Організаційна документація

До організаційних (організаційно-правовими) документів відносяться статут організації, положення про організацію, регламент, положення про структурні підрозділи, колегіальних і дорадчих органах установи, порядок роботи колегіальних і дорадчих органів управління чи керівництва, штатний розклад, інструкція, правила, пам'ятка і ін.

Організаційні документи служать правовою основою діяльності організації. Вони забезпечують реалізацію функцій організації системи і процесів управління, встановлюють статус і компетенцію установи, його структуру, штатну чисельність і посадовий склад, визначають функціональний зміст діяльності структурних підрозділів та посадових осіб і т.д. Організаційні документи вважаються дійсними до їх скасування або до затвердження нових, тому вони відносяться до безстроковим.

Організаційні документи оформляються на стандартному аркуші паперу з нанесенням усіх необхідних реквізитів. У процесі підготовки вони в обов'язковому порядку проходять процедуру узгодження (візування) з усіма зацікавленими підрозділами та особами та затвердження.

Статут - правовий акт, що визначає структуру, функції та права організації (установи, підприємства), реєструючий її діяльність.

Загальні статути затверджуються вищими органами державної влади і управління, статути громадських організацій приймаються і затверджуються їх з'їздами або загальними зборами. Статути державних організацій, установ і підприємств затверджуються їх вищестоящими органами (міністерствами, відомствами).

Текст статуту зазвичай містить сім розділів.

I. Загальні положення.

II. Акціонерний капітал (статутний капітал).

III. Порядок діяльності.

IV. Управління.

V. Облік і звітність; розподіл прибутку.

VI. Інші накопичення.

VII. Припинення діяльності.

Статуту оформлюється на стандартному аркуші паперу і повинен мати такі реквізити:

  • • найменування організації;
  • • найменування виду документа;
  • • дата, номер документа;
  • • місце видання;
  • • заголовок до тексту;
  • • підпис керівника;
  • • гриф затвердження;
  • • відмітка про реєстрацію статуту;
  • • друк реєструючого органу.
  • Положення - нормативний акт, що встановлює статус, завдання та функції, права, порядок діяльності одного органу або його структурного підрозділу.

Положення про організацію є правовим актом, на підставі якого діють державні організації (вищі органи державної влади, федеральні органи виконавчої влади та ін.). Його текст може складатися з семи розділів.

I. Загальні положення.

II. Цілі і завдання.

III. Структура.

IV. Функції.

V. Права.

VI. Взаємини і зв'язку.

VII. Відповідальність.

Розділ "Загальні положення" включає офіційне повне та скорочене найменування організації, цілі і підстави її створення із зазначенням найменування, дати і номера відповідного правового акта. У цьому розділі міститься також вказівка про те, чим керується організація у своїй діяльності, ким очолюється, кому підпорядковується, які має печатки.

У розділі "Цілі і завдання" встановлюється коло питань, що входять у компетенцію організації.

У розділі "Функції" перераховуються дії та види робіт, які покликана виконувати організація.

Розділ "Права" містить перерахування прав, якими наділяється організація, в тому числі право на видання конкретних видів розпорядчих і нормативних документів, які видаються в рамках її компетенції.

Положення друкується на папері формату А4. Його обов'язковими реквізитами є:

  • • найменування вищого органу;
  • • найменування організації;
  • • найменування виду документа;
  • • дата, номер документа;
  • • місце складання;
  • • заголовок до тексту;
  • • підпис;
  • • гриф затвердження;
  • • друк.

Текст викладається від третьої особи однини чи множини з використанням слів "повинен", "слід", "необхідно", "забороняється", "не допускається". Глави нумеруються римськими цифрами, пункти та підпункти - арабськими.

Вимоги до оформлення положення про структурний підрозділ нормативно не закріплені, проте в процесі практики вироблена структура тексту документа, що включає шість розділів.

I. Загальні положення.

II. Основні завдання.

III. Функції.

IV. Права та обов'язки.

V. Відповідальність.

VI. Взаємовідносини.

Положення можуть бути типовими і індивідуальними. Типові положення розробляються для однотипних організацій або структурних підрозділів (наприклад, положення про міністерство, положення про структурні підрозділи кадрових служб федеральних органів влади з профілактики корупційних та інших правопорушень).

Вимоги до оформлення положення про структурний підрозділ поширюються на положення про колегіальних та дорадчих органах (рада директорів, правління, вчена рада, колегія), а також на положення про тимчасові органах (нарада, комісія, рада). Склад реквізитів цих документів аналогічний складу реквізитів положення про організацію.

Положення про структурний підрозділ підписується його керівником, затверджується керівником організації, в яку входить даний підрозділ.

Інструкція - правовий акт, що видається органом державного управління або затверджуваний його керівником.

В інструкції встановлюються правила, що регулюють організаційні, технологічні, фінансові та інші сторони діяльності організації, її структурних підрозділів і служб, посадових осіб, містяться роз'яснення порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих документів. До документів інструктивного порядку відносяться також правила.

Тема інструкції повинен чітко визначати об'єкт або коло питань, на які поширюються її вимоги. Наприклад:

Інструкція з діловодства в Центральної виборчої комісії Російської Федерації

Інструкція з діловодства може містити положення, що визначають:

  • 1) призначення правил, положень, інструкцій;
  • 2) порядок підготовки правил, положень, інструкцій і порядок їх оформлення;
  • 3) погодження правил, положень, інструкцій із зацікавленими посадовими особами федерального органу виконавчої влади, іншими державними органами та організаціями;
  • 4) порядок затвердження правил, положень, інструкцій (наказом федерального органу виконавчої влади або безпосередньо керівником федерального органу виконавчої влади);
  • 5) доведення правил, положень, інструкцій до виконавців;
  • 6) внесення змін до затверджених правила, положення, інструкції.

Інструкція (правила) оформляється на загальному бланку організації, затверджується спеціальним розпорядчим актом (наказом) або безпосередньо керівником. Наприклад:

При затвердження інструкції (правил) наказом чи розпорядженням в ньому встановлюється термін введення документа і вказуються відповідальні виконавці. При цьому на першому аркуші інструкції робиться позначка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >