Облік розрахунків з підзвітними особами

У процесі фінансово-господарську діяльність у організацій виникає необхідність придбання матеріальних цінностей, а також різних робіт, послуг не тільки за безготівковим розрахунком, але й готівкові гроші. У таких випадках для оплати зазначених видатків працівникові видаються готівкові грошові кошти з каси у вигляді підзвітної авансу.

Підзвітними сумами називають грошові аванси, видані працівникам організації на відрядження та адміністративно-господарські витрати.

Підзвітними особами вважаються працівники організації, отримали авансом кошти з каси підприємства відповідно до Положення про порядок ведення касових операцій з банкнотами і монетою Банку Росії на території Російської Федерації, затвердженим ЦБ РФ від 12 жовтня 2011 № 373-П, видають готівку під звіт:

  • 1) на господарсько-операційні витрати:
    • - Канцелярські, поштово-телеграфні і т.п .;
    • - Придбання пально-мастильних матеріалів;
    • - Витрати, пов'язані з придбанням матеріалів по дрібному опту в роздрібній торгівлі;
  • 2) для майбутніх витрат на відрядження;
  • 3) на представницькі витрати.

Підставою для заповнення зведених регістрів з обліку розрахунків з підзвітними особами є видаткові касові ордери на суми, видані під звіт, авансові звіти - на витрачені суми; нові прибуткові або видаткові касові ордери - на розбіжність у сумах отриманих та витрачених. До обліку приймаються авансові звіти, перевірені арифметично, по суті щодо доцільності і необхідності витрат, відповідності їх призначенню авансу і затверджені керівником організації. Бухгалтер опрацьовує авансовий звіт, проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, що відповідають напрямку витрати.

Грошові кошти в підзвіт видаються за видатковими касовими ордерами і повинні витрачатися суворо за призначенням. За одержаними грошовими коштами підзвітні особи повинні скласти авансовий звіт з додатком виправдувальних документів (товарні чеки за куплений товар, проїзні документи) і представити їх бухгалтеру.

Порядок видачі та звітності у використанні підзвітних сум встановлюється наказом керівника організації. Для обліку коштів, виданих підзвітним особам, застосовується форма АО-1 "Авансовий звіт", яка складається в одному примірнику підзвітною особою і працівником бухгалтерії.

На зворотному боці форми підзвітна особа записує перелік документів, підтверджують вироблені витрати: посвідчення про відрядження, квитанції, транспортні документи, товарні чеки та інші виправдувальні документи і суми витрат по них. Документи, додані до авансового звіту, нумеруються підзвітною особою в порядку їх запису в звіті.

У бухгалтерії перевіряються цільове витрачання коштів, наявність виправдувальних документів, підтверджують вироблені витрати, правильність їх оформлення і підрахунку сум, а також на зворотному боці форми вказують суми витрат, прийняті до обліку, і рахунки (субрахунку), які дебетуються на ці суми.

Перевірений авансовий звіт затверджується керівником або уповноваженою на це особою і приймається до обліку. Залишок невикористаного авансу здається підзвітним обличчям до каси організації за прибутковим касовим ордером в установленому порядку. Перевитрата за авансовим звітом видається підзвітній особі за видатковим касовим ордером.

На підставі даних затвердженого авансового звіту бухгалтерією проводиться списання підзвітних грошових сум у встановленому порядку.

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами".

Розглянемо господарські проводки з обліку виданих підзвітних сум працівникам на відрядження та адміністративно-господарські витрати:

Д 71 "Розрахунки з підзвітними особами";

До 50 "Каса" - видано в підзвіт на господарські потреби і витрати на відрядження;

Д 71 "Розрахунки з підзвітними особами";

До 50 "Каса" - видано у відшкодування допущеної перевитрати;

Д 10 "Матеріали";

До 71 "Розрахунки з підзвітними особами" - оприбутковано матеріали, придбані через підзвітних осіб;

Д 26 "Загальногосподарські витрати";

До 71 "Розрахунки з підзвітними особами" - списані витрати на відрядження;

Д 50 "Каса";

До 71 "Розрахунки з підзвітними особами" - повернуті в касу невитрачені підзвітні суми;

Д 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей";

До 71 "Розрахунки з підзвітними особами" - неповернені вчасно підзвітні суми відображені як недостача;

Д 73/2 "Розрахунки з відшкодування матеріального збитку";

До 94 "Нестачі і втрати від псування цінностей" - сума нестачі віднесена в недостачу винній особі.

Аналітичний облік за рахунком 71 "Розрахунки з підзвітними особами" ведеться по кожній сумі, виданої під звіт.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >