Навігація
Головна
 
Головна arrow Інформатика arrow Інформаційні технології в менеджменті
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

ФУНКЦІОНАЛЬНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

У даній главі розглядаються основні класи комп'ютерних технологій, що використовуються в процесі управлінської діяльності. Дані класи охоплюють широкий спектр видів управлінської діяльності, а також використовуються в суміжних галузях. Особливу увагу приділено комп'ютерним технологіям електронного бізнесу.

Комп'ютерні технології підготовки текстових документів і обробки економічної інформації на основі табличних процесорів

Системи підготовки текстових документів підрозділяють на текстові редактори (текстові процесори) і настільні видавничі системи, які розрізняються числом і масштабом виконуваних функцій. Всі типи систем підготовки текстових документів дозволяють швидко вводити інформацію, редагувати її, самі здійснюють пошук помилок, допомагають підготувати текст до роздруківці, а також виконують ряд інших функцій. Використання текстових редакторів значно підвищує продуктивність праці співробітників, що беруть участь у складанні різних видів документів. Прикладом такого програмного засобу може служити текстовий редактор Microsoft Word з пакету Microsoft Office.

Видавничі системи застосовуються при створенні друкованої продукції: для оформлення журналів і книг, барвистих рекламних буклетів і при виконанні інших завдань, вирішення яких неможливе або важкоздійснюваний при використанні звичайних текстових редакторів. Видавничі системи дозволяють готувати до друку і друкувати на високоякісних лазерних принтерах, а також виводити на фотоскладальні автомати складні документи, що вимагають високої якості друку. Залежно від виду підготовлюваного документа доцільно використовувати різні типи видавничих систем.

Для створення матеріалів невеликого обсягу з ілюстраціями, діаграмами, графіками, з використанням в тексті різних барвистих шрифтів зручні системи, зазвичай вживані для підготовки невеликих журналів і газет. Прикладом такої системи може бути Aldus PageMaker.

Інший тип видавничих систем підходить для створення великих, об'ємних документів, наприклад книг. Однією з поширених систем подібного типу є Ventura Publisher.

Видавничі системи будь-якого типу використовуються в основному для здійснення такої важливої операції, як верстка. Це поняття означає розбивку тексту по сторінках певного формату, вставку малюнків, оформлення різних ділянок тексту відповідними шрифтами і т.п. Для здійснення верстки видавничі системи підходять оптимально, однак при цьому в зручності набору і редагування тексту вони поступаються текстовим редакторам. Тому процес підготовки до друкування складних документів зазвичай складається з двох етапів: набір тексту в текстовому редакторі і подальше оформлення за допомогою видавничої системи.

Серед безлічі корисних функцій, якими володіють видавничі системи, можна виділити наступні: використання величезної кількості різних видів шрифтів, які відображаються на екрані так само, як і при друці; широкі можливості при редагуванні зображень, наборі формул, вставці таблиць і up.

Слід зазначити, що сучасні текстові редактори значно наблизилися по набору функцій до видавничим системам. Так, наприклад, редактор Microsoft Word дозволяє вставляти в документ таблиці, малюнки, формули і має ряд інших корисних функцій, які більш докладно будуть розглянуті в подальшому. Розглянемо його функціональні можливості більш докладно.

Текстовий редактор Microsoft Office Word +2010 - досить наочний і типовий приклад розгляду інструментів для роботи з документами. Його основні особливості: наочність інтерфейсу, зручність і багатство функцій, швидкість обробки запитів, різноманітність можливостей. Зробимо акцент, в основному, на можливостях і складі елементів інтерфейсу основного вікна Word 2010 (рис. 3.1).

Елементи інтерфейсу головного окна Word +2010

Рис. 3.1. Елементи інтерфейсу головного окна Word +2010

Як показує рис. 3.1, основними елементами інтерфейсу Word 2010 можна назвати:

• заголовок вікна;

• вкладку "Файл";

• елементи вкладки;

• групу;

• панель швидкого доступу;

• текстове поле;

• стрічку;

• горизонтальні і вертикальні лінійки;

• рядок стану;

• смугу прокрутки.

Зупинимося на кожній складовій вікна більш докладно.

Заголовок вікна - це простір вікна, де показується найменування документа, відкритого в даний момент. Коли буде відкритий наступний документ, його найменування буде відображено в заголовку вікна. Для новостворюваного нового документа, як правило, генерується найменування "Документ 1" ("Документ 2", "Документ 3" і т.д.). Для збереження нового документа потрібно скористатися вкладкою "Файл", знайти підпункт "Зберегти" (або використовувати комбінацію клавіш Ctrl + S). Потім в діалоговому вікні набрати необхідну найменування файлу і скористатися кнопкою "Зберегти", в результаті чого заголовок вікна стане відображати найменування, вказане при збереженні документа.

Якщо Word 2010 відображається у віконному режимі, віконце документа можна переміщати. Щоб здійснити цю дію, необхідно підвести курсор до заголовка вікна, потім натиснути і утримувати ліву кнопку миші (ЛКМ). Коли віконце виявиться в потрібному місці робочого столу, потрібно відпустити кнопку миші (КМ). Подвійний клік по заголовку вікна дозволяє Word +2010 здійснити перехід з віконного в повноекранний режим і, відповідно, навпаки.

Відмінність повноекранного режиму від віконного полягає в тому, що в першому не можна регулювати розмір вікна, а в другому це можна здійснити шляхом перетягування "куточків" віконця. Крім того, можна розсунути його на весь екран, клацнувши на кнопці в правому верхньому куті (подвійний квадратик призначений для згортання у віконний режим), а потім, можна згорнути вікно на панель задач, клацнувши на кнопці. При цьому документ згортається і відображається на робочому столі в якості кнопки на панелі завдань. Документ можна відновити повний розмір, клацнувши по його кнопці, яка знаходиться на панелі завдань, або використовувати комбінацію клавіш Alt + Tab. Крім того, можна скористатися поєднанням клавіш Win + R і набрати шлях до файлу, або зробити ті ж маніпуляції в провіднику: набрати шлях до файлу в адресному рядку або знайти його (тобто файл) звичайним чином і відкрити.

Щоб закрити документ, можна скористатися наступними діями:

• використовувати поєднання "гарячих клавіш" Alt + F4;

• вибрати вкладку "Файл" - "Вихід";

• натиснути на кнопку з хрестиком всередині.

На рис. 3.2 зображено діалогове вікно, на якому показано, як зберегти відкритий документ.

Вкладка "Файл" складається з переліку найбільш часто виконуваних завдань і ряду необхідних функцій. Відображається на пункті меню "Відомості" за замовчуванням (рис. 3.3).

Стрічка - це область вгорі екрану розміром трохи більше 2,54 см (якщо дозвіл монітора складає 1360x768), де містяться всі найбільш типові набори команд, тематично згруповані на окремих вкладках і групах.

"Лента" як складова інтерфейсу основного вікна Word +2010 показана широкою червоною відміткою на рис. 3.1.

Діалогове вікно збереження документа

Рис. 3.2. Діалогове вікно збереження документа

Вкладка

Рис. 3.3. Вкладка "Файл" з відкритим пунктом "Відомості"

Стрічку неможливо видалити або замінити панелями інструментів з попередніх версій, але її можна згорнути. Для здійснення цієї дії потрібно натиснути кнопку зі стрілочкою, яка розташовується в правому верхньому куті там же, де і кнопка довідки, або просто використовувати контекстне меню. Щоб здійснити цю дію, необхідно направити курсор на довільний ділянку стрічки (крім області з набором стилів), натиснути правою кнопкою миші (ПКМ) і в контекстному меню, яке відкриється до того часу, знайти опцію "Згорнути стрічку" (рис. 3.4, 3.5).

Контекстне меню стрічки, що знаходиться в розгорнутому стані

Рис. 3.4. Контекстне меню стрічки, що знаходиться в розгорнутому стані

Контекстне меню стрічки, що знаходиться в згорнутому стані

Рис. 3.5. Контекстне меню стрічки, що знаходиться в згорнутому стані

Якщо необхідно надати стрічці колишній вигляд, потрібно використовувати кнопку або скористатися контекстним меню, прибравши позначку в опції "Згорнути стрічку".

Вкладка - це елемент стрічки з командами, згрупованими за завданнями, що виконуються звичайно спільно. У момент запуску Word +2010 завжди відображає вкладку "Головна". За замовчуванням у вікні програми відображаються восьмій вкладок стрічки. Потім користувач може здійснити додавання додаткових вкладок, груп і команд.

Група - це перелік команд, зібраних за принципом максимальної сумісності. Такі команди зазвичай використовують спільно. Так, наприклад, є необхідність поєднати в одній групі команди "напівжирний шрифт" і "підкреслення" так як вони ставляться до форматування тексту. Приклад - вкладка "Абзац" з типовим набором команд.

У групах знаходяться кнопки для виконання певних видів команд або запуску меню.

Навігація по лепту. Для руху по стрічці можна скористатися двома наступними способами:

• у віконці поточного документа клікнути по найменуванню вкладки;

• навести курсор до найменування вкладки, і далі крутити коліщатко мишки вгору або вниз, залежно від того, в якому напрямку знаходиться необхідна вкладка. Зазвичай, прокручуючи коліщатко миші вгору, ми рухаємося на панелі вкладок вправо, вниз - відповідно, вліво.

Панель швидкого доступу - одна з найцікавіших новинок в Word 2010. Цей інструмент досить простий у використанні і дуже зручний. При використанні широкоформатного монітора цілком можна скористатися його екранним простором для вдалою розкладки набору "швидких команд". Після невеликого періоду адаптації, використовуючи цей інструментарій, цілком можна значно підвищити швидкість і зручність функціонування Microsoft Word 2010 (MW 2010).

За замовчуванням панель швидкого доступу поміщається над стрічкою. Там знаходиться вельми обмежена кількість команд - збереження, відміни і повтору дії, проте легко збільшити пропонований список за рахунок додаткових команд і помістити панель під стрічку. Ці дії можуть знадобитися, якщо є необхідність у додаванні на панель швидкого доступу значної кількості нових кнопок команд.

Сдвигание панелі швидкого доступу здійснюється так само, як і сдвигание стрічки. Потрібно відкрити документ, підвести курсор до вільного місця на панелі швидкого доступу, активувати контекстне меню, клацнувши ПКМ. Потім використовувати один з двох пропонованих варіантів - "Розмістити панель швидкого доступу над стрічкою", або "під стрічкою" (рис. 3.6).

Налаштування розташування панелі швидкого доступу

Рис. 3.6. Налаштування розташування панелі швидкого доступу

На панель швидкого доступу (поряд з стрічкою) цілком можливо помістити кілька додаткових кнопок команд.

Текстове поле - це робоча область, в якій відбувається набір тексту, створення таблиць і об'єктів, додавання малюнків і т.д. Дане поле розміщується в центрі вікна MW 2010. Текстове поле MW 2010 практично не змінилося в порівнянні з попередніми версіями.

Для використання цього інструменту з розміченими кордонами і обрізними мітками документа є можливість включити або вимкнути це поле таким способом: вкладка "Файл" - "Параметри" - "Додатково" - "Показувати вміст документа". Далі відзначити прапорцем опцію "Показувати межі тексту" і "Показувати обрізні мітки" (рис. 3.7). Таким чином, документ набуває вигляд, представлений на рис. 3.8 та 3.9 відповідно.

Включення кордонів і обрізних міток в текстовому полі

Рис. 3.7. Включення кордонів і обрізних міток в текстовому полі

Документ з включеним відображенням кордонів і обрізних міток

Рис 3.8. Документ з включеним відображенням кордонів і обрізних міток

Управління відображенням полів

Рис. 3.9. Управління відображенням полів

Часто виникає необхідність перевірити, задовільно чи в стилістичному плані побудований абзац тексту, так як іноді людина, що набирає який-небудь текст, втрачає сенс оповіді, і в цьому випадку потрібно перевіряти фактично кожне речення або абзац, що знаходяться до перевіряється абзацу. У такому випадку необхідністю стає відключення верхнього і нижнього полів документа. Для здійснення даної дії необхідно навести курсор до розподілювальному полю в поточному вікні документа і далі двічі кликнути мишею. Для того щоб все повернути на місце, необхідно виконати ті ж самі дії.

Смуги прокручування розташовуються в нижній і правій частині вікна. Горизонтальна - внизу, вертикальна - справа. Ці інструменти можна приховати або відобразити. Для того щоб здійснити ці дії, потрібно на вкладці "Файл" використовувати пункт "Параметри" і далі "Додатково", відшукати в запропонованому списку вкладку "Екран" і встановити або видалити прапорці навпроти пунктів: "Показувати горизонтальну смугу прокрутки", "Показувати вертикальну смугу прокрутки "," Показувати вертикальну лінійку в режимі розмітки "(рис. 3.10).

Управління відображенням смуг прокрутки

Рис. 3.10. Управління відображенням смуг прокрутки

Горизонтальна і вертикальна лінійки. Ці інструменти знаходяться у верхній і лівій частинах екрану. Вертикальна візуалізується виключно при включеному режимі "Розмітка сторінки".

Включення / відключення лінійки. Перший спосіб: активувати вкладку "Вид", вибрати другу групу зліва ("Показати або приховати") і встановити (або видалити) прапорець з форми "Лінійка". Другий спосіб: клік по кнопці "Лінійка" над вертикальною смугою прокрутки.

Зміна одиниць вимірювання. "Файл" - "Параметри" - "Додатково" - "Екран" - "Одиниця виміру" (рис. 3.11).

Зміна одиниць вимірювання лінійки

Рис. 3.11. Зміна одиниць вимірювання лінійки

Як і в попередніх версіях редактора, рядок стану в MW 2010 знаходиться в нижній частині вікна, проте її склад і функціональність значно посилені. Рядок стану налаштовується таким чином: підвести курсор на вільне місце на рядку стану, натиснути ПКМ, в контекстному меню знайти те, що необхідно додати або прибрати, прибрати курсор від меню і клікнути ЛКМ.

Клавіша "Alt" - це інструмент оптимізації робочого часу. Використання клавіші запускає комбінації клавіш, які виконують будь-яку команду, активізують меню і т.п. Порядок використання цієї клавіші елементарний: наприклад, щоб вивчити документ перед тим, як відправити його на друк, потрібно скористатися клавішею "Alt" і далі натиснути клавішу "5" відкриється режим попереднього перегляду. Зазвичай над будь-якою командою і меню розташовуються підказки, слідуючи яким можна виконувати послідовні операції. Працюючи так, після короткого адаптаційного періоду можна значно спростити і прискорити використання редактора (рис. 3.12).

Налаштування рядка стану

Рис. 3.12. Налаштування рядка стану

Враховуючи все вищесказане, можна зробити висновок, що головними компонентами інтерфейсу MW 2010 є: "заголовок вікна", "внесок", "вкладка", "група", "панель швидкого доступу", "рядок стану" і т.д. Вивчення цих основних елементів допомагає значно підвищити ефективність роботи з MW 2010. Вивчення інтерфейсу - це той фундамент, який дозволить кожному користувачеві поліпшити роботу з редактором, в тому числі і процес його вивчення.

Розглянемо табличні процесори більш докладно.

Електронна таблиця (ЕТ) - це широко поширена і потужна інформаційна технологія, призначена для професійної роботи з даними. Електронна таблиця являє собою комп'ютерний еквівалент звичайної таблиці, в клітинах (осередках) якій записані дані різних типів: тексти, дати, формули, числа.

Для управління електронною таблицею використовується спеціальний комплекс програм - табличний процесор.

Особливістю програм даного типу є те, що в них структурування інформації починається безпосередньо на етапі введення даних, так як вони прив'язуються до структурних елементів таблиць - осередкам. Головне їх достоїнство - можливість миттєвого перерахунку всіх даних, пов'язаних з формульними залежностями при зміні значення будь-якого операнда. Електронні таблиці знайшли широке застосування не тільки в економічних і бухгалтерських розрахунках. Сфера застосування їх значно ширше.

Електронні таблиці використовуються:

• для підготовки табличних документів, обробки зведень, складення реєстрів та інших документів;

• проведення аналізу з використанням механізму пошуку і сортування даних;

• виконання однотипних розрахунків над великими наборами даних;

• створення баз даних;

• автоматизації підсумкових обчислень;

• побудови діаграм і графіків за наявними даними та ін.

На поточний момент найчастіше застосовуються наступні табличні процесори:

• Excel;

• Multiplan;

• Lotus 1-2-3;

• QuattroPro;

• SuperCalc;

• VisiCalc.

У нашій країні найбільш поширений табличний процесор SuperCalc 4.0. Він простий в освоєнні і надійний в роботі. Його можливостей, як правило, достатньо для роботи з аналітичними таблицями, використовуваними у правоохоронній сфері. Характерно, що він сумісний з програмним продуктом більш високого рівня - Excel, який працює в середовищі Windows.

Проте в даний час проявляють помітний інтерес до табличним процесорам останнього покоління: Excel, Lotus 1-2-3 (версії 4.01), QuattroPro 5.0, SuperCalc 5.5. Всі вони мають приблизно однакові можливості. Головна їхня відмінність від табличних процесорів типу SuperCalc 4.0 - перехід від одного електронного листа, на якому розташована великоформатна електронна таблиця (КЕТ), до робочої книзі, що складається з безлічі листів. Це істотно спрощує управління даними, розширює можливості аналізу і графічного відображення. Крім того, сучасні табличні процесори набагато більш зручні для користувача. Зокрема, використання "Майстер Підказок" дозволяє дізнатися найбільш простий і зручний спосіб виконання роботи, застосування "Майстер Функцій" істотно полегшує написання складних і громіздких формул.

Перша програма електронної таблиці VisiCalc була розроблена в 1979 р Д. Брікліна. Згодом ця програма (і їй подібні) отримала "кличку" Killer-Apps (вбивці додатків). Термін Killer-Apps позначає програмні продукти, поява яких на ринку завдяки наявності нових можливостей або зовсім нових і ясних ідей у порівнянні з уже відомими програмними продуктами призводить до витіснення конкурентів з ринку. В основі електронної таблиці лежала електронна модель звичайної таблиці. Причому кожна клітинка таблиці мала унікальну адресу (ім'я), завдяки чому можна було використовувати дані з цього осередку в інших осередках. Всі програми такого роду призначені для введення формул, які обробляють введені дані. Концепція електронної таблиці була підхоплена низкою фірм, але тільки в 1982 р була представлена прикладна програма Lotus 1-2-3 фірми Lotus Development, яка перевершила VisiCalc за своєю популярністю. Табличний процесор (ТабП) Multiplan фірми Microsoft перевершував Lotus 1-2-3 за своїми можливостями і рівнем сервісу, але працював приблизно в 10 разів повільніше, тому виявився неконкурентоспроможним на світовому ринку прикладних програмних продуктів для ПК.

З табличним процесором Lotus 1-2-3 успішно конкурував з TaбПSuperCalc, розроблений фірмою Computer Associates International. Вони мали однакові функції, були порівнянні за своїми можливостями і сервісу. Але в нашій країні, починаючи з 1985 р, віддавали перевагу сімейству SuperCalc. Це було пов'язано з відсутністю як проблем з використання алфавіту "кирилиця" при введенні тексту в таблиці російською мовою і виведенні її на друк, так і захисту від копіювання.

Був навіть розроблений ряд русифікованих адаптованих пакетів: АБАК (адаптація на російську мову версії SuperCalc 2 - для мікроЕОМ "ЄС 1840, ЄС тисячі вісімсот сорок один"), ВАРІТАБ-86 (адаптація на російську мову версії SuperCalc 3 - для ПК "Роботрон 1715"), які , однак, поступалися за своїми можливостями оригіналу.

Незважаючи на невдачу з ТабПMultiplan, фірма Microsoft домоглася успіху, створивши ТабП Excel після розробки в 1985 р операційної оболонки Windows, в середовищі якої можна було створювати ЕТ.

Подальше вдосконалення табличних процесорів здійснювалося в напрямку збільшення обсягу або розміру (кількості рядків і стовпців) ЕТ, створення більш зручного для користувача сервісу, інтерпретації статистичних результатів у вигляді графічних побудов, а також макрокоманд, засобів організації баз даних з можливістю вибірки даних по необхідним критеріям пошуку .

В даний час стандартний розмір КЕТ становить: для Lotus 1-2-3 (версія 3 і наступні) - 256 стовпців і 8192 рядки, для QuattroPro 3.0 (і наступні версії фірми Borland) - 256 стовпців і 8192 рядки, для SuperCalc 4.0 (і наступні версії) - 255 стовпців і 9 999 рядків, для Excel 4.0 (і наступні версії) - 256 стовпців і 16384 рядки.

Часто табличні процесори зараховують до інтегрованим пакетам, оскільки вони надають чотири групи можливостей:

1) роботу з електронними таблицями;

2) ведення баз даних, сформованих в табличній формі;

3) відображення даних у графічній формі;

4) комунікативні засоби для роботи в обчислювальній мережі.

При цьому перша група можливостей є чільною, а інші повністю підпорядковані першою.

Табличні процесори є одним з основних компонентів інтегрованих пакетів: Simphony, OpenAccess, Framework, Works та ін. Так, наприклад, в сучасний інтегрований пакет Microsoft Office (засіб для автоматизації офісів), що працює в ОС Windows, включені текстовий процесор WinWord 6.0, табличний процесор Excel, демонстраційна графіка PowerPoint, система управління базами даних Microsoft Access.

Основні функції табличних процесорів, як правило, полягають у тому, щоб:

• створювати таблиці на екрані монітора ПК;

• оперативно змінювати структуру таблиці без втрати раніше введеної інформації;

• редагувати введені раніше дані в екранному режимі;

• здійснювати негайний перерахунок великого обсягу заданих обчислень при зміні вихідних даних;

• записувати таблиці на диск, зберігаючи їх для подальшої роботи;

• роздруковувати таблиці;

• зображати статистичні дані у вигляді графіків і різного роду діаграм, роздруковувати ці графічні відображення;

• управляти даними, створювати і використовувати невеликі за обсягом і структурою бази даних;

• здійснювати пошук і сортування даних, що містяться в таблицях.

Крім того, табличні процесори дають можливість:

• представляти числа в таблиці в різних форматах;

• реалізовувати математичні, логічні, статистичні, фінансові функції і функції для роботи з датами, а також здійснювати генерацію випадкових чисел;

• захищати клітини таблиці від несанкціонованих дій;

• "ховати" стовпці з даними шляхом використання спеціальних команд;

• створювати командні файли, за допомогою яких можна складати програми на простій мові високого рівня;

• встановлювати зв'язки з іншими програмними продуктами, зокрема, переносити таблиці в текстовий процесор.

Розглянемо табличний редактор на прикладі Microsoft Excel 2010.

Програмний продукт Microsoft Excel (ME) створений для роботи з електронними таблицями (Sheets), які дозволяють збирати, аналізувати і представляти в зручному вигляді кількісну та текстову інформацію. За допомогою ME можна:

• створювати всілякі документи для збору та аналізу інформації (наприклад, поточні тижневі звіти);

• створювати і користуватися шаблонами, в яких містяться текст, формули, стилі осередків і стилі оформлення робочого аркуша;

• користуватися невеликими базами даних, що розташовуються безпосередньо на робочому аркуші, у вигляді списків ME;

• показувати табличні дані як у формі діаграм, так і у формі географічних карт;

• перетворювати таблиці і діаграми за допомогою наявних коштів і майстрів;

• публікувати документи ME як на статичній Web-сторінці, так і генерувати інтерактивні сторінки для набору власних даних;

• імпортувати та експортувати інформацію в різні додатки MS Office.

ME 2010 в якості прикладного програмного продукту Windows виповнюється в окремому вікні програми, яке зазвичай включає кілька вікон робочих книг (Workbook) документів ME 2010, внаслідок чого є можливість одночасно працювати з декількома робочими книгами. Всі робочі книги складаються з певної кількості робочих аркушів (Worksheets), цю кількість можна варіювати. Будь-який з робочих аркушів, що містяться в одній книзі, може містити окрему інформацію, не пов'язану з іншими листами.

Графічний інтерфейс ME +2010 дозволяє використовувати деякі елементи управління, зібрані в єдину групу з використанням нового об'єкта, який отримав назву "стрічка". Стрічка сконструйована для оптимізації доступу до командам і включає в себе набір вкладок, які пов'язані з конкретними цілями або об'єктами. Будь-яка з цих вкладок, відповідно, включає кілька згрупованих елементів управління. У порівнянні з меню і панелями інструментів попередніх версій ME стрічка містить істотно більше компонентів - кнопок, колекцій, елементів діалогових вікон і т.д. У версії 2010 стрічка вдосконалена і внесена до складу всіх додатків MS Office.

Користувальницький інтерфейс "стрічка". Абсолютно всі команди згруповані, і складові елементи цих груп відображаються при використанні конкретної вкладки, включеної в стрічку (рис. 3.13).

Вкладки призначені для виконання певного завдання, групи на будь-якій вкладці підрозділяють завдання на її складові. Кнопки команд в будь-якій групі призначені для швидкого виконання команд.

Вкладку можна використовувати, натиснувши по ній ЛФМ. Для поточної вкладки візуалізуються групи з кнопками команд.

У групах праворуч від найменування груп перебувають маленькі значки - кнопки виклику діалогових вікон. Якщо натиснути такий значок, відобразиться певне діалогове вікно або область завдань, яка містить додаткові параметри, пов'язані з обраної групі.

Структура стрічки

Рис. 3.13. Структура стрічки

Вікна діалогу (ОД) призначені для внесення додаткових даних, які необхідні для виконання деяких дій. Частина ОД включають в себе вкладки (Tabs) для оптимальної угруповання змінних параметрів. Для ОД існує можливість переміщення але екрану. Це можна зробити за допомогою рядка заголовка. У ОД відсутня можливість згортання. Коли налаштування всіх потрібних параметрів завершені, ОД потрібно закрити одним з допустимих способів: клацнувши по кнопці ОК або Скасування.

Крім того, що на "стрічці" при активізації ME 2010 маються вкладки стандартного набору, існують вкладки, які називаються контекстними інструментами. Вони відображаються в інтерфейсі залежно від поточного завдання.

Контекстні вкладки дають можливість перетворювати елементи, які виділені на сторінці (таблиця, зображення, графічний об'єкт). Якщо навести курсор на даний об'єкт і клацнути ЛКМ, на екрані поряд зі стандартними вкладками з'явиться набір контекстних вкладок, виділений кольором. Цей набір відноситься конкретно до виділеному елементу.

Наприклад, на рис. 3.14 при додаванні зведеної таблиці відразу відбилися нові вкладки Конструктор і Параметри, які дозволяють працювати зі зведеними таблицями.

Контекстні меню (Pop-up menu) включають команди, що застосовуються зазвичай до зазначених елементах або об'єктам. Склад цих меню знаходиться в залежності від того, в якому контексті відбувається звернення до них.

Для активізації контекстного меню потрібно навести покажчик миші (УМ) на необхідний елемент або об'єкт і натиснути ПКМ (рис. 3.15).

Контекстні інструменти

Рис. 3.14. Контекстні інструменти

Вкладка (меню) "Файл". Найпомітнішим удосконаленням Office 2010 можна назвати уявлення Microsoft Office Backstage. Це свого роду "фундамент" для виконання будь-яких завдань з управління файлами, створеними в додатку Office 2010. Замість круглої кольоровий кнопки Microsoft Office, яка існувала в Office 2007, в Office 2010 включена вкладка "Файл". Зазвичай вона знаходиться в стрічці перший зліва. За своїм змістом вкладка "Файл" є своєрідним меню (рис. 3.16).

Контекстне меню

Рис. 3.15. Контекстне меню

Меню Файл

Рис. 3.16. Меню Файл

Меню "Файл" включає команди для роботи з файлами (Зберегти, Зберегти як, Відкрити, Закрити, Останні, Створити) і для дій з поточним документом (Відомості, Друк, Доступ), а також для налаштування ME (Довідка, Параметри).

Команди Зберегти як і Відкрити активують певні вікна для використання файлової системи.

Команда Відомості відображає підменю вкладки, для того щоб захистити документ від несанкціонованих дій, перевірити документ на сумісність з попередніми версіями ME, маніпулювати версіями документа, а також переглянути і змінити набір поточних властивостей документа.

Команда Останні відображає підменю вкладки, що містить перелік останніх файлів, з якими працювали в ME (у тому числі тих, які не були збережені).

Панель швидкого доступу зазвичай знаходиться вгорі вікна програми ME 2010 і потрібна для швидкого доступу до функцій, які використовуються користувачем найбільш часто. Існує можливість налаштовувати панель швидкого доступу шляхом додавання в неї нових команд.

Смарт-теги (Smart tags) - це група "інтелектуальних кнопок", що з'являються при необхідності і дозволяють вибирати найбільш оптимальний варіант виконання завдання. У ME +2010 смарт-теги призначені для управління функціями автозаміни і автозаповнення, зміни форматування копійованих даних перед їх вставкою, усунення помилок, які виникають у формулах і функціях і т.д. Смарт-теги здійснюють доступ до параметрів, налаштованим без натискання кнопок на панелі інструментів або використання потрібних пунктів меню. Щоб відкрити меню смарт-тега, потрібно здійснити наступне:

1) навести покажчик мишки на текст з індикатором смарт-тега і почекати, поки з'явиться кнопка дії смарт-тегів;

2) натиснути кнопку списку В, що знаходиться біля кнопки смарт-тега;

3) вибрати потрібну дію.

Зовнішній вигляд кнопок смарт-тега і перелік виконуваних дій знаходяться в залежності від конкретних операцій (рис. 3.17).

Рядок заголовка (Title bar) включає дані про найменування програми та імені поточної робочої книги. Коли відкривається нова робоча книга, вона отримує тимчасове найменування КнігаN (BookN).

Рядок формул (Formula bar) показує найостанніший вміст активної комірки.

Зовнішній вигляд кнопок смарт-тега

Рис. 3.17. Зовнішній вигляд кнопок смарт-тега

Поле імені (Name box) знаходиться в лівій частині рядка формул і показує найменування активної комірки.

Смуги прокрутки (Scroll bars) (вертикальна і горизонтальна) потрібні для того, щоб переглядати робочу книгу по горизонталі і вертикалі за допомогою миші. Бігунок на смузі прокрутки вказує на розташування поточного фрагмента щодо всього вмісту робочої книги, відкритої у вікні.

Ярлички робочих аркушів (Sheet tabs) показують найменування робочих листів і призначені для вибору необхідного листа робочої книги.

Рядок стану (Status bar) - це горизонтальна смуга внизу вікна робочої книги. У ній відображаються відомості про актуальний стан вмісту вікна та інші дані в залежності від контексту.

Маркер введення рухається у міру введення тексту і показує місце в змінюваному документі, де з'явиться текст, що вставляється.

Вікна діалогу (Dialog windows) - призначені для набору додаткових даних, потрібних для виконання певних дій. Часто вікна діалогу (ОД) включають Вкладки (tabs) для оптимальної угруповання змінних параметрів. Існує можливість переміщення ОД по екрану за рядок заголовка. Можливість згорнути ОД відсутня. Коли всі потрібні параметри налаштовані, ОД потрібно закрити, скориставшись певними кнопками внизу ОД.

Зміна зовнішнього вигляду робочої книги. З метою оптимізації роботи з документами ME дає можливість варіювати розміри і форму поточного робочого вікна, приховувати і відображати інтерфейсні елементи і т.д. Група параметрів відображення листів робочої книги отримала назву "Подання" (Custom view).

Приховування або відображення інтерфейсних елементів. У програмному продукті ME +2010 будь-який користувач може змінити деякі елементи інтерфейсу (приховати чи). Однак слід враховувати наступне:

• приховування або відображення заголовків рядків і стовпців, ліній розбивки на сторінки і сітки можливо тільки щодо поточного робочого аркуша або групи виділених листів;

• смуги прокрутки і ярлички листів можна приховати або відобразити тільки в межах робочої книги;

• рядок формул ховається або відображається тільки для робочого вікна ME 2010 у цілому;

• рядок стану в ME +2010 відображається завжди при відкритті програмного продукту.

Зміна представлення інформації на робочому аркуші.

Під час роботи з документом може виникнути необхідність переглядати дані, представлені на робочому аркуші з урахуванням того, як інформація буде виглядати на друкованих аркушах, або відобразити дані робочого аркуша на весь екран, приховавши при цьому неактуальні на даний момент компоненти екранного інтерфейсу. Для цього в ME 2010 існують такі уявлення (види): Звичайний, Розмітка сторінки, Сторінковий і На весь екран.

Вид Звичайний (Normal). Це звичайний режим для введення або редагування інформації на робочому аркуші. Для переходу в даний режим необхідно зробити наступне: вибрати на вкладці "Вид" в групі "Режими перегляду книги" кнопку "Звичайний".

Вид Розмітка сторінки (Page Break Preview). При включенні цього режиму відображаються роздільники сторінок, які формуються залежно від заданих параметрів сторінки, і колонтитули. Для перемикання в цей режим відображення інформації потрібно зробити наступне: вибрати на вкладці "Вид" в групі "Режими перегляду книги" кнопку "Розмітка сторінки".

Сторінковий режим призначений для попереднього перегляду розривів сторінок перед друком. Для переходу в даний режим необхідно зробити наступне: вибрати на вкладці "Вид" в групі "Режими перегляду книги" кнопку "Сторінковий режим".

Вид На весь екран (Full Screen). Цей режим дає можливість приховати ряд елементів інтерфейсу (панелі інструментів, рядок формул, рядок стану, заголовок вікна) і відобразити значно більше інформації на екранної області. Для переходу в цей режим потрібно вибрати на вкладці "Вид" в групі "Режими перегляду книги" кнопку "На повний екран (Full Screen)".

Зміна масштабу відображення. У даному режимі існує можливість збільшити або зменшити екранну область робочої книги, надавши їй потрібний масштаб. Для переходу в даний режим необхідно зробити следущее.

1. Переключитися у вікно зміни масштабу.

2. На вкладці "Вид" в групі "Масштаб" натиснути кнопку "Масштаб".

3. У вікні вибрати потрібний масштаб - ОК.

Крім того, для додання потрібного масштабу можна використовувати повзунок у правому нижньому куті робочого вікна.

Управління листами робочої книги. При роботі з ME 2010 вся інформація знаходиться в робочих книгах. Робоча книга ME 2010 - це файл, що складається з одного або декількох робочих аркушів (зазвичай - 3 листа).

Робочий лист (Worksheet) - це самі таблиці, діаграми, слайди, макроси або модулі VBA. Об'єднані в робочу книгу, робочі листи групують всю інформацію, яка відноситься до певної роботи.

Найменування робочих аркушів розташовані на ярличках, які знаходяться внизу вікна книги (рис. 3.18). Для того щоб переключитися з одного аркуша на іншій, потрібно клацнути потрібний ярличок, клікнувши по ньому ЛКМ.

Ярлички листів

Рис. 3.18. Ярлички листів

Якщо необхідно, користувач може управляти листами робочої книги:

• змінювати найменування робочих аркушів;

• здійснювати додавання і видалення робочих листів;

• виконувати копіювання і переміщення робочих аркушів;

• здійснювати об'єднання робочих аркушів (в режимі "групового виділення").

Виділення листів. Уміння правильно виділяти робочі листи дуже актуально для виконання деяких операцій з управління об'єктами робочої книги.

Перейменування листа. Коли створюються нові робочі книги, листи зазвичай мають найменування Лист1, Лист2 і т.п. Для оптимізації роботи є можливість міняти початкове найменування листа робочої книги згідно з його змістом. Для здійснення цього потрібно:

1) натиснути ПКМ на ярличку аркуша Перейменувати (Rename), ME відзначить найменування;

2) набрати з клавіатури найменування, яке потрібно надати аркушу;

3) натиснути ENTER.

Зміна кольору ярлика. Для більш конкретної ідентифікації листів робочої книги існує можливість змінити колір ярликів листів. Для здійснення цього потрібно:

1) відзначити листи, яким необхідно змінити колір ярликів;

2) натиснути ПКМ на ярличку аркуша Колір ярлика ... (Tab Color ...);

3) зазначити необхідний колір з палітри;

4) клацнути ОК.

Вставка нового аркуша. Іноді виникає ситуація, при якій в робочій книзі виявляється недостатньо робочих аркушів. У цьому випадку є можливість додати будь-яку кількість листів потрібного типу (рис. 3.19) в потрібне місце робочої книги. Для здійснення цього потрібно:

1) натиснути ПКМ на ярличку листа - Вставити ... (Insert ...);

2) відзначити обраний шаблон (наприклад, Ліст (Sheet)) - ОК.

Вставка аркуша

Рис. 3.19. Вставка аркуша

ME 2010 помістить новостворений робочий лист зліва від зазначеного, присвоївши йому найменування ЛістN (SheetN), де N - порядковий номер аркуша в робочій книзі.

Для швидкої вставки листа необхідно клікнути по ярлику Вставити лист, який знаходиться останнім серед ярликів листів, або використовувати поєднання клавіш Shift + F11.

Видалення листа. Якщо листи робочої книги втратили актуальність (наприклад, порожні аркуші або листи із застарілою інформацією), то їх можна видалити. Для здійснення цього потрібно:

1) натиснути ПКМ на ярличку аркуша Видалити (Delete);

2) натиснути кнопку Видалити;

3) ME +2010 знищить лист.

Відмінити видалення аркуша можна.

Переміщення, копіювання листів. При роботі з книгою може виникнути необхідність скопіювати або перемістити певну кількість аркушів у межах однієї книги або з однієї робочої книги в іншу.

Переміщення або копіювання листів в межах однієї робочої книги. Для переміщення листів потрібно виконати наступні дії:

1) відзначити переміщуваний лист;

2) утримуючи ЛКМ, пересунути лист в необхідне місце. Місце вставки листа зазначається чорним трикутником.

Для копіювання аркуша рухайте його, утримуючи клавішу CTRL:

1) відзначити переміщуваний лист;

2) одночасно утримуючи клавіші CTRL і ЛФМ, пересунути лист в обрану область.

Переміщення або копіювання листів між різними книжками. Для здійснення цього потрібно виконати наступні дії:

1) відкрити книгу, в яку потрібно перемістити або скопіювати листи;

2) перейти в книгу, яка містить листи, що вимагають копіювання або переміщення;

3) відзначити дані листи;

4) натиснути ПКМ на ярличку аркуша Перемістити / Скопіювати ... (Move or Сору ...) (рис. 3.20);

5) у полі У книгу (Те book) відзначити найменування книги, в яку потрібно перемістити листи;

6) у полі Перед листом (Before sheet) відзначити лист, перед яким необхідно вставити переміщувані листи;

7) клацнути ОК.

Перемістити / копіювати листів між різними книгами

Рис. 3.20. Перемістити / копіювати листів між різними книгами

Щоб скопіювати робочий аркуш, необхідно поставити прапорець у полі Створити копію (Create а сміттю).

Об'єднання листів. ME 2010 дозволяє наповнювати інформацією відразу кілька листів робочої книги, тобто функціонувати в рамках режиму групового виділення. При використанні групового режиму вводяться в один з листів дані будуть з'являтися на всіх аркушах, що складають групу. Для угруповання листів потрібно їх виділити. Також існує можливість одночасного видалення всіх об'єднаних листів. Щоб розгрупувати листи, необхідно натиснути ПКМ на будь-якому ярличку листа, що входить до групи, і клацнути Розгрупувати листи (Ungroup Sheets).

Зміна кількості аркушів нової робочої книги. Для зміни числа листів в новій робочій книзі потрібно виконати наступні дії:

1) вибрати Меню Файл - Параметри - Загальні;

2) у групі При створенні нових книг в поле Число листів встановити необхідну кількість аркушів (до 255);

3) клацнути ОК.

Після здійснення цих дій все новостворювані книги будуть містити встановлену кількість листів.

Створення робочої книги. У момент запуску ME 2010 автоматично створює порожню робочу книгу, що включає три робочі листа. Для створення нової робочої книги безпосередньо користувачем є можливість використовувати існуючі шаблони.

Шаблон - це заздалегідь сформована "заготовка" документа, що містить, як правило, елементи форматування, текстову інформацію, рисунки і таблиці з формулами. Коли робоча книга створена на основі шаблону і в неї внесена вся необхідна додаткова інформація, вона зберігається як звичайна робоча книга ME +2010, при цьому шаблон, який використовувався для її створення, не зазнає ніяких змін.

Для створення нового документа потрібно здійснити наступне:

1) вибрати Файл - Створити (New) (рис. 3.21);

2) в ОД вибрати - Нова книга - Створити.

Для створення нових документів на основі якого-небудь шаблону відзначте потрібний шаблон і натисніть Створити.

Створення робочої книги

Рис. 3.21. Створення робочої книги

Щоб створити нову порожню книгу, необхідно клацнути кнопку Створити (New) на панелі швидкого доступу (якщо кнопка вже додана на панель).

Збереження робочої книги. Якщо документ повністю закінчений, його необхідно зберегти. Для збереження робочої книги необхідно виконати наступне:

1) меню Файл - Зберегти. З'явиться ОД Збереження документа (Save as) (рис. 3.22);

2) за допомогою рядка адреси і вікна списку файлів необхідно вибрати папку для сохраняемой книги. Найменування даної папки відбивається наприкінці адреси;

3) у полі Ім'я файлу (File name) необхідно набрати з клавіатури найменування документа. Є можливість привласнити досить довгі, змістовні імена. У найменуванні файлу забороняється використовувати такі символи: коса риска (/), обернена коса риска (), знак більше (>), знак менше (<), зірочка (*), знак питання (?), Подвійні лапки ("), вертикальна риса (|), двокрапка (:) і крапка з комою (;);

4) клацнути кнопку Зберегти (Save).

Збереження документа

Рис. 3.22. Збереження документа

Крім того, для збереження книги можна скористатися кнопкою Зберегти (Save) на панелі швидкого доступу.

Відкриття документа. Робоча книга ME 2010 є файлом у форматі ME. Для роботи із збереженою раніше робочою книгою потрібно відкрити файл, що містить програму. Цей файл може поміщатися в різних місцях: у поточній папці, в будь-який інший папці, на іншому диску або навіть в мережі.

Для відкриття робочої книги, яку раніше вже зберегли, потрібно здійснити наступне:

1) меню Файл - Відкрити. З'явиться ОД Відкриття документа (Open) (рис. 3.23);

2) за допомогою рядка адреси і вікна списку файлів відзначити папку, яка містить необхідну книгу. Найменування потрібної папки відображається в кінці адреси. Папки необхідно відкривати до тих пір, поки не відкриється папка, в якій знаходиться шуканий документ;

3) з переліку файлів вибрати необхідний документ;

4) клацнути кнопку Відкрити (Open).

Відкриття документа

Рис. 3.23. Відкриття документа

Крім того, для запуску ОД Відкриття документа (Open) слід натиснути кнопку Відкрити (Open) на панелі швидкого доступу. Щоб відкрити документ, який був використаний недавно, необхідно вибрати його ім'я з переліку файлів в правій частині меню кнопки Office (Останні документи).

Закриття документа. Коли робота з робочою книгою закінчена, її можна закрити. Для цього потрібно виконати один з двох варіантів дій.

• Вибрати меню Файл - Закрити (Close).

• Клацнути кнопку.

Вище наведено короткий огляд функцій ME 2010. Для більш детального вивчення даного табличного редактора необхідно звернутися до відповідного керівництву користувача.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук