, коли ними сформульовані цілі і завдання, створена організація.

Управлінський контроль - це одна з функцій управління, без якої не можуть бути реалізовані повною мірою всі інші функції управління: планування, організація, координація та мотивація. Так, планування має постійно враховувати реальні можливості і змінюються умови функціонування і розвитку фірм.

Контроль покликаний забезпечувати правильну оцінку реальної ситуації і тим самим створювати передумови для внесення коректив у заплановані показники розвитку як окремих підрозділів, так і всієї фірми.

Контроль - це частина управлінської діяльності, тобто функція менеджера, яка полягає в оцінці відповідності та виявленні невідповідності вимогам шляхом спостереження та висновки, на підставі відповідних вимірювань, випробувань або перевірок.

Необхідність у контролі обумовлена наступними обставинами:

  • попередження виникнення помилок і проблем, що виникають при управлінні організацією. Якщо їх вчасно не виправити, то з'являються помилки в оцінці майбутніх умов навколишнього середовища і поведінки людей. Функція контролю - це така характеристика управління, яка дозволяє виявити проблеми і скорегувати діяльність організації до того, як ці проблеми переростуть в кризову ситуацію;
  • підтримання успіху. Позитивною стороною контролю є підтримка всього успішного в діяльності організації. Визначаючи успіхи і невдачі організації та їх причини, керівники отримують можливість досить швидко адаптувати організацію до динамічним умов зовнішнього середовища і забезпечити тим самим найбільші темпи руху до основним цілям організації;
  • • для того щоб адекватно відреагувати на ці зміни, організації необхідний механізм оцінки впливу цих змін на об'єкт управління.

У найзагальнішому вигляді контроль можна розглядати як процес вимірювання (зіставлення) фактично досягнутих результатів по відношенню до запланованих. При цьому можливі два варіанти: збіг або розбіжність фактично досягнутих результатів із запланованими. У першому випадку - робота відповідає плану чи іншим вимогам до її здійснення. У другому потрібно прийняття рішення про необхідність корекції.

У практиці управління використовуються різні види контролю. В основному їх можна розбити на чотири групи:

  • 1) за часом здійснення;
  • 2) ступенем охоплення;
  • 3) термінами проведення;
  • 4) формою здійснення.

Розглянемо першу групу (за часом здійснення), в неї входять: попередній, поточний і заключний контроль.

Попередній контроль повинен забезпечувати реалізацію на практиці встановлених вимог, правил, процедур і стандартів. Наприклад, попередній контроль в частині матеріальних ресурсів спрямований насамперед на забезпечення відповідності купованих матеріалів або товарів встановленим стандартам. У частині трудових ресурсів цей контроль передбачає ретельний відбір працівників при наймі їх на роботу з урахуванням посадових вимог та їхніх ділових та особистих якостей. Стосовно до фінансових ресурсів попередній контроль здійснюється головним чином за допомогою попередніх бюджетів, про які йтиметься нижче.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в ході проведення роботи. Такий контроль зазвичай проводить сам керівник, перевіряючи роботу підлеглих. Поточний контроль в системі управління заснований на зворотних зв'язках.

Заключний контроль зазвичай здійснюється, коли робота вже виконана і отримані результати можна зіставити із заданими. Звичайно, заключний контроль проводиться занадто пізно для того, щоб відреагувати на проблеми, що виникли в ході роботи. Проте він все ж дозволяє, по-перше, врахувати ці проблеми в майбутньому при виконанні (або плануванні) аналогічної роботи і, по-друге, здійснити винагороду працівників за отримані результати.

У процесі здійснення контролю вкрай важливо правильно вибрати перелік перевіряються параметрів і установити завдання та критерії їх виконання, що сприймаються підлеглими.

До другої групи (за ступенем охоплення) відносяться наступні види контролю загальний (повний, суцільний) і вибірковий.

Загальний контроль припускає суцільне вивчення виробничо-господарської діяльності, соціально-економічного процесу.

Вибірковий контроль отримав найбільш широке розвиток у перевірці дотримання технологічних процесів, насамперед у виготовленні великих партій деталей, масовому виробництві. При його організації активно використовуються методи статистичного контролю якості. Суть даного методу полягає в тому, що перевірці піддаються особливим чином відібрані з партії зразки продукції, а висновки робляться по всій партії.

Третя група (щодо термінів проведення) включає наступні види контролю: систематичний, періодичний, разовий.

Систематичний контроль організовується щодо найбільш важливих, відповідальних об'єктів виробничо-господарської діяльності підприємства. Він проводиться в заздалегідь встановленому режимі. При цьому терміни перевірок прямо залежать від ступеня важливості процесу.

У звичайному, повсякденні виробничо-господарської діяльності використовуються переважно періодичні форми контролю: перевірка ходу випуску продукції, наявність матеріалів на складі, вихід робітників на роботу. До цієї ж групи відноситься статистична звітність.

Особливе місце в управлінні належить разовому контролю. Він, як правило, проводиться спеціалізованими функціональними органами і спрямований на всебічну перевірку будь-якого окремого аспекту або всієї виробничо-господарської діяльності.

У четвертій групі (за формою здійснення) фахівці в галузі управління виділяють три види контролю: фінансовий, адміністративний і технічний контроль.

Фінансовий контроль проводиться шляхом отримання від кожного господарського підрозділу фінансової звітності по найважливіших економічних показниках. При цьому в центрі уваги перебувають такі показники, як рівень прибутку, витрати виробництва та їх ставлення до чистих продажів, ефективність капіталовкладень, забезпеченість власними коштами, фінансовий стан та ін.

Адміністративний контроль здійснюється за відповідністю господарських результатів показниками, запланованим у бюджеті: проводиться порівняння обсягу фактичних і планованих продажів; аналізуються зміна частки фірми на ринку - як у цілому, так і по окремих продуктах і сегментам ринку, стан портфеля замовлень. У той же час адміністративний контроль спрямований на вирішення стратегічних завдань і досягнення намічених цілей шляхом найбільш ефективного використання наявних ресурсів і тісно пов'язаний з перспективним плануванням.

Технічний контроль використовується для перевірки виробничих параметрів. Він необхідний для своєчасного усунення технічних неполадок, перевірки стану обладнання.

Процес контролю складається з чотирьох взаємопов'язаних етапів:

  • 1) встановлення цілей контролю - вироблення стандартів і критеріїв;
  • 2) проведення спостережень і вимір фактичних результатів роботи;
  • 3) порівняння фактичних результатів із запланованими;
  • 4) управлінські заходи для виправлення будь-яких значних відхилень від планових стандартів.

Визначення конкретних цілей контролю (перший етап) - це встановлення вимог, стандартів, ступінь наближення до яких піддається виміру. Перший етап процедури контролю демонструє, наскільки близько злиті функції контролю і планування.

Стандарти - це конкретні цілі, прогрес у відношенні яких піддається зміні. Стандарт - параметр (вимога), якому має відповідати, задовольняти що-небудь за своїми ознаками, властивостями, якостями. Стандарти контролю можуть спеціально розроблятися, але часто для здійснення контролю беруться планові або технологічні показники.

Проведення спостережень і вимірювань - другий етап процесу контролю.

Щоб визначити, наскільки ефективно виконується робота в реальності, менеджер повинен володіти повною інформацією про робочий процес. Тому на другому етапі процесу контролю обов'язково проведення спостережень і вимір фактичних показників. Для вимірювання фактичних показників ефективності роботи менеджери зазвичай використовують такі джерела інформації: особисті спостереження, звіти (усні, статистичні, письмові).

Для отримання достовірних відомостей про фактичне ході робіт менеджери можуть використовувати особисте спостереження, самостійно визначати показники діяльності і в результаті мати інформацію, «не відфільтровану" іншими. Цей підхід забезпечує широке охоплення даних, оскільки спостерігати можна як за основними, так і за допоміжними робітниками діями. Менеджер може виявляти фактичні недоліки в повсякденних діях працівників, оцінювати вираз їхніх облич і робити висновки з тону підлеглого, тобто користуватися відомостями з власних спостережень. На жаль, об'єктивність особистого спостереження часто піддається критиці - тут тяжіє фактор суб'єктивізму. Те, що бачить один менеджер, інший цілком може не помітити. Крім того, особисте спостереження вимагає значних витрат часу і, нарешті, цей метод дещо сумнівний з морально-етичної точки зору, оскільки співробітники можуть інтерпретувати відкрите спостереження менеджера як ознака невпевненості в них чи недовіри.

Широке застосування комп'ютерної техніки в організаціях призвело до того, що менеджери при вимірюванні результатів фактичної роботи все більше покладаються на статистичні (диспетчерські) звіти. Слід пам'ятати, що даний механізм не обмежується використанням розрахункових даних. Він також включає графіки, гістограми і численні візуальні відображення ситуації в різних формах, які застосовуються менеджерами для оцінки прогресу роботи. І все ж незважаючи на те, що статистичні дані дуже наочні і ефективні для виявлення взаємозв'язків між окремими елементами спостереження, вони надають обмежену інформацію про діяльність працівників. Справа в тому, що статистика фіксує тільки деякі основні моменти, які можна виміряти кількісно, і часто ігнорує інші.

Інформацію також збирають за допомогою усних звітів - відомостей, одержуваних у комунікаціях з підлеглими: при проведенні конференцій, зборів, особистих переговорів або телефонних дзвінків. Переваги та недоліки цього методу оцінки ефективності роботи збігаються з тими, які характерні для особистого спостереження. Крім того, даний метод забезпечує можливість зворотного зв'язку і дозволяє використовувати переваги мовної виразності і голосових інтонацій. Історично склалося, що одним з головних недоліків усних звітів була відсутність документування інформації для подальшого використання. Однак сьогодні можливості у цій сфері настільки збільшилися, що усні звіти можна записувати за допомогою засобів звуко- та відеозапису, точно відображаючи їх зміст.

Фактичні результати діяльності працівників можна також визначати на основі письмових звітів. Як і статистичні звіти, вони менш оперативні. Такі звіти зазвичай більш обмірковані, ніж усні, і зручні в зберіганні.

Для отримання повної та достовірної інформації менеджерам слід використовувати всі чотири описаних джерела.

Зіставлення досягнутих результатів з встановленими стандартами - третій етап процесу контролю.

На третьому етапі процесу контролю менеджер повинен виявити, наскільки досягнуті результати відповідають його очікуванням. При цьому важливо розуміти, наскільки допустимі або відносно безпечні виявлені відхилення від стандартів.

На цій стадії процедури контролю дається оцінка, яка служить основою для рішення про початок дій. Діяльність, здійснювана на цій стадії контролю, часто є найпомітнішою частиною всієї системи контролю. Ця діяльність полягає у визначенні масштабу відхилень, вимірі результатів, передачі інформації та її оцінці.

Керівництво вищої ланки встановлює масштаб допустимих відхилень, у якого відхилення отриманих результатів від намічених не повинно викликати тривоги. Визначення масштабу допустимих відхилень - питання кардинально важливий. Якщо взятий занадто великий масштаб, то проблеми можуть придбати грізні обриси. Але, якщо масштаб взятий занадто маленьким, то організація буде реагувати на дуже невеликі відхилення, що вельми руйнівно і вимагає багато часу. Важлива проблема процесу контролю - вибір критичних точок. Контролем необхідно охопити всі сторони і всі ланки функціонування організації. Однак для цього не потрібно перевіряти кожного працівника. Контролювати необхідно лише точки, що заслуговують особливої уваги. У вмінні вибрати такі критичні точки і полягає мистецтво управління. Можна запропонувати таку методику по визначенню даних критичних точок. Методика пропонує відповіді на наступні питання.

  • 1. Які оптимальні методи оцінки серйозних відхилень?
  • 2. Для яких даних збір інформації економічно виправданий?
  • 3. Які показники відображають найкращим чином мети конкретного підрозділу?
  • 4. За нашими ознаками можна найвірніше визначити, що ці цілі не виконуються?
  • 5. Яким чином буде отримана інформація про те, хто несе відповідальність за тс чи інші неполадки?

При цьому постає питання про якість контрольної інформації. Перевіряючи корисність інформації, слід враховувати кілька моментів.

По-перше, інформація повинна містити дані про фактичний стан справ по всіх управлінським параметрами, нормативи, і різниця між двома цими величинами, по якій, власне, і судять про контрольованому процесі.

По-друге, різні рівні управління повинні отримувати зіставну інформацію, але неоднакову за ступенем подробиці: чим нижче управлінська ланка, тим більш докладної повинна бути інформація.

По-третє, необхідна валідна, тобто достовірна інформація. Особа, що приймає рішення, має бути впевнена в тому, що відомості, на основі яких буде прийнято рішення, не перекручені.

По-четверте, повинні бути визначені і строго витримані інтервали часу, протягом яких надходять відомості.

Вимірювання результатів

Вимірювання результатів, дозволяють встановити, наскільки вдалося дотриматися встановлені стандарти, - це найважчий і найдорожчий елемент контролю. Для того щоб бути ефективною, система вимірювання повинна відповідати тому виду діяльності, який піддається контролю. Спочатку необхідно вибрати одиницю виміру, причому таку, яку можна перетворити в ті одиниці, в яких виражений стандарт.

Передача та поширення інформації

Поширення інформації відіграє ключову роль у забезпеченні ефективності контролю. Для того щоб система контролю діяла ефективно, необхідно обов'язково довести до відома відповідних працівників організації як встановлені стандарти, так і досягнуті результати. Подібна інформація повинна бути точною, надходити вчасно і доводитися до відповідальних за відповідний ділянку працівників у вигляді, легко що дозволяє приймати необхідні рішення і дії. Бажано також цілком впевненим, що встановлені стандарти добре зрозумілі співробітниками. Це означає, що повинна бути забезпечена ефективна зв'язок між тими, хто повинен їх виконувати.

Оцінка інформації про результати

Заключна стадія етапу зіставлення полягає в оцінці інформації про отримані результати. Менеджер повинен вирішити, яка саме інформація отримана і важлива вона. Важлива інформація - це така інформація, яка адекватно описує досліджуване явище й суттєво необхідна для прийняття правильного рішення.

Діапазон відхилень - прийнятні параметри розбіжностей між фактичними показниками ефективності та запланованими стандартами і нормами. Відхилення, що виходять за межі діапазону відхилень, вважаються значними, і на них необхідно звертати увагу. Таким чином, на стадії порівняння в першу чергу менеджерів повинен хвилювати розмір і спрямованість тенденцій у відхиленнях від стандарту (рис. 3.8).

Корекція діяльності - четвертий етап процесу контролю.

Заключний етап процесу контролю - проведення корекції діяльності за результатами контролю, тобто регулювання.

Уявімо завершальний етап контролю.

У певний момент часу зосереджені ресурси для початку діяльності організації та зумовлений результат діяльності. Задано стандарти і показники. Виконавці приступили до роботи.

Можна приступати до аналізу діяльності, тобто відбувається перевірка ходу виконання робіт.

Менеджер повинен вибрати одну з трьох ліній поведінки: нічого не робити, усунути відхилення чи переглянути стандарт (табл. 3.8).

Спрямованість тенденцій у відхиленнях від стандарту

Рис. 3.8. Спрямованість тенденцій у відхиленнях від стандарту

Таблиця 3.8

Можливий вибір поведінки менеджера

Ситуація

Наслідки

1

2

Нічого не робити

Результати перевірки відповідають стандартам - найбільш прийнятною для фірми реакцією на результати контролю є підтримання status quo, тобто збереження поточного стану

Усунути відхилення

У ході виконання роботи були помічені будь-які відхилення від заданих стандартів. Доцільним буде бути внесення змін у діяльність об'єкта контролю (корекція роботи).

Якщо причиною відхилення фактичних показників роботи була недостатньо висока ефективність робочих операцій або дій, менеджеру слід зробити коригувальні дії: зміна стратегії, структури або практики розподілу винагород, реалізація програм додаткової тренінгу персоналу, ре-дизайн робочих завдань або заміна працівників.

Менеджер, який прийняв рішення про проведення коригувальних заходів, повинен також вирішити, чи слід йому зробити негайні або основні коригувальні дії. Негайні коригувальні дії полягають у виправленні проблеми відразу після її виникнення, внаслідок чого робочий процес повертається в нормальне русло. При виборі основних коригувальних дій насамперед з'ясовується, з якої причини і наскільки фактичні показники відхиляються від встановлених стандартів і норм, і тільки після цього вживаються відповідні заходи до джерела відхилення. Ефективні управлінці завжди проводять ретельний аналіз відхилень і, якщо це економічно виправдано, витрачають певний час на постійну коригування значних розбіжностей між запланованою нормою і фактичними показниками ефективності

Переглянути стандарт

Ситуація визначається тим, що в ході виконання перевірки виявляється, що відбулися радикальні зміни у зовнішній або внутрішньому середовищі, які роблять встановлені завдання нездійсненними.

Доцільно усувати не всі помітні відхилення від стандартів. Іноді самі стандарти можуть виявитися нереальними, оскільки вони грунтуються на планах, а плани - це лише прогнози майбутнього. При перегляді планів повинні переглядатися і стандарти

Приклад. Торгової фірмі був заданий щорічне зростання товарообігу на 23%. Однак у міру насичення ринку, зниження платоспроможного попиту і загострення конкуренції таке зростання може стати нереальним. Отже, необхідно знизити цей показник, тобто змінити стандарт.

Іноді відхилення бувають результатом того, що запланований стандарт або норма нереалістичні; іншими словами, мета або недосяжна, або, навпаки, занижена. У таких випадках корекції вимагає норма, а не робочий процес.

Приклад. Даний тип збільшення норм і стандартів нерідко зустрічається в спорті, коли спортсмени протягом сезону підвищують свої робочі цілі, якщо вони досягли намічених показників раніше запланованого терміну.

Більш важке завдання - перегляд стандартів і норм у бік зменшення. Якщо співробітник або підрозділ істотно не виправдовують очікувань у досягненні мети, їх природна реакція полягає в тому, що вони перекладають відповідальність за таке відхилення на сам намічений стандарт або встановлену норму. Якщо ж керівництво впевнене, що норма реалістична, слід відстоювати цю точку зору і пояснити співробітникам і менеджерам, що в майбутньому їхня робота покращиться, а потім провести необхідні коригуючі заходи.

Іноді контроль називають зворотним зв'язком. Зворотній зв'язок - це дані про отримані результати. Впливаючи на об'єкт управління, отримують інформацію про новий стан. На підставі цієї інформації приймають нові рішення і здійснюють впливу. Прикладом зворотного зв'язку є звіт підлеглого керівнику про свою роботу. Керівник виявляє помилки і прорахунки підлеглого і коригує його дії для виправлення негативної ситуації. Система зворотного зв'язку дозволяє керівнику виявити непередбачені проблеми і скоригувати свою лінію поведінки так, щоб уникнути відхилення в роботі організації від найефективнішого шляху її руху до поставлених цілей.

Всі системи зворотного зв'язку включають одні й ті ж основні елементи і працюють на одних принципах. Ці системи, по-перше, мають цілі; по-друге, використовують зовнішні ресурси; по-третє, перетворять зовнішні ресурси для внутрішнього використання; по-четверте, стежать за значними відхиленнями від намічених цілей; по-п'яте, коректують ці відхилення для того , щоб забезпечити досягнення цілей. Деякі організації створили цілі системи контролю, завданням яких є забезпечення досягнення планових показників в діяльності. Тобто система контролю забезпечує зворотний зв'язок між очікуваннями, визначеними первісними планами і реальними показниками діяльності організації.

Функцію контролю виконує кожен керівник. Об'єктом контролю можуть бути насамперед посадові особи, процеси, що відбуваються в організації, а також в цілому організація.

Наприклад, предметом контролю виробництва є кількість і якість продукції, дотримання технології, терміни виконання робіт. Менеджери, що відповідають за фінанси фірми, контролюють її доходи і витрати, порівнюють величину фактично отриманого прибутку з очікуваною. Менеджера з кадрів цікавить усе, що пов'язане з людьми: чи немає запізнень, прогулів та інших порушень дисципліни, на які роботи потрібен додатковий персонал, чи задоволені співробітники своїм становищем у фірмі. Таким чином, суб'єктами контролю в організаціях є менеджери, однак суб'єктами контролю можуть виступати і державні органи влади.

Слід мати на увазі, що будь-який керівник, незалежно від рангу, повинен розглядати контроль як невід'ємну частину своїх посадових обов'язків. Функції планування, організації, мотивації не можна здійснювати у відриві від функції контролю. Всі вони є невід'ємною частиною загальної системи управління, провідною організацію до отримання результату діяльності. Діяльність організації повинна забезпечити отримання необхідного результату, вона завжди протікає як керований процес.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук