Навігація
Головна
 
Головна arrow Інформатика arrow Інформаційні технології в менеджменті
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Автоматизоване робоче місце

Зростаючі темпи інформатизації суспільства сприяють підвищенню ролі обчислювальної техніки в управлінських процесах. Можливості сучасної обчислювальної техніки для автоматизації процесу обробки інформації дозволяють збільшити продуктивність праці, підвищити ефективність роботи з документами і прискорити обмін управлінською інформацією.

В даний час велике поширення набула концепція розподілених автоматизованих систем управління, спрямованих на локальну обробку інформації. Це дозволяє організувати поділ праці управлінського персоналу та автоматизувати виконання ним своїх функцій. Для реалізації даної ідеї необхідно створити для кожного рівня управління і кожної предметної області автоматизовані робочі місця на базі персональних комп'ютерів.

Автоматизоване робоче місце (АРМ) - це комплекс засобів обчислювальної техніки і програмного забезпечення, що розташовується безпосередньо на робочому місці співробітника і призначений для автоматизації його роботи в рамках спеціальності.

Автоматизовані робочі місця повинні створюватися строго відповідно до їх передбачуваним функціональним призначенням. Однак загальні принципи створення АРМ залишаються незмінними:

• системність;

• гнучкість;

• стійкість;

• ефективність.

Під принципом системності розуміється наступне: автоматизоване робоче місце має представляти собою систему взаємопов'язаних компонентів. При цьому структура АРМ повинна чітко відповідати тим функціям, для виконання яких створюється дане автоматизоване робоче місце.

Принцип гнучкості має величезне значення при створенні сучасних та ефективно працюючих автоматизованих робочих місць. Даний принцип означає можливість пристосування АРМ до передбачуваної модернізації як програмного забезпечення, так і технічних засобів. В даний час, коли швидкість застарівання програмних і технічних засобів постійно зростає, дотримання даного принципу стає одним з найважливіших умов при створенні АРМ.

Для забезпечення принципу гнучкості в реально працюючих автоматизованих робочих місцях всі підсистеми окремо взятого АРМ виконуються у вигляді окремих, легко замінних модулів. Щоб при заміні не виникало проблем несумісності, всі елементи повинні бути стандартизовані.

Велике значення має принцип стійкості. Він полягає у виконанні закладених в АРМ функцій, незалежно від впливу як внутрішніх, так і зовнішніх факторів. При виникненні збоїв працездатність системи повинна швидко відновлюватися, неполадки окремих елементів повинні легко усуватися.

Принцип ефективності передбачає, що витрати на створення і експлуатацію системи не повинні перевищувати економічну вигоду від її реалізації. Крім того, при створенні АРМ слід враховувати, що його ефективність багато в чому визначатиметься правильним розподілом функцій і навантаження між працівником і машинними засобами обробки інформації, ядром яких є персональний комп'ютер. Тільки при дотриманні цих умов АРМ стає засобом підвищення не тільки продуктивності праці та ефективності управління, а й соціальної комфортності фахівців.

Практичний досвід використання АРМ як одного з елементів розподілених систем управління дозволяє виділити наступні вимоги до ефективно і повноцінно функціонуючому автоматизованого робочого місця:

• своєчасне задоволення інформаційних потреб користувача;

• мінімальний час відповіді на запити користувача;

• адаптація до рівня підготовки користувача і специфіці виконуваних ним функцій;

• можливість швидкого навчання користувача основним прийомам роботи;

• надійність і простота обслуговування;

• дружній інтерфейс;

• можливість роботи в складі обчислювальної мережі.

Розглянемо структуру автоматизованого робочого місця та зв'язку між його складовими частинами. Зазвичай АРМ складається з технічних і програмних засобів обчислювальної техніки, а також необхідної методичної документації, що дозволяє користувачеві ефективно взаємодіяти з даними засобами.

Інформаційне забезпечення означає постійну інформаційну підтримку кожного окремо взятого автоматизованого робочого місця. Функціонування сучасних АРМ неможливо без постачання своєчасною, достовірною та якісною інформацією.

Методична документація являє собою комплекс документів, що стосуються порядку функціонування даного АРМ і, як правило, включає вхідні і вихідні документи, інструкційні карти, посадові інструкції та ін.

Створення продуманого, що не складного в освоєнні комплексу методичної документації особливо важливо, коли в організації вперше впроваджується система автоматизованих робочих місць. У цьому випадку необхідно докладно пояснити співробітникам порядок роботи з новим для них обладнанням, а також всі позитивні сторони його використання.

При необхідності слід організувати для працівників відвідування курсів підвищення кваліфікації по роботі з обчислювальною технікою. Необхідно зробити все можливе, щоб при впровадженні в організації сучасних технологій обробки інформації співробітники не вважали з'явилися технічні засоби перешкодою їхнім звичайній роботі, а зрозуміли всю вигоду і всі переваги їх використання.

В даний час є величезний вибір різних програмних продуктів, що відповідають майже всім вимогам, що накладаються на них представниками різних професій. Однак трапляються ситуації, коли виникає потреба в якихось інших програмах. У таких випадках розробляються спеціальні АРМ професійного призначення. При створенні таких програм необхідно брати до уваги такі моменти, як:

• розв'язувані задачі;

• взаємодія з іншими фахівцями;

• професійні звички і схильності співробітника;

• розробка не тільки функціонального програмного забезпечення (ФПО), але і спеціальних технічних засобів (миша, мережу, автоматичний набір телефонних номерів та ін.).

Створення ефективно працюють професійних АРМ дозволяє підвищити продуктивність праці фахівців і скоротити чисельність персоналу. При цьому підвищуються швидкість обробки інформації та її достовірність, що необхідно для ефективного планування і управління.

Для ефективного використання комплексу АРМ необхідно, перш за все, чітко визначити, для яких саме фахівців (керівників, економістів, статистиків, бухгалтерів) будуть створюватися автоматизовані робочі місця. Склад і число АРМ залежать від профілю діяльності організації, її структури, масштабів та інших параметрів.

На практиці розробка конкретних АРМ найчастіше є автоматизацію найбільш типових функцій, виконуваних співробітником на даному робочому місці. При цьому необхідно врахувати, що АРМ співробітника повинні складати тільки ті програми, які дійсно необхідні фахівцеві для роботи. Надмірна кількість програмного забезпечення на робочому місці займає ресурси ПК і може відволікати співробітника від виконання своїх обов'язків.

Для вирішення даної проблеми слід чітко визначити інформаційні потреби кожного фахівця - передбачуваного користувача АРМ. Взагалі кажучи, такі потреби кожен користувач повинен сформулювати самостійно. Оптимальна реалізація створюваної системи можлива тільки в тому випадку, якщо користувачі можуть визначити свої цілі і вказати характер інформації, необхідної їм для досягнення цих цілей. Крім того, такий підхід до вирішення завдання формування програмного забезпечення АРМ усуває психологічний бар'єр у відносинах між людиною і машиною. У цьому випадку користувач сам визначає ті операції, які він постійно виконує, і чітко знає, які саме програми були встановлені для їх автоматизованого виконання.

Однак на практиці співробітникам організації не завжди просто чітко визначити свої потреби в необхідної для роботи інформації. У цьому випадку отримати відомості про виконувані співробітником операціях і використовуваних для цього даних можна двома різними способами: задавши співробітнику пряме запитання або отримавши відомості непрямим шляхом.

У першому випадку співробітники письмово складають спеціальні довідки, що містять:

• перелік своїх основних обов'язків;

• конкретну інформацію, необхідну для виконання вищевказаних обов'язків.

Потреби в інформації визначаються співробітником виходячи зі складу основних обов'язків і прийнятих у процесі їх виконання рішень.

При використанні іншого підходу відомості про виконувані обов'язки та інформаційних потребах отримують непрямим шляхом. Розробник АРМ просить співробітників - користувачів майбутніх АРМ - описати те, що відбувається в процесі виконання ними посадових обов'язків. Після цього розробник повинен сформулювати конкретні питання, на які необхідно отримати відповіді в припущенні, що АРМ вже функціонує. Такий підхід також дозволяє співробітнику отримати більше уявлення про свою діяльність і, зокрема, про процес прийняття складних рішень.

Результатом застосування будь-якого з вищевказаних підходів повинен бути чітко сформульований перелік функцій, виконуваних співробітником, і його інформаційних потреб. Наступними кроками на шляху до створення АРМ є визначення тих функцій з даного переліку, які можуть бути автоматизовані, і вибір програм, за допомогою яких це можна зробити.

Працівник будь-якої спеціальності за допомогою АРМ може виконувати наступні операції:

• вводити письмову інформацію з клавіатури і візуально контролювати цей процес за допомогою монітора;

• редагувати дані;

• переміщати, копіювати, видаляти інформацію;

• виводити інформацію на екран, принтер, записувати її на носії;

• переносити дані з одного ПК на інші за допомогою носіїв інформації;

• обмінюватися даними по каналах зв'язку в рамках локальної обчислювальної мережі або мережі Інтернет;

• накопичувати і зберігати дані;

• здійснювати пошук і збір необхідної інформації, оновлювати дані;

• отримувати інформацію з баз даних;

• здійснювати захист інформації.

Визначимо складу програмного забезпечення, необхідного для створення типових АРМ. Нагадаємо, що склад конкретних АРМ в значній мірі залежить від конкретної організації і посадових обов'язків, що виконуються співробітниками.

Розглянемо основні підходи до комплектування АРМ керівника. Під керівником будемо розуміти не тільки главу організації, по та його заступників, головного бухгалтера, головного інженера, начальників структурних підрозділів підприємства, тобто керуючих різних рівнів. Для цих категорій співробітників виконувані ними функції багато в чому схожі, тому склад функціонального програмного забезпечення АРМ буде приблизно однаковий.

Найчастіше керівнику інформація необхідна у зв'язку із здійсненням процесу управління. Характер потреб в інформації залежить головним чином від двох факторів: особистих якостей керівника (знання інформаційних систем, стиль управління, уявлення про потреби в інформації) та організаційної структури управління, в рамках якої приймаються рішення.

Чим вище компетентність керівника в області інформаційних систем, тим більш складними і точними будуть його потреби в інформації. Реальні уявлення про можливості та вимагає витрат ставлять його в набагато більш вигідне становище щодо надання допомоги в розробці ефективної системи.

Технічна підготовка керівника, стиль керівництва і здатність приймати рішення - все це впливає на характер і обсяг необхідної їм інформації. Деякі керівники воліють приймати рішення на основі детальної інформації, інші ж - на основі інформації більш загального характеру, використовуючи при цьому особисті консультації з підлеглими.

Власні подання керівника про потреби в інформації також надають велике значення на склад програмного забезпечення АРМ. Найчастіше керівники коливаються між бажанням знати тільки необхідні дані або ж знати всю інформацію. Багато керівників не уявляють собі, яка інформація їм необхідна.

Існує кілька точок зору керівників щодо їх обов'язків щодо поширення інформації серед своїх підлеглих. Керівник, який не може або не хоче розподіляти повноваження, зазвичай прагне затримати інформацію.

Проблеми інформаційного забезпечення управління залежать від масштабів підприємства і складності його організаційної структури. Більш великі підприємства, що мають більш складну організаційну структуру, вимагають застосування більш формальних інформаційних систем, а потреби в інформації набувають ще більшого значення для здійснення операцій.

На кожному рівні управління необхідна різного типу інформація і, як правило, в різній формі. На рівні планування потрібні одноразове повідомлення, висновки або одноразовий запит; на рівні календарно-планового керівництва - повідомлення про відхилення, висновки і різні повідомлення про періодичні оцінках. На рівні оперативного контролю необхідно формальне повідомлення про встановлені процедурах і щоденне повідомлення про здійснення операції для забезпечення оперативного контролю діяльності.

Чим складніша структура організації, тим легше визначити потреби в інформації. Там, де права та обов'язки чітко визначені, взаємозв'язку зрозумілі, а сфери прийняття рішень обмежені, потреби в інформації встановити легше. В обов'язки керівника входить:

• прийняття управлінських рішень в межах свого кола обов'язків;

• аналіз та узагальнення інформації, необхідної для прийняття даних рішень;

• визначення необхідних дій для реалізації прийнятих рішень і визначення кола осіб, які повинні забезпечити їх виконання;

• формулювання завдань для конкретних співробітників, що беруть участь в процесі реалізації управлінського рішення, і доведення до них цих завдань;

• контроль виконання завдань.

Очевидно, що більшість сучасних АРМ не може прийняти на себе функцію прийняття управлінських рішень, але вони можуть істотно полегшити і прискорити виконання керівником цієї функції. До складу функціонального програмного забезпечення АРМ керівника доцільно включити як мінімум наступні програмні засоби:

• текстовий процесор;

• табличний процесор;

• особисту інформаційну систему (органайзер);

• СУБД (для роботи з базами даних з усіх аспектів діяльності організації, а також для отримання необхідної архівної та оперативної інформації);

• прикладну експертну систему (при необхідності);

• web-браузер;

• програму електронної пошти.

При розробці АРМ фахівців необхідно, в першу чергу, враховувати характер виконуваних ними посадових обов'язків. Інформаційні потреби рядових співробітників, так само як і управлінського апарату, залежать від таких факторів, як особисті якості співробітника і структура організації. Що стосується особистих якостей, велике значення має знання інформаційних систем і технологій, а також уявлення про потреби в інформації.

В області структури організації істотну роль грає профіль її діяльності. Наприклад, хоча на великому промисловому підприємстві і в невеликій торговій фірмі функції бухгалтерії по суті однакові, але конкретні завдання, які виконуються співробітниками бухгалтерії, а також типи документів, з якими доводиться працювати, можуть сильно відрізнятися. Тому вкрай важливі правильний підбір і конфігурація програмних продуктів для роботи конкретної організації.

Розглянемо склад програмного забезпечення АРМ найбільш поширених спеціальностей. Зазначені нижче програми складають мінімальний набір програмних засобів для усередненого фахівця.

Сучасний етап економічного розвитку суспільства значно впливає на склад і зміст функцій, виконуваних бухгалтером. Від нього потрібно не тільки знання традиційного бухгалтерського обліку, а й уміння працювати з цінними паперами, обгрунтовувати інвестиції грошових коштів, мати об'єктивне уявлення про економічний і фінансовий стан організації та ін. У цьому значну допомогу може надати використання сучасних комп'ютерних технологій.

Застосування засобів обчислювальної техніки дозволяє автоматизувати багато функції, виконувані бухгалтером. Основними функціями бухгалтерії є:

• облік:

- Грошових коштів у центральній касі і на розрахунковому рахунку (рахунках) організації в банках;

- Розрахунків з персоналом з оплати праці співробітників;

- Товарних операцій (для торгових організацій);

- Матеріалів і основних засобів, наявних в організації (більше значення має для промислових підприємств);

- Оподаткування;

• ведення:

- Розрахунків з підприємствами-постачальниками, замовниками, співвиконавцями і пр .;

- Зведеної бухгалтерської звітності.

Цей перелік функцій бухгалтерії далеко не повний, він дає лише загальне уявлення про те, виконання якого мінімального кола завдань повинен забезпечувати програмний комплекс АРМ бухгалтера. Окремий коло завдань являє собою забезпечення інформаційних зв'язків бухгалтерії із зовнішніми організаціями. Це означає, що необхідно організувати своєчасне отримання співробітниками бухгалтерії нормативних та методичних матеріалів, а також передачу зведеної звітності відповідним зовнішнім організаціям. До таких організацій належать вищі органи влади та управління, податкові інспекції, органи статистики та ін.

Бажано організувати межмашинного обмін інформацією з банками в рамках системи "клієнт - банк". Ця послуга пропонується тим банком, який обслуговує розрахунковий рахунок даної організації. Вона полягає в наданні можливості управління цим рахунком безпосередньо з офісу організації. Програми системи "клієнт - банк" дозволяють реалізовувати багато корисні функції: створення платіжних доручень і передача їх в банк по модему, отримання виписок з розрахункового рахунку та ін. Для забезпечення захисту переданих даних передбачено обов'язкове використання спеціальних засобів захисту інформації (шифрування, електронний підпис) . Використання такої системи має багато позитивних сторін. Вона дозволяє економити час, прискорити обслуговування клієнтів (за рахунок оперативного отримання інформації про надходження на рахунок грошових коштів). Також застосування даної технології позбавляє співробітників від необхідності постійних поїздок в банк для здійснення платежів.

Таким чином, функціональне програмне забезпечення АРМ бухгалтера повинно включати наступні програми:

• текстовий процесор;

• систему обробки фінансово-економічної інформації;

• особисту інформаційну систему (органайзер);

• СУБД;

• програму електронної пошти;

• програми, що реалізують технологію "клієнт - банк".

На сучасному російському ринку комп'ютерних програм представлено велике число комплексів для автоматизації бухгалтерського обліку. Основною відмінністю між програмними продуктами є їхня орієнтація на велике, середнє чи мале підприємство. Також програми випускаються в локальному та мережевому варіантах. Мережеві варіанти дещо складніше і дорожче. Вони вимагають спеціального устаткування, операційних систем тощо. Крім того, організації для обслуговування мережі необхідний штат кваліфікованих фахівців. Однак мережеві варіанти зручні тим, що включають функції по комп'ютерній обробці управлінської інформації всієї організації.

Для невеликих організацій зручно використовувати так звані пакети міні-бухгалтерії. Вони призначені для автоматизації роботи невеликого штату співробітників бухгалтерії, у яких немає яскраво вираженої спеціалізації по конкретних ділянках бухгалтерського обліку.

Дані пакети розраховані на непідготовлених користувачів, вони прості в освоєнні і роботі. До основних можливостей, що надаються такого роду програмами, належать формування ряду первинних бухгалтерських документів, ведення журналу господарських операцій, складання зведеної бухгалтерської звітності та ін. Найбільш відомими подібними програмними продуктами є "1C: Бухгалтерія", "Турбо-Бухгалтер" та ін.

Для більш великих підприємств малого та середнього бізнесу доцільно використовувати пакети типу "Інтегрована бухгалтерська система". Ці пакети дозволяють вести автоматизований облік по деяких дільницях в автономному режимі з подальшим їх об'єднанням в єдину зведену звітність. Програмні продукти такого типу, що отримали найбільше поширення, є логічним продовженням розвитку пакетів міні-бухгалтерії. Хорошим якістю володіють такі пакети, як "Парус", "Компех +", "Бембі +" та ін.

Для організацій середнього та великого бізнесу найкращим чином підходять пакети типу "Комплексна система бухгалтерського обліку". Головною особливістю подібних програмних продуктів є їх модульну побудову. При цьому кожен модуль відповідає за виконання функцій певної ділянки бухгалтерського обліку. Всі модулі взаємопов'язані, що дозволяє складати зведені звітні документи. Зазвичай подібні комплекси включають в свій склад наступні модулі: "проводка - головна книга - баланс", облік праці заробітної плати, облік основних засобів, облік основних фондів, готової продукції, облік витрат на виробництво, аналіз фінансового стану організації та ін. Такі системи дозволяють підключати нові модулі і таким чином розширювати комплекс і його функціональні можливості. При цьому необхідно дотримуватися умова взаємозв'язку всіх компонентів системи. Найкращим чином це досягається при покупці окремих програмних продуктів (модулів) у однієї і тієї ж фірми.

На ринку бухгалтерських програм добре себе зарекомендували пакети типу "Комплексна система бухгалтерського обліку" таких фірм, як "Інфософт", "Інтелект-сервіс", "Омега" та ін.

Організація автоматизованих робочих місць керівника та бухгалтера є найбільш розробленим напрямом розвитку і впровадження комп'ютерних технологій у процес управління підприємством. Однак функції інших фахівців також можуть бути виконані більш ефективно при впровадженні комп'ютерних технологій. Розглянемо деякі з них.

АРМ фахівця з кадрам. До основних функцій фахівця з кадрів можна віднести наступні:

• визначення кадрового складу організації, складання штатного розкладу;

• підбір і розстановка кадрів;

• поточна робота з кадрами;

• зберігання інформації про співробітників підприємства (особисті дані, відомості про пересування по службі, заохочення і покарання, відпрацьованих годинниках і т.п.).

Для вирішення цих завдань до складу АРМ фахівця з кадрів повинні входити наступні програмні засоби:

• текстовий процесор;

• СУБД;

• програма електронної пошти;

• прикладна експертна система щодо добору і розстановки кадрів.

АРМ секретаря

Основними функціями секретаря є:

• забезпечення керівника оперативною інформацією про діяльність підприємства;

• ведення календаря ділових зустрічей, нарад та ін .;

• забезпечення комунікацій між керуючими різних рівнів;

• підготовка необхідних документів.

Для виконання цих функцій необхідний наступний набір програм:

• текстовий процесор;

• табличний процесор;

• особиста інформаційна система (органайзер);

• СУБД;

• web-браузер;

• програма електронної пошти;

• система управління документами.

АРМ юриста

Основними функціями юриста є:

• підготовка шаблонів основних документів організації (зразки договорів, зовнішніх звітів, довідок, переданих стороннім організаціям, і т.п.);

• юридичний супровід угод.

До складу відповідного автоматизованого робочого місця входить:

• текстовий процесор;

• особиста інформаційна система (органайзер);

• СУБД;

• web-браузер;

• програма електронної пошти;

• спеціалізовані довідково-правові системи ("Гарант", "КонсультантПлюс" і т.п.).

Крім того, до складу автоматизованої системи управління можуть входити АРМ співробітника відділу збуту, АРМ співробітника складу, АРМ співробітника служби безпеки, АРМ маркетолога, АРМ касира тощо. (В залежності від області діяльності організації).

Для кожного з цих фахівців також розробляються відповідні програмні пакети, складові автоматизоване робоче місце.

При створенні в організації комплексу автоматизованих робочих місць необхідно забезпечити між ними взаємний обмін інформацією. Его необхідно у зв'язку з тим, що багато завдань вимагають участі у їх вирішенні різних фахівців і фіксації даних у різних звітних документах.

Так, наприклад, при обліку витрати матеріалів необхідно задіяти автоматизовані робочі місця різних фахівців: АРМ працівника складу, АРМ бухгалтера з матеріального обліку, АРМ відділу маркетингу, АРМ співробітника фінансового відділу і, нарешті, АРМ бухгалтерії по зведеному обліку.

При розрахунку заробітної плати співробітників відповідне АРМ бухгалтерії обмінюється інформацією з АРМ працівника кадрового відділу.

Таким чином, впровадження в організації автоматизованих робочих місць має здійснюватися невідривно від усього процесу інформатизації організації та в рамках створення комплексної автоматизованої системи управління цією організацією.

Слід зазначити, що на даний момент існує велика кількість фірм, що пропонують вже готові автоматизовані робочі місця окремих фахівців або комплекси АРМ. У тому випадку, якщо пропонований ними набір функцій відповідає завданням конкретної організації, то використання цих пакетів програм буде оптимальним рішенням. В іншому випадку необхідно залучати фахівців для розробки спеціалізованих програмних комплексів.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук