Навігація
Головна
 
Головна arrow Інформатика arrow Інформаційні технології в менеджменті
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Інформаційні технології документального забезпечення управлінської діяльності

Діловодство - галузь діяльності, забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами. Документаційне забезпечення управління визначає систему принципів і правил, які єдині вимоги до документування, організації роботи з документами і їх архівного зберігання в процесі здійснення управління з урахуванням використовуваних інформаційних технологій. Документування управлінської діяльності - регламентований процес створення документа (розробка змісту, оформлення, узгодження, затвердження, публікація) на папері або іншому носії, забезпечує його юридичну силу. Воно дозволяє організувати роботу з документами, створення оптимального документообігу, забезпечення зберігання, пошук, використання та контроль виконання документів в поточній діяльності установи.

Документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання і відправлення. Необхідно відзначити, що діловодство являє собою комплекс заходів щодо забезпечення документаційного забезпечення управління (ДОП), а документообіг - це рух документів в рамках ДОУ.

АС ДОП покликана підвищити ефективність управлінської діяльності організацій за рахунок автоматизації всього комплексу робіт з документами і має вирішити такі основні завдання:

  • • документування (підготовка, оформлення, узгодження, затвердження і випуск документів);
  • • забезпечення документообігу (прийом, реєстрація, організація проходження документів та їх проектів, відправка, передача документів на архівне зберігання);
  • • забезпечення роботи з документами в процесі здійснення управління (контроль виконання, облік, оперативне зберігання, організація систем класифікації, індексуванні, пошуку та обробки документів; захист від несанкціонованого доступу; спільне використання документів при дотриманні необхідного рівня контролю доступу; забезпечення процесу прийняття рішень та звітності за документами; інформаційне обслуговування користувачів);
  • • автоматизація процедур архівування, архівного зберігання та знищення документів, життєвий цикл яких завершено (виконання правил зберігання, забезпечення пошуку і використання; здійснення передачі на державне зберігання або знищення архівних документів).

Автоматизована система документаційного забезпечення управління створює єдиний інформаційний простір, що надає користувачам засоби спільної роботи з усіма документами організації: надходить і вихідною кореспонденцією, внутрішніми організаційно-розпорядчими матеріалами, а також із супровідною листуванням - протягом усього їх життєвого циклу. Після завершення "активного життя" документів система повинна підтримувати їх архівне зберігання або фіксувати інформацію про їх знищення або передачі на державне зберігання.

Здійснити впровадження АС документаційного забезпечення управління в організаціях можна наступним чином:

  • • замовити або виконати власними силами розробку системи, безпосередньо орієнтовану на предметну область організації;
  • • придбати готову тиражної-замовну систему з числа пропонованих програм на російському ринку і налаштувати її на предметну область організації.

Область застосування системи "LanDocs" - автоматизація діловодства та побудова корпоративних архівів електронних документів. Мета впровадження даної системи полягає у створенні на об'єкті автоматизації сучасної уніфікованої системно-технічного середовища підтримки колективної роботи персоналу з електронними документами, що забезпечує за наявності відповідного програмного забезпечення системи і відпрацьованої технології роботи з системою автоматизацію наступних напрямків діловодної діяльності:

  • • створення і ведення централізованої структурованої бази документної інформації з многопользовательским доступом;
  • • створення і ведення централізованих сховищ електронних документів (оперативний і довготривалий архіви) і робота з текстами електронних документів;
  • • облік діловодних операцій і ведення історії роботи з документом;
  • • автоматизований пошук за реквізитами документа і по тексту документа;
  • • автоматизована розсилка документа і контроль виконання документів і доручень;
  • • забезпечення розмежування доступу користувачів до функціональних прав і прав на документи;
  • • підписання електронних документів електронним цифровим підписом;
  • • інтеграція з корпоративною електронною поштою.

Використання системи передбачає використання технології роботи з документами в автоматизованій середовищі діловодства, тому використовуються в цьому посібнику терміни понятійно можуть не завжди повністю збігатися з поняттям традиційного ("паперового") діловодства.

Програмне забезпечення лінії "LanDocs" призначено для комплексної автоматизації процесів діловодства та ведення архіву електронних документів в організаціях різного масштабу і галузевої приналежності. Продукти сімейства "LanDocs" дозволяють включити в контур автоматизованого діловодства не тільки користувачів, об'їдених в локальної обчислювальної мережі, але й територіально віддалених - забезпечуючи можливість виконання діловодних дій і доступ до документів з використанням інфраструктури Internet / Intranet і систем електронної пошти. Функціональність і склад модулів системи спрямовані на забезпечення повноцінної роботи з електронними документами, яка аналогічна роботі з паперовими документами.

Система "LanDocs" являє собою сукупність наступних програмних продуктів:

Система "LanDocs: ДІЛОВОДСТВО" - базова система автоматизації процесів діловодства та ведення архіву електронних документів. Вона реалізована в архітектурі "клієнт-сервер" на базі промислової СУБД, функціонує в локальної обчислювальної мережі персональних комп'ютерів з ОС Windows 95/98 / NT 2000; поставляється для роботи з СУБД "Oracle" і MS "SQL Server"; забезпечена документованим OLE-інтерфейсом для вбудовування сервісів управління документами "LanDocs" в Windows-програми сторонніх розробників.

Система "LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТІВ" - серверне програмне забезпечення для централізованого управління зберіганням змісту документів (файлів документів) в електронному архіві. Взаємодіє з системою "LanDocs: ДІЛОВОДСТВО" і здійснює підтримку операцій читання, записи, видалення, передачі файлів документів на довготривале зберігання і протоколювання всіх цих операцій на спеціалізованому сервері під управлінням ОС Windows NT 4.0 / 2000.

Опція повнотекстового пошуку "LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТІВ" забезпечує можливість пошуку за текстами документів з використанням морфологічного аналізу.

"LANImage СКАНУВАННЯ І ВІЗУАЛІЗАЦІЯ ЗОБРАЖЕНЬ" - система сканування паперових документів і роботи з зображенням документів (електронних образів паперових документів). Дозволяє комфортно працювати з електронними копіями паперових документів, переміщатися на потрібну сторінку, виводити зображення в різних масштабах, розглядати деталі в режимі "збільшувального скла", панорамувати, видаляти із зображення плями і багато іншого.

"LanDocs: ІНТЕРНЕТ ДОСТУП" - спеціалізований web-сервер для доступу до даних системи автоматизації діловодства та корпоративного архіву електронних документів через мережу Internet; дозволяє виконати реєстрацію, пошук, розсилку та інші операції з документами, використовуючи як переносних незалежного клієнта стандартний Internet Browser (Internet Explorer, Netscape Navigator).

"LanDocs: поштовий сервер" - спеціалізоване серверне програмне забезпечення, що виконує роль шлюзу до MAPI-сумісної системі електронної пошти; забезпечує можливість розсилки повідомлень, завдань і документів з системи "LanDocs" виконавцям, які не мають програмного забезпечення системи "LanDocs: ДІЛОВОДСТВО".

"LanDocs: ПОШТОВА КЛІЄНТ" - клієнтське програмне забезпечення, що працює в середовищі MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Користувач має можливість одержувати завдання і документи з бази даних "LanDocs" і звітувати про виконання завдань, перебуваючи в поштовій скриньці MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

"LanDocs: ПІДСИСТЕМА БЕЗПЕКИ" - підсистема безпеки в системі "LanDocs", призначена для захисту інформації за допомогою електронного цифрового підпису та шифрування. Підсистема безпеки включає сервер безпеки і клієнтські частини користувальницьких додатків "LanDocs". Сервер безпеки реалізує функції центру сертифікації, який забезпечує випуск сертифікатів відкритих ключів на основі запитів користувачів та організацію оперативного доступу користувачів до бази даних сертифікатів (формат сертифікатів відповідає рекомендаціям ITU-T.509). Клієнтська частина підсистеми дозволяє користувачеві підписувати своїм особистим ключем документи, повідомлення та інші інформаційні об'єкти "LanDocs", проводити перевірку підписів інших користувачів. Події з використанням електронного цифрового підпису, шифруванням, генерацією ключів і випуском сертифікатів фіксуються в протоколах роботи підсистеми.

"LanDocs: маршрутизація" - програмне засіб, що розширює можливості "LanDocs: ДІЛОВОДСТВО" з управління процесами обробки документів. Моделювання процесів руху документа проводиться зручним і наочним чином - за допомогою побудови графічних карт. Карта визначає маршрут руху повідомлення і документа, визначає умови переходу від одного етапу обробки до іншого. Створений таким чином маршрут використовується для ініціювання руху документа і подальшого дороговказу його руху. Функції аналізу дозволяють отримувати статичні дані але фактичним параметрам процесів.

Система "LanDocs: ДІЛОВОДСТВО" дозволяє виконувати такі основні функції:

  • • реєстрацію документів;
  • • введення текстів документів і підтримку функцій роботи з файлами;
  • • обмін документами і повідомленнями, напрямок завдань на виконання;
  • • контроль виконання документів і завдань;
  • • роботу в режимі заміщення виконавця;
  • • відстеження діловодних зв'язків між документами, формування складно структурованих папок;
  • • навігацію і пошук документів;
  • • звітність з документообігу;
  • • сканування паперових документів, роботу із зображеннями документів (засобами "LAN Image");
  • • інтеграцію з офісними додатками для роботи з електронними документами;
  • • інтеграцію з зовнішніми Windows-додатками;
  • • розсилку завдань і сповіщень користувачам електронної пошти;
  • • застосування електронного підпису, виконання і контроль діловодних операцій над документами;
  • • роботу через Інтернет;
  • • ведення довідників.

"LanDocs" - це система, орієнтована на роботу з документами. Документ у системі "LanDocs" являє собою сукупність даних по документу та інформаційних об'єктів, пов'язаних з документом, - реєстраційної картки, файлів і їх версій з текстом документа, відомостей з історії руху документа, електронного цифрового підпису і т.п. Таким чином, під документом, зареєстрованим у системі "LanDocs", розуміють спеціальний інформаційний об'єкт - "Документ LanDocs".

Документ "LanDocs" - це сукупність трьох основних складових: реєстраційної картки, тексту документа (файл з текстом документа, прикріплений до реєстраційної картки), відомостей про історію роботи з документом (історії руху та виконання діловодних дій та операцій системи, пов'язаних з обігом до документа ). При введенні документа в систему не просто вноситься інформація про документ і вводиться текст документа, а створюється новий інформаційний об'єкт - документ "LanDocs", який при наявності тексту документа являє собою повноцінний документ.

Реєстраційний картка - заводиться на кожен документ (паперовий або електронний), який потрібно ввести в систему. Реєстраційна картка документа містить атрибути, що характеризують документ і службовці для його пошуку. Атрибути реєстраційної картки, як правило, збігаються з реквізитами документа.

Файл документа (текст документа, що містить текст, таблицю, зображення, звук і т.д.) - прикріплюється до реєстраційної картки і зберігається в системі в оригінальному форматі файлу (без перетворень). Система дозволяє зберігати декілька файлів по одному документу і безліч версій одного файлу. Перелік форматів файлів, дозволених до використання, визначаються адміністратором. Якщо документ існує у вигляді паперового оригіналу, то він може бути відсканований програмним модулем "LANImage", викликуваним для виконання імпорту зі скануванням; надалі зображення документа буде зберігатися в системі як електронний образ документа, представлений в графічному форматі.

Відомості про історію руху документа та роботи з документом - сукупність інформації, що міститься в переліку повідомлень по документу, і записів у протоколах роботи системи щодо інформації про застосовані електронні підписи.

"Подання" документа в системі як "документа Dm Docs" дозволяє надати документам "LanDocs" те ж функціональне призначення, яке мають і звичайні "паперові" документи: інформаційне, управлінське і правове.

Реалізовані в системі "LanDocs" механізми захисту інформації та розмежування повноважень користувачів дозволяють:

  • • захистити від несанкціонованого входу паролем;
  • • визначити права доступу користувачів до документів різного рівня конфіденційності;
  • • персоніфікувати право доступу до документа, визначивши список осіб, які мають право роботи з документом;
  • • шифрувати (кодувати) конфіденційні документи.

Система забезпечена пральний захистом входу в систему. При вході користувача в систему запитується його ім'я і пароль, після чого система надає йому можливість виконувати тільки функції, які надані користувачеві відповідно до його функціональними правами.

Додаткове розмежування повноважень користувачів по доступу до документів реалізується на підставі механізму рівнів конфіденційності.

Система забезпечує "Права на файл" - список операцій з файлами документів, які регламентовані для кожного файлу. Для файлу, вже введеного в документ, можуть бути призначені такі права:

  • • повернення до попередньої версії;
  • • зміна імені файлу;
  • • зміна статусу файлу;
  • • призначення права на файл;
  • • перегляд;
  • • редагування;
  • • видалення.

При використанні програмного забезпечення "LanDocs: ПІДСИСТЕМА БЕЗПЕКИ" додатково забезпечується захист цілісності документів "LanDocs" (ревізійна безпеку на програмному рівні).

При використанні для довготривалого зберігання неперезапісиваемих носіїв забезпечується ревізійна безпеку на фізичному рівні по відношенню до файлів документів.

Додаткові засоби безпеки можуть бути включені в технологічний цикл використання і обслуговування системи.

Призначення програмної лінії "LanDocs". Лінія програмних продуктів "LanDocs" призначена для побудови автоматизованих систем ДОУ на підприємствах різного масштабу і спеціалізації. Програма "LanDocs" дозволяє реалізувати цілий спектр різноманітних проектних рішень, таких як:

  • • система автоматизації діловодства та документообігу, заснована на вітчизняних стандартах і нормах, практиці обліку документів і контролю виконання доручень. Вона надає різні рівні функціональності для різних категорій співробітників;
  • • корпоративне сховище (архів) електронних документів, що забезпечує надійний захист документів від несанкціонованого доступу, можливість повнотекстового пошуку з урахуванням мовної морфології, протоколювання й аудит дій користувачів, пов'язаних з доступом до документів;
  • • система автоматизації діяльності відомчих архівів та архівних підрозділів організації, що функціонує відповідно до вимог Державної архівної служби РФ. Вона забезпечує підготовку спеціалізованої звітності відомчих архівів і підтримує спеціальні технології пакетного введення паперових документів в електронний архів;
  • • система автоматизованої підтримки бізнес-процесів організації, що дозволяє визначити маршрут руху документів і управляти їх потоком.

Технології впровадження ПЗ "LanDocs". Після впровадження АС ДОП подальша стратегія передбачає побудову ефективної системи управління проектом, яка повинна забезпечити:

  • • максимальна відповідність результатів, що досягаються стратегічним цілям проекту;
  • • підвищення точності планування проекту;
  • • максимальний контроль з боку керівництва проекту, що забезпечує можливість виявлення та усунення негативних тенденцій у реалізації проекту на самих різних стадіях;
  • • мінімізацію ризиків проекту.

Впровадження проекту здійснюється спільною командою, до якої включаються:

  • • від творця програми - керівник проекту, персонал групи впровадження, що працює на території замовника, і персонал групи забезпечення, вирішальний питання технічної підтримки ведення документації проекту;
  • • замовника - відповідальний представник, має зафіксоване в наказі право оперативно вирішувати всі питання, пов'язані з реалізацією проекту, і робоча група, до якої входять, як правило, фахівці з супроводу ПЗ, підтримки ОС, СУБД, електронної пошти і т.д., а також фахівці з інформаційної безпеки та необхідний у проекті персонал функціональних підрозділів.

При впровадженні використовується типова методика, яка змінюється під специфіку конкретного проекту - його масштаб, тип впровадження системи, ступінь участі персоналу від творця програми в роботах по впровадженню і т.д. Типова схема включає наступні етапи - підготовчий, обстеження стану документаційного управління, впровадження пілотного проекту (на обмеженому числі робочих місць), дослідну експлуатацію в пілотної зоні, уточнення правил функціонування системи за результатами дослідної експлуатації системи, гарантійне і післягарантійне супровід.

Особливу увагу при впровадженні систем приділяється документуванню проекту. Як правило, за результатами етапу обстеження розробляються документи "Звіт про обстеження", "Цілі, обмеження і ризики проекту", "Технічне завдання на впровадження системи". При передачі в промислову експлуатацію замовнику, як правило, надається проект документа "Інструкція з автоматизованого діловодства", а в рамках проектів впровадження безпаперових технологій додатково можуть бути розроблені "Положення про електронний документ" і "Положення про електронний цифровий підпис".

Розглянемо одну з характерних автоматизованих систем документаційного забезпечення управління, що є представником першої групи.

Автоматизована інформаційна система (АС) "ДЕЛО" цілком відповідає існуючій діловодній практиці. По-перше, система може супроводжувати традиційно прийнятий на підприємстві електронний документообіг, впорядковуючи технології діловодства. По-друге, система дозволяє істотно розширити рамки традиційної організації документообігу за рахунок часткового або повного використання функцій електронного документообігу та обробки документів на ЕОМ.

АС "ДЕЛО" призначена для роботи з використанням можливостей локальної мережі організації, реалізована в архітектурі "клієнт-сервер" на базі промислових СУБД і складається з ряду спеціалізованих автоматизованих робочих місць (АРМ), сконфігурованих для виконання основних функцій діловодства.

АС "ДЕЛО", встановлена в організації з територіально розподіленою структурою, повинна бути пов'язана з іншими подібними їй системами за допомогою електронної пошти, що підтримує інтерфейс МАРЕ. У систему включений web-сервер діловодства, забезпечує керівникам і фахівцям простий і ефективний доступ до даних про документи і самим документом з будь-якого локального або віддаленого АРМ по мережі Інтернет (інтранет). Стандартна версія системи "ДЕЛО" працює з СУБД "Oracle" і МС "SQL Server". Функції, надані кожному окремому користувачеві системи, визначаються його посадовими обов'язками і роллю в документообігу організації.

АРМ реєстрації вхідних документів забезпечує централізовану або децентралізовану реєстрацію всієї надходить в організацію кореспонденції. При цьому на кожен надійшов в організацію документ, незалежно від місця його реєстрації, заводиться реєстраційна картка, в якій системою фіксується вхідний номер (індекс). Для кожної підгрупи документів можлива власна нумерація за правилами, що збігається з прийнятим в організації порядком індексації документів.

АРМ контролю здійснює роботи з документами, що мають доручення з плановими датами виконання. Реєстраційна картка контролю документа виділяється відповідною ознакою. При розсилці контрольних доручень документа його реєстраційна картка, на додаток до розсилці по виконавця, поміщається в папку на контролі. Користувачі, які здійснюють контроль виконання документів, готують зведення про виконання контрольних документів та довідки-нагадування по виконанню контрольних документів.

АРМ посадової особи забезпечує роботу співробітників підприємства, що є офіційними учасниками документообігу - кореспондентами та адресатами документів. На адресу посадових осіб надходять документи, вони їх візують і підписують, дають доручення. Реєстровані системою посадові особи зовсім не обов'язково є її користувачами. За посадових осіб у системі можуть працювати користувачі, які мають відповідні повноваження (АРМ помічника). Якщо в системі працюють безпосередньо самі посадові особи та їх помічники, то вони повинні бути зареєстровані як користувачі.

АРМ системного технолога підтримує роботу адміністратора системи. Системний технолог виконує операції з контролю і виправлення помилок у роботі користувачів, заповненню, доповнення і зміни вмісту довідників систем; налаштовує систему на поточні зміни в структурі і документообіг організації. Він здійснює включення користувачів в систему, розподіл прав і привілеїв.

АРМ отримання довідок і звітів за документами підтримує роботу працівника служби діловодства, що здійснює отримання різних довідок і формування друкованих звітів, які містять відомості про документообіг, зведення про виконання документів.

АРМ працівника служби діловодства підрозділу здійснює виконання всіх функцій, необхідних для супроводу виконання документа у відповідному підрозділі.

АРМ реєстрації вихідних документів забезпечує реєстрацію вихідної кореспонденції, підписаної посадовою особою, в одному або декількох структурних підрозділах організації. Незалежно від місця реєстрації вихідного документа йому присвоюється реєстраційний номер, що формується за єдиними для даної підгрупи документів правилам. Включення документа в справу здійснюється шляхом занесення до реєстраційної картки запису, що містить найменування справи (згідно з довідником номенклатури справ), дати і часу списання. Довідник номенклатури справ заповнюється системним технологом відповідно до щорічно затверджується номенклатурою справ організації.

АРМ розсилки документів дозволяє спеціальному структурному підрозділу організації виконувати відправку вихідної кореспонденції. При цьому в реєстраційну картку документа проставляються дата та час фактичної відправки документа в зовнішнє організацію, фіксується спосіб відправки (фельдзв'язок, пошта, телеграма тощо) та номер реєстру поштової служби. Реєстри відправки документів можуть бути роздруковані для передачі відповідної поштовій службі разом з документами. Додатково підтримується можливість формування конвертів з їх подальшою надпечаткой.

АРМ системного програміста забезпечує роботу по супроводу автоматизованої системи діловодства.

Автоматизована система документаційного забезпечення управління "ДЕЛО" складається з чотирьох підсистем: "діловодство", "звітні форми", "довідники", "адміністрування".

Підсистема "Діловодство" реалізує виконання основних функцій системи і складається з наступних модулів:

  • • модуль "Реєстрація" дозволяє ввести значення реквізитів реєстраційної картки, включаючи "прикріплення" до картки файлу з текстом документа, встановити зв'язки між документами, а також передати документ у модуль "Виконання";
  • • модуль "Виконання" забезпечує виконання документа, включаючи винесення по документу доручень, оформлення звітів виконавців, списання документа в справу;
  • • модуль "Пошук" здійснює пошук документів в картотеці за призначенням реквізитів їх реєстраційних карток. Виявлення документа за допомогою пошуку необхідно в тому випадку, якщо користувач не знає, в якій картотеці знаходиться документ. Результати пошуку, зокрема, можуть бути використані як інструмент контролю виконання документів або формування довільних звітних зведень (наприклад, формування списку не виконаних даною посадовою особою документів);
  • • модуль "Реєстр". З його допомогою йде обробка документів, що підлягають відправці, включаючи формування і роздруківку стандартних форм реєстрів розсилки.

Підсистема "Звітні форми" формує список відповідно до заздалегідь визначеними критеріями відбору та оформляє їх у вигляді стандартних друкарських форм. Підсистемою підтримується формування відомостей про документообіг, зведення про виконання контрольних документів, а також зведення нагадувань про виконання контрольних документів і т.д.

Підсистемою "Каталоги" реалізується функція обслуговування довідників системи, таких як довідник організаційної структури установи, правил діловодства та ін.

Підсистема "Адміністрування" використовується для ведення списку користувачів системи, в якому для кожного користувача визначаються персональний ідентифікатор і пароль, права доступу до картотекам системи, документам різних грифів допуску, підсистемам і функцій системи. У системі передбачена можливість використання електронно-цифрового підпису (ЕЦП) та шифрування.

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук