Реєстрація документів в організації

Реєстраційний номер є обов'язковим реквізитом будь-якого організаційно-розпорядчого документа. Реєстрація документів здійснюється шляхом проставлення на документі дати і реєстраційного номера (індексу) із записом необхідних відомостей про документ у реєстраційній формі.

Реєстрація документа - запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або одержання.

Мета реєстрації - надання документа юридичної сили, підтвердження факту отримання або відправки документа, забезпечення його обліку, контролю та пошуку.

Надійшли документи реєструються в день надходження, створювані - у день підписання або затвердження або на наступний робочий день. При передачі документа з одного підрозділу в інший новий реєстраційний номер на документі, як правило, не проставляється.

Реєстрація документів здійснюється в залежності від назви виду документа, автора і змісту в межах груп документів. Окремо реєструються документи, що надійшли з вищестоящої організації, накази по основній діяльності та з особового складу, службова переписка, звернення громадян.

Документи, одержані з вищестоящих організацій, що надходять на розгляд керівника організації і його заступників, розпорядчі документи і листування за підписом керівника, протоколи та рішення колегіальних органів реєструються в службі ДОП. Реєстрація вступників, внутрішніх і відправляються документів здійснюється у місцях виконання і створення документів.

Найбільш поширеним способом реєстрації документів є реєстраційно-контрольні картки (традиційні та електронні), що використовуються для всіх видів документів. Такі картки мають ряд очевидних переваг: вони легко піддаються механізованій обробці, їх можна групувати в картотеки, що прискорює пошук необхідної інформації, особливо при великих обсягах документообігу.

Для створення пошукових систем і досягнення інформаційної сумісності реєстраційних даних встановлюється наступний склад основних реквізитів реєстрації:

  • • найменування організації (автора або кореспондента);
  • • найменування виду документа;
  • • дата та реєстраційний номер документа;
  • • дата та індекс надходження;
  • • заголовок до тексту (короткий зміст документа);
  • • резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
  • • термін виконання документа;
  • • відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Залежно від характеру документа і завдань використання інформації складу основних реквізитів реєстрації може доповнюватися наступними реквізитами:

  • • гриф (відмітка) обмеження доступу до документа;
  • • внутрішня переадресація документів по виконавцям;
  • • код за тематичним класифікатором;
  • • ключові слова;
  • • кількість аркушів документа;
  • • наявність додатків;
  • • посадова особа, що поставила документ на контроль;
  • • проміжні терміни виконання;
  • • перенесення термінів виконання;
  • • термін зберігання документа;
  • • статус документа (проект, версія);
  • • вид передачі документа (поштою, факсом) та ін.

При реєстрації звернень громадян вводяться їх прізвища, імена, по батькові, адреси, у тому числі електронні (e-mail), телефони, актуальні при електронних зверненнях громадян. У відповідності зі ст. 4 Закону про порядок звернень громадян звернення можуть реєструватися як у письмовій формі, так і у формі електронного документа.

При реєстрації документів, що відправляються записується назва організації і структурного підрозділу посадової особи - автора документа.

При реєстрації відповідей на звернення громадян вводяться їхні персональні дані. Допускається застосування скороченого найменування організації.

У графі "Дата документа" в реєстраційно-контрольну картку переноситься дата, привласнена документом організацією - автором документа.

У графі "Реєстраційний номер документа" в реєстраційно-контрольну картку переноситься реєстраційний номер документа, присвоєний організацією - автором документа. На вхідних документах ці ж дані заносяться в реєстраційний штамп.

У графі "Заголовок до тексту" вказується заголовок до тексту документа, а при його відсутності складається анотація, що містить ключові слова.

Графа "Резолюція" заповнюється після перегляду документа керівником. У ній зазначаються зміст доручення, прізвища виконавця, автора доручення і дата резолюції.

У графі "Термін виконання" проставляється індивідуальний термін, що міститься в резолюції, а при його відсутності - типовий термін. При реєстрації відправляється документа може записуватися дата очікуваної відповіді.

Графа "Відмітка про виконання" містить коротку запис про вирішення питання по суті, в неї переносяться реєстраційний номер і дата виконання створеного документа, посилання на реєстраційний номер і дату надходження документа.

Вхідні, вихідні та внутрішні документи реєструються окремо. Реєстраційний номер вхідного і відправляється документа складається з порядкового номера, який виходячи з інформаційних потреб організації може доповнюватися буквеним або цифровим індексом структурного підрозділу, індексом справи за номенклатурою справ, кодом документа за класифікатором кореспондентів, виконавців і ін. Складові частини реєстраційного номера відокремлюються один від одного косою рисою. Наприклад, 95 / 06-12, де 95 - порядковий реєстраційний номер, а 06-12 - номер справи, в яку буде підшитий документ (або його копія) після виконання.

Внутрішні документи реєструються окремо за видами документів: наприклад, накази з основної діяльності, протоколи засідань колегії і т.д. У межах групи, що реєструється дотримується свій порядок номерів, наприклад наказ 14, протокол № 10.

У практиці організацій використовуються не тільки контрольно-реєстраційні картки, але й журнальна, електронна форми реєстрації. Журнальну форму реєстрації використовують в організаціях, документообіг яких становить менше 600 документів на рік. Журнали реєстрації ведуться окремо для вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Листи журналу, починаючи з другого, нумеруються у правому верхньому куті. Усі аркуші прошиваються міцними нитками, їх кінці виводяться на останній пронумерований лист із зворотного боку і склеюються паперовим квадратом, в середині якого ставиться печатка організації. Правильність оформлення завіряється написом: "У цьому журналі пронумеровано, прошнуровані та скріплені круглою печаткою ... листів", яка розміщується на зворотному боці останнього пронумерованого листа. Напис підписує діловод або секретар.

Після останньої реєстраційної записи в журналі робиться, наприклад, наступна напис: "У даному журналі зареєстровано 120 документів з вх. № 1 по 120. Випадково пропущені номери 5 і 80", зазначаються назва посади, підпис і розшифровка підпису діловода (секретаря).

Всі реєстраційні журнали мають номер за номенклатурою справ. Оформлення обкладинки журналу включає назву журналу, найменування організації, реєстраційний номер за номенклатурою справ, який розміщується у верхньому вдачею кутку обкладинки. У правому нижньому кутку зазначаються дати початку та закінчення журналу відповідно до числами першого і останнього зареєстрованих в журналі документів у межах календарного року.

Підлягають реєстрації документи повинні бути перелічені в інструкції з діловодства організації із зазначенням місця їх реєстрації.

Обов'язковість ведення журнальної форми реєстрації трудових книжок і вкладишів до них нормативно закріплена Постановою про трудові книжки. Форма журналу "Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них" затверджена постановою Мінпраці Росії від 10.10.2003 № 69 "Про затвердження Інструкції щодо заповнення трудових книжок".

Для реєстрації кадрових документів організаціям також рекомендується вести:

  • • книгу обліку договорів, змін і доповнень до них;
  • • книгу наказів по особовому складу;
  • • книгу реєстрації та контролю за вступниками та відправляються документами;
  • • книгу реєстрації розпорядчих і нормативних документів організації;
  • • журнал обліку відпусток;
  • • інші журнали, які визначаються потребами організації.

Загальні вимоги до оформлення журналів реєстрації документів.

  • 1. Тверда обкладинка (для дотримання термінів зберігання).
  • 2. Клейовий палітурка (щоб уникнути додавання або видалення аркушів у журналі).
  • 3. Наскрізна нумерація листів журналу.
  • 4. Прошивка журналу.
  • 5. Наявність заверительной записи (із зазначенням назви журналу, кількості прошитих, пронумерованих аркушів (цифрами і прописом), посади, підпису та розшифрування підпису керівника організації і дати оформлення журналу).
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >