Підготовка документів до передачі на зберігання в архів

Завершальним етапом діловодного процесу є підготовка документів до передачі на зберігання в архів організації або (за відсутності архів) безпосередньо в кадровій службі.

Підготовка документів до зберігання включає в себе угруповання документів з метою формування справ, експертизу наукової і практичної цінності документів, оформлення справ, опис і знищення підлягають знищенню справ, забезпечення схоронності справ, передачу справ в архів організації.

Формування справ

Виконані і закінчені діловодством документи повинні в 10-денний термін здаватися виконавцем особам, відповідальним за ведення діловодства в структурних підрозділах, для формування їх у справи.

Формування справ являє собою систематизовану угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ, що забезпечує їх збереження і оперативний пошук, групування виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ.

Номер справи, в яку повинен бути підшитий документ, визначає керівник структурного підрозділу або виконавець відповідно до номенклатури справ.

Зазвичай справи в організаціях формуються децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. Однак, в організаціях з обмеженим документообігом і компактним розташуванням підрозділів можливо централізоване формування справ у службі документаційного забезпечення управління.

Всі документи організації групуються в справи за певними ознаками, а всередині справи - в певній послідовності.

Ознаки закладу справи:

  • • номінативний (по різновидах документів). За цією ознакою формуються розпорядчі документи, деякі види інформаційно-довідкових документів, наприклад: "Накази за 2010 рік";
  • • авторський (по авторам документів справи), наприклад: "Протоколи засідань колегії Міністерства освіти і науки Російської Федерації";
  • • кореспондентський (за назвою кореспондента), наприклад: "Листування з Міністерством внутрішніх справ Російської Федерації за 2010 рік";
  • • предметно-питальний (групуються документи з одного питання), наприклад: "Доручення Уряду Російської Федерації з реалізації Національного плану протидії корупції";
  • • географічний (за територіальним розташуванням кореспондентів), наприклад: "Листування з Регіональним управлінням в Республіці КоміСиктивкар) з питання видання навчальної літератури за 2010 рік";
  • • хронологічний, наприклад: "Квартальні звіти про фінансову діяльність організації".

Справи з особового складу, як правило, систематизуються за хронологічним ознакою. В архівах великих організацій з великою кількістю працівників може використовуватися структурно-хронологічний принцип систематизації особистих справ.

У межах кожного року справи з особового складу систематизуються за ступенем важливості: накази про зарахування на службу (в навчальний заклад і т.д.), переміщення, звільнення (закінчення навчального закладу і т.д.), особові рахунки, списки, журнали обліку документів з особового складу, інші реєстраційно-облікові документи, особисті справи, особові картки.

Особові справи та особисті картки звільнених співробітників відносяться до року звільнення і систематизуються в межах кожної групи за алфавітом прізвищ.

При формуванні справ слід дотримуватися ряду встановлених правил:

  • • у справу поміщають тільки виконані і правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі з необхідним набором реквізитів, відміткою про виконання і написом "До справи";
  • • у справи групуються документи одного календарного року, розташовуючись в хронологічному, алфавітному порядку або за порядковими номерами. Виняток становлять лише перехідні справи;
  • • документи постійного і тимчасових термінів зберігання групуються в справи окремо;
  • • у справу підшивається тільки один екземпляр документа (оригінал або завірена за встановленою формою копія), за винятком чернеток особливо цінних документів;
  • • підлягають поверненню документи в справу не підшиваються;
  • • установчі документи, статут організації поміщаються в одну справу;
  • • у справу об'єднуються документи тільки з одного питання;
  • • додатки приєднуються до основних документів, незалежно від дати їх затвердження або складання;
  • • документи колегій групуються в дві справи: 1) протоколи та рішення колегії, 2) документи до засідань колегії;
  • • документи обмеженого доступу формуються у справи окремо від інших;
  • • документи з особового складу формуються за абеткою прізвищ співробітників;
  • • при великих обсягах листування вхідні та вихідні документи формуються в окремі справи за видами документів (листи, листи-відповіді, листи-запити, факси і т.д.);
  • • запити і відповіді, супровідні листи та їх застосування не повинні разобщающейся;
  • • ксерокопії факсограм, телефонограми, машинограми поміщаються у справи на загальних підставах;
  • • справа не повинна перевищувати за обсягом 250 аркушів;
  • • при наявності справі кількох томів (частин) індекс і заголовок справи проставляються на кожному томі (частини) з додаванням "т. 1", "т. 2" і т.д.

Усередині справи документи розташовуються у певній послідовності відповідно до вимогами державних, галузевих стандартів державної системи документаційного забезпечення управління (ГСДОУ):

  • • розпорядчі документи групуються в справи в хронологічному порядку за видами документів разом з відносяться до них додатками;
  • • положення, інструкції, затверджені в якості самостійного документа, групуються в самостійні справи;
  • • протоколи розташовуються у справі в хронологічному порядку за номерами;
  • • документи до протоколів, згруповані в окремі справи, систематизуються за номерами протоколів;
  • • затверджені плани, звіти та інші документи групуються окремо від проектів;
  • • документи в особисті справи групуються по мірі їх надходження;
  • • особові рахунки по заробітній платі, анкети розташовуються в справі в алфавітному порядку за прізвищами;
  • • накладні, квитанції та інші документи розташовуються у справі за номерами;
  • • документи, що мають додатки з різними датами складання або твердження, групуються в питально-логічній послідовності;
  • • стенограми засідань формуються в окремі справи;
  • • статистична інформація групується окремо;
  • • пропозиції, заяви громадян з питань вдосконалення роботи організацій та заяви і скарги з особистих питань формуються окремо, всередині них документи групуються в алфавітному порядку за прізвищами заявників. Відносяться до одного заявнику документи утворюють самостійну групу, яка формується в хронологічній послідовності;
  • • документи підвідомчих організацій групуються в самостійні справи;
  • • листування групується, як правило, за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності по датах створення або надходження документа. Документ-відповідь розміщується за документом-запитом. При поновленні листування з певного питання, що почалася в попередньому році, документи включаються в справу поточного року із зазначенням індексу попереднього року.
 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >