Організація роботи з документами

У результаті освоєння даної глави студент повинен:

знати

  • • порядок, етапи та основні процедури організації роботи з документами;
  • • етапи руху документів в організації в процесі документообігу та порядок їх реєстрації;
  • • правила роботи з вхідними, вихідними і внутрішніми документами;
  • • особливості роботи з кадровими документами, із зверненнями громадян;

вміти

  • • організувати документопотоки в системі документообігу, маршрути руху документів в організації, підготовку справ до передачі в архів;
  • • реєструвати документи в організації;
  • • організовувати роботу з вхідними та вихідними документами;
  • • готувати документи до передачі на зберігання в архів;

володіти

  • • методикою складання номенклатури справ;
  • • навичками формування та оформлення справи, описи справ.

Правильний підхід полягає в розробці окремих простих процесів з подальшим їх об'єднанням, а не в побудові єдиного громіздкого процесу.

Білл Гейтс

Організація роботи з документами - найважливіша складова частина діловодства в ланцюжку "створення / надходження документа - виконання / відправлення документа - зберігання документа". Цей етап роботи з документами в чому зумовлює ефективність діяльності апарату, забезпечуючи раціональний документообіг, створення інформаційно-пошукових систем по документації, контроль виконання документів і підготовку документів до передачі в відомчий архів.

Організація документообігу

Організація роботи з документами - організація документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності.

Документообіг, тобто рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення, здійснюється у вигляді потоків документів між пунктами обробки інформації (керівники, фахівці, службовці) та пунктами технічної обробки документів (експедиція, секретар, копіювально-розмножувальна служба і т.д .) (рис. 5.1).

Схема документообігу

Рис. 5.1. Схема документообігу

Основні потоки документів діляться:

  • • на вхідні (надходять в організацію);
  • • вихідні (відправляються з організації);
  • • внутрішні (документи, створювані в організації і використовувані в її внутрішньому управлінському процесі).

Вхідні документи, у свою чергу, діляться на документопотоки, що направляються керівникам, безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.

Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг, тобто кількість документів, що надійшли в організацію і створених в ній протягом певного часу. Цей показник важливий тому, що їм визначається вибір організаційної форми діловодства, виду інформаційно-пошукової системи за документами установи, структури і штатного складу служби документаційного забезпечення конкретної організації, ступінь технологічної оснащеності процесів роботи з документами.

Підрахунок кількості документів, отриманих та створених в організації, проводиться щомісячно, за півріччя та за підсумками року наростаючим підсумком з початку поточного року по контрольно-реєстраційним формам в місцях їх реєстрації. За одиницю обліку кількості документів приймається сам документ з урахуванням розмножених примірників. Розмноження екземпляри підраховуються окремо.

Облік кількості документів може проводитися по організації в цілому або за окремими її підрозділам. Підсумкові дані підрахунку представляються в табличній формі.

По кожній групі враховуються кількість документів та їх тираж (цифри проставляються через косу риску або в окремих графах).

Підрахунок обсягу документообігу доцільно проводити також по групах документів: розпорядчі, статистичні, листування, листи громадян, фінансові та ін.

Порядок руху документів в організації можна розділити на кілька етапів:

  • 1) організація доставки документів;
  • 2) прийом і первинна обробка надходять в організацію документів;
  • 3) попередній розгляд документів службою документаційного забезпечення управління;
  • 4) реєстрація та розгляд документів керівником організації;
  • 5) доставка документів виконавцям;
  • 6) робота виконавців над документом;
  • 7) контроль виконання документів;
  • 8) обробка виконаних і відправляються документів, формування справ;
  • 9) підготовка до передачі справ в архів, передача в архів.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >