Навігація
Головна
 
Головна arrow Інформатика arrow Інформаційні технології в менеджменті
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Методи аналізу та оцінки інформаційних потоків

Важливий етап в раціоналізації існуючих систем управління - аналіз потоків інформації, що має забезпечити виконання цільових завдань проектування й уточнення особливостей існуючої практики планування.

Аналіз існуючих процесів управління може бути виконаний, насамперед, на базі дослідження інформаційної системи підприємства, яка характеризується наявністю існуючої схеми документообігу, системи економічних показників діяльності підприємства, структурним складом підрозділів, що беруть участь у процесі управління, і інтенсивністю потоків даних, що циркулюють між ними.

Опрацьовані матеріали обстеження дозволяють провести аналіз системи планування та управління як в окремих підрозділах керуючої системи, так і на підприємстві в цілому, а також створити передумови для побудови стрункої схеми обробки даних.

Діяльність будь-якого підрозділу, пов'язана з управлінням, виражається в створенні різних форм документів і показників.

Аналіз потоків інформації дозволяє виявити:

  • 1) структуру і функції підрозділів підприємства;
  • 2) найменування різних підрозділів і зовнішніх організацій, з якими взаємодіє даний підрозділ;
  • 3) перелік документів, що надходять в підрозділи;
  • 4) перелік документів, що розробляються в кожному підрозділі;
  • 5) перелік всіх повідомлень, що надходять в даний підрозділ, із зазначенням, звідки надійшло кожне з них;
  • 6) перелік всіх виходять з даного підрозділу документів (повідомлень) із зазначенням їх адреси;
  • 7) перелік довідкових даних і законодавчих положень, які у роботі підрозділів;
  • 8) чітке визначення процесів формування і маршрутів руху документів;
  • 9) призначення форм документів;
  • 10) кількість розроблюваних примірників форм документів;
  • 11) періодичність складання документів;
  • 12) підстави і процеси прийняття рішень;
  • 13) список показників, що містяться в кожному конкретному документі (повідомленні), що надходить у підрозділ;
  • 14) список показників, що містяться в кожному конкретному документі, що розробляється в даному підрозділі;
  • 15) список показників, що містяться в кожному конкретному документі (повідомленні), що виходить з даного підрозділу;
  • 16) повторення однакових або однойменних показників у даному підрозділі;
  • 17) застосовність показників;
  • 18) осідання показників у підрозділі;
  • 19) значность показників.

Аналіз потоків інформації з погляду вище перерахованих завдань дозволяє отримати матеріал для вдосконалення існуючої системи планування та управління виробництвом при розробці інформаційної системи підприємства (ІСП).

Для проектування ІСП необхідно з'ясувати схему планування і управління виробництвом в існуючих умовах; повний перелік показників планування, обліку та управління виробництвом на підприємстві; типові процедури розрахунку показників на підприємстві; послідовність робіт, пов'язаних з плануванням та управлінням виробництвом на промисловому підприємстві.

Схема планування і управління виробництвом в існуючих умовах, як видається, виражається інформаційною моделлю системи.

Очевидно, щоб отримати чітке уявлення про параметри існуючої системи планування, в інформаційній моделі необхідно усунути деякі недоліки. Насамперед, це відноситься до факторів, обумовленим сформованою системою документообігу. Інші чинники визначаються існуючої організаційної структурою.

У процесі аналізу інформаційних потоків виявляються всі необхідні показники, їх роль у вирішенні завдань планування та управління, а також необхідність їх використання в умовах ІСП.

Виявлений перелік показників підлягає аналізу з погляду наукового підходу до створення економічної мови планування та управління виробництвом на промислових підприємствах.

Як показують попередні дослідження, всі показники планування, обліку і управління формуються на основі обмеженого числа типових процедур, які можуть бути виявлені в процесі аналізу. Визначення цих процедур може забезпечити розробку стандартних програм для електронно-обчислювальних машин.

Аналіз інформаційних потоків - сполучна ланка між вивченням існуючої системи управління підприємством і її вдосконаленням.

Аналізуючи ІП, уточнюють схему організації управління в досліджуваній системі, що дозволяє виявити ефективність існуючої оргструктури, вузькі місця в системі обробки даних і намітити шляхи до поліпшення існуючої організації управління підприємством. Можна сказати, що мета аналізу ІП - вироблення пропозицій щодо вдосконалення організації системи управління підприємством, яка проводиться на основі дослідження та узагальнення всіх матеріалів, отриманих в ході вивчення системи та її вдосконалення.

Аналіз ІП дозволяє уточнити схему існуючої структури підприємства. Для цього необхідно розглянути всі ланцюжки в системі обробки даних, починаючи з отримання вихідних відомостей; їх поступове перетворення і формування кінцевих даних, які направляються керованій системі в якості команд і зовнішнім організаціям як звітної та іншої інформації. При цьому визначається роль кожного підрозділу в комплексі робіт, виконуваних системою управління підприємством та зафіксованих у схемі обробки даних; будується схема інформаційних зв'язків між підрозділами підприємства. У схемі можуть міститися відомості про конкретні форми інформаційних зв'язків і вказуватися їх кількісні та часові характеристики, а також визначатися канали зв'язку, необхідні для передачі, і виявлятися первинні (вихідні) для підприємства дані. Первинними даними будемо вважати такі, які надходять в систему управління із зовнішнього світу (плани, довідки, патенти і т.д.), виникають у керованій системі (наприклад, дані вимірів) або зберігаються в пам'яті системи управління підприємством. Всі ці відомості об'єднуються тим властивістю, що вони використовуються в роботі системи управління підприємством, надходячи в неї в готовому вигляді. При цьому може бути побудована логічна схема, що характеризує послідовні етапи обробки даних, досліджена доцільність наявних повторень деяких відомостей у системі обробки даних, для чого необхідно докладний розгляд існуючих процедур обробки даних з використанням схеми інформаційних зв'язків, а також визначені первинні (вихідні) показники, необхідні для формування кожного похідного показника.

Ці матеріали використовуються:

  • • для організації системи пам'яті на підприємстві;
  • • визначення кола показників (первинних і похідних), необхідних кожному підрозділу підприємства (кожному працівникові) з метою виконання їх функцій, пов'язаних з обробкою даних;
  • • отримання характеристик існуючої системи обробки даних, таких як осідання показників, ступінь їх використання та ін.

Отримання необхідних матеріалів для аналізу інформаційних потоків досить трудомісткий процес і вимагає для полегшення і прискорення цих робіт використання обчислювальних засобів.

Система документообігу на підприємстві є відображенням його виробничо-господарської діяльності. У міру вдосконалення виробничого процесу відбувалося і зміна документообігу, яке виражалося в появі нових (або ліквідації існуючих) форм документів і зміну маршрутів їх руху.

Таким чином, схема документообігу склалася в результаті тривалого розвитку під впливом об'єктивних і суб'єктивних причин.

Основні об'єктивні причини, що визначають схему документообігу, полягають у закономірності ведення виробничого процесу та його вдосконалення. Ці причини обумовлюють основні принципи і загальні риси систем управління, що представляють собою єдиний процес обробки даних.

Таке становище характерно для систем управління будь-яких типів підприємств з різними схемами обробки даних.

Конкретне віддзеркалення загального контуру управління в даний час проявляється в системах документообігу, тобто в маршрутах руху планових і звітних форм документів і використанні нормативно-довідкових даних.

Суб'єктивні причини накладають певний відбиток на існуючу схему документообігу, проте навіть попереднє ознайомлення може виявити в ній деяку закономірність. Це, передусім, проявляється в наявності різної спрямованості руху планових і звітних форм документів, а отже, і процесів їх утворення і використання. При цьому нормативні документи є як би "живить" базою, тобто використовуються для формування обох груп. Для проведення аналізу системи обробки даних представляється доцільним розділити всі циркулюючі на промисловому підприємстві документи на три основні групи: планові, фактичні (звітні), нормативні.

Для побудови комплексної схеми обробки даних аналіз існуючого документообігу повинен проводитися відповідно до цієї класифікації. В даному випадку аналіз виконується з окремо збудованих схемами планових, фактичних і нормативних документів, а також на прикладі загальної суміщеної схеми документообігу верстатобудівного підприємства.

Все це в підсумку дозволить виявити загальні риси, властиві централізованій системі обробки даних, і виробити рекомендації щодо вдосконалення принципової схеми ІСП.

Аналіз схеми руху планових документів показує, що окремі завдання планування на промисловому підприємстві здійснюються самостійно підрозділами заводоуправління.

Хоча між підрозділами і існують тісні взаємозв'язки, які ускладнюють (заплутують) процес руху планової документації при вирішенні локальних планових завдань, все ж основний потік даних надходить з підрозділів у виробництво, будучи регулятором його діяльності. Наявність зв'язків і так званих зворотних зв'язків між підрозділами пояснюється наступними факторами: існуючої методологією планування; відособленістю підрозділів у вирішенні планово-економічних завдань; децентралізованим використанням нормативів дли вирішення завдань різних рівнів планування.

Це призводить до того, що в процесі функціонування кожному підрозділу доводиться вирішувати планові завдання різних рівнів. Таке становище в аналізованої схемою відображається різними ланцюжками циркулюючих документів і наявністю зворотних зв'язків. Незважаючи на це, все ж можна виділити початок процесу планування та проілюструвати його послідовність, здійснювану різними підрозділами. Причому процес формування та руху планових документів може бути представлений у двох аспектах: з накладенням існуючої організаційної структури і без неї.

При вдосконаленні системи економічних показників і раціоналізації схеми документообігу доцільно зменшити коефіцієнти надмірності реквізитів. Для цього необхідно вдосконалювати структуру форм документів як основних носіїв інформації:

  • • усунути з документообігу зайві форми, що містять одну і ту ж інформацію;
  • • раціоналізувати схему документообігу на базі комплексності їх обробки;
  • • скоротити (по можливості) кількість постійних (нормативно-довідкових) реквізитів у формах документів. Вирішення цих питань викликає необхідність проведення класифікації показників і ознак, що містяться в різних формах документів по групах.

По тривалості зміни показники можуть бути разові (змінні) і постійні. Разові показники в незмінному вигляді існують дуже невеликий період часу (не більше місяця) і змінюються в документах однакової форми. Постійні показники стійкі, і їх числове значення залишається незмінним тривалий час (ціни, тарифи і т.д.), тобто це всілякі нормативно-расценочние та довідкові показники.

За способом утворення всі показники можна поділити на первинні та похідні.

Показники утворюються трьома способами: шляхом обліку та вимірювання; шляхом прийняття заздалегідь обумовлених норм, нормативів, розцінок і тарифів; шляхом формування нових показників з вже відомих.

Показники, утворені двома першими способами, назвемо первинними, показники, що формуються з інших, - похідними.

По участі в обробці показники можна поділити на оброблювані і необроблювані. Оброблювані показники, у свою чергу, ділять на робочі і допоміжні.

За місцем виникнення показники можна поділити на внутрішні і зовнішні. Великий інтерес представляє класифікація показників за функціями управління: планові, учетноотчетние, конструкторсько-технологічні і т.д.

Ознаки по участі у формуванні показника можуть ділитися на обов'язкові та необов'язкові. До обов'язкових належать ті, які входять складовою частиною в показник і утворюють мінімум частини, що утворює конкретний ознака. Необов'язкові ознаки не беруть участь у формуванні показника, але вони необхідні для подальших розрахунків. По відношенню до процесу обробки показників ознаки можна поділити на групувальні, ознаки-обмежувачі та довідкові.

По відношенню до техніки реєстрації та обробки інформації можна виділити спеціальні, постійні та змінні ознаки.

Для проектування форм документів і вибору носіїв інформації велике значення має розподіл ознак на постійні і змінні.

Подальший аналіз існуючої системи зводиться до виявлення переліку зведених показників, на основі яких приймаються рішення при виконанні тих чи інших функцій управління. Для кожного зведеного показника визначаються процедури їх формування та перелік первинних показників, які при цьому використовуються.

Після здійснення аналізу інформаційних потоків настає етап аналізу системи обробки інформації.

Обстеження - его вивчення та діагностичний аналіз існуючої системи обробки інформації. Матеріали, отримані в результаті обстеження, повинні бути використані для обгрунтування розробки та поетапного впровадження систем; складання технічного завдання на розробку систем; розробки технічного і робочого проектів систем.

Обстеження проводиться розробниками спільно із замовником після видання наказу замовника про проведення робіт з передпроектному обстеженню.

Обстеження починається з вивчення виробничо-економічних характеристик об'єкта, основних функцій, здійснюваних підрозділами та їхніми керівниками. Далі вивчаються:

  • • задачі, що забезпечують реалізацію функцій управління;
  • • організаційна структура;
  • • штати і зміст робіт з управління на підприємстві;
  • • характер підпорядкованості вищим органам управління.

У процесі обстеження повинні бути виявлені: інструктивно-методичні та директивні матеріали, на підставі яких визначаються склад підсистеми та перелік завдань; можливості застосування нових методів вирішення завдань. При вивченні кожної функціональної завдання управління розглядаються: найменування завдання; терміни і періодичність рішення задачі; ступінь формализуемости завдання; джерела інформації, необхідні для вирішення завдання; показники і їх кількісні характеристики; порядок коригування інформації; діючі алгоритми розрахунку показників і можливі методи контролю; діючі засоби збору, передачі та обробки інформації; діючі засоби зв'язку; прийнята точність рішення задачі; трудомісткість рішення задачі; діючі форми представлення вихідних даних і результатів їх обробки у вигляді документів; споживачі результатнойінформації по завданню. При обстеженні документообігу слід скласти схему маршруту руху документів, яка повинна відобразити: кількість документів; місце формування показників документа; взаємозв'язок документів при їх формуванні; маршрут і тривалість руху документа; місце використання і зберігання даного документа; внутрішні і зовнішні інформаційні зв'язки; обсяг документа в знаках.

За результатами обстеження слід встановити перелік завдань управління, вирішення яких доцільно автоматизувати, і черговість їх розробки.

У звіті по обстеженню, званому техніко-економічним обґрунтуванням (ТЕО), наводяться: характеристика матеріально-технічної бази виробництва підприємства (об'єднання), чисельність працівників за категоріями, основні техніко-економічні показники виробництва і реалізації продукції, короткий опис функцій підрозділів та посадових осіб, схеми інформаційних зв'язків і обсяг інформації за періодами, схеми маршрутів руху документів, дані про рівень автоматизації управлінської праці і методах управління.

В ТЕО обгрунтовуються пропозиції щодо вдосконалення системи управління, виділяються функції, що підлягають автоматизації, вказуються першочерговим комплекс завдань і попередній перелік засобів системи, проводиться орієнтовна оцінка економічної ефективності створення ЕІС.

Технічне завдання на систему розробляється замовником за безпосередньої участі розробника.

Технічне завдання - це документ, затверджений у встановленому порядку, що визначає цілі, вимоги і основні вихідні дані, необхідні для розробки автоматизованої системи управління, і містить попередню оцінку економічної ефективності системи.

Затверджене технічне завдання є документом, яким розробники повинні керуватися на всіх етапах створення системи та проектування завдань. Зміни, що вносяться до технічне завдання, повинні оформлятися протоколом, що є частиною технічного завдання. Протокол повинен затверджуватися замовником.

При розробці технічного завдання слід встановити загальну мету створення ЕІС, визначити склад підсистем і завдань; розробити й обґрунтувати вимоги, пропоновані до інформаційних підсистем; розробити й обґрунтувати вимоги, пропоновані до інформаційної бази, математичного та програмного забезпечення, комплексу технічних засобів (включаючи засоби зв'язку і передачі даних); встановити загальні вимоги до проектованої системи; визначити перелік завдань і виконавців, а також етапи створення системи та терміни їх виконання; провести попередній розрахунок витрат на створення системи і визначити рівень економічної ефективності її впровадження.

Технічне завдання повинно включати наступні розділи.

Введення.

  • 1. Підстава для розробки системи.
  • 2. Загальні положення.
  • 3. Функціональну частину системи.
  • 4. Забезпечуючу частина системи.
  • 5. Організацію робіт і виконавців.
  • 6. Етапи розробки та впровадження системи.
  • 7. Попередній розрахунок витрат на створення системи та економічної ефективності від її впровадження.

Після затвердження технічного завдання розробляються координаційний план створення системи, мережевий графік робіт і проводиться розрахунок витрат на розробку системи.

Підставою для розробки технічного проекту системи є технічне завдання, затверджене замовником.

Технічний проект системи - це технічна документація, затверджена в установленому порядку, що містить загальносистемні проектні рішення, алгоритм вирішення завдань, а також оцінку економічної ефективності автоматизованої системи управління і перелік заходів щодо підготовки об'єкта до впровадження.

Технічний проект розробляється з метою визначення основних проектних рішень по створенню системи. На цьому етапі здійснюється комплекс науково-дослідних і експериментальних робіт для вибору найкращих варіантів рішень, проводяться експериментальна перевірка основних проектних рішень і розрахунок економічної ефективності системи.

Фактично технічний проект містить комплекс економіко-математичних і алгоритмічних моделей.

Повний комплект технічного проекту на систему включає десять документів.

  • 1. Пояснювальну записку.
  • 2. Функціональну та організаційну структури системи.
  • 3. Постановку завдань і алгоритм рішення.
  • 4. Організацію інформаційної бази.
  • 5. Альбом форм документів.
  • 6. Систему математичного забезпечення.
  • 7. Принцип побудови комплексу технічних засобів.
  • 8. Розрахунок економічної ефективності системи.
  • 9. Заходи щодо підготовки об'єкта до впровадження системи.
  • 10. Відомість документів.

З наведеного переліку третій документ (Постановка завдань і алгоритм рішення) виконується для кожної окремої задачі, що включається в ЕІС, решта документи є загальними для всієї системи. Крім того, документи 1, 2, 5, 8, 9 можуть розроблятися для окремих підсистем.

Всі перераховані документи можна згрупувати і представити у вигляді чотирьох основних частин технічного проекту: економіко-організаційної, інформаційної, математичної, технічної.

Економіко-організаційна частина технічного проекту містить пояснювальну записку щодо підстав для розробки системи, перелік організацій-розробників, коротку характеристику об'єкта із зазначенням основних техніко-економічних показників його функціонування та зв'язків з іншими об'єктами, короткі відомості про основні проектних рішеннях по функціональної та забезпечує частинам системи .

У розділі про організаційної та функціональної структурі системи даються обгрунтування виділяються підсистем, їх перелік і призначення; перелік завдань, що вирішуються в кожній підсистемі, з короткою характеристикою їх змісту; схема інформаційних зв'язків між підсистемами і між завданнями в рамках кожної підсистеми.

Для кожного завдання, включеної в комплекс першочергових завдань, виконуються її постановка і алгоритм рішення. У цей розділ технічного проекту включаються:

  • • організаційно-економічна сутність задачі (найменування, мета рішення, короткий зміст, метод, періодичність та час вирішення завдання, способи збору та передачі даних, зв'язок задачі з іншими завданнями, характер використання результатів рішення, в яких вони використовуються);
  • • економіко-математична модель задачі (структурна і розгорнута форма подання);
  • • вхідна оперативна інформація (характеристика показників, їх значность і діапазон зміни, форми подання);
  • • нормативно-довідкова інформація (НДІ) (зміст і форми подання);
  • • інформація, що зберігається для зв'язку з іншими завданнями;
  • • інформація, що накопичується для подальших рішень даної задачі;
  • • інформація щодо внесення змін (система внесення змін і перелік інформації, яка піддається змінам);
  • • алгоритм вирішення задачі (послідовність етапів розрахунку, схема, розрахункові формули);
  • • контрольний приклад (набір заповнених даними форм вхідних документів, умовні документи з накопичуваної та збереженої інформацією, форми вихідних документів, заповнені за результатами рішення економіко-технічної задачі і відповідно до розробленого алгоритмом розрахунку).

У документі "Розрахунок економічної ефективності системи" міститься зведений кошторис витрат, пов'язаних з експлуатацією систем, наводиться розрахунок річної економічної ефективності, джерелами якої є оптимізація виробничої структури господарства (об'єднання), зниження собівартості продукції за рахунок раціонального використання виробничих ресурсів і зменшення втрат, поліпшення прийнятих управлінських рішень.

У документі "Заходи щодо підготовки об'єкта до впровадження системи" наводяться перелік організаційних заходів щодо вдосконалення сформованої структури управління, перелік робіт з впровадження системи, які необхідно виконати на стадії робочого проектування, із зазначенням термінів та відповідальних осіб.

Інформаційна частина технічного проекту об'єднує документи 4 і 5. У документі "Організація інформаційної бази" відбиваються джерела надходження інформації та способи її передачі для вирішення першочергового комплексу функціональних завдань; сукупність показників, що використовуються в системі; склад документів, терміни і періодичність їх надходження; основні проектні рішення з організації фонду НСИ; склад НСИ, включаючи перелік реквізитів, їх визначення, значность, діапазон зміни та перелік документів НСИ; перелік масивів НДІ, їх обсяг, порядок і частота коригування інформації; пропозиції щодо уніфікації документації, контрольний приклад по внесенню змін до НСИ; структурна форма НДІ з описом зв'язку між його елементами; вимоги до технології створення і ведення фонду; методи зберігання, пошуку, внесення змін та контролю; визначення обсягів і потоків інформації НДІ. "Альбом форм документів" містить форми НДІ.

Математична частина технічного проекту містить обґрунтування структури математичного забезпечення, а також вибору системи програмування, у тому числі перелік стандартних програм.

Технічна частина технічного проекту передбачає опис і обгрунтування схеми технічного процесу обробки даних; вимог до розробки нестандартного обладнання; обгрунтування і вибір структури комплексу технічних засобів і його функціональних груп; комплекс заходів щодо забезпечення надійності функціонування технічних засобів.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук