Тематична обмеженість

Істотним чинником документного спілкування, що впливає на характер управлінської інформації, є повторюваність і тематична обмеженість управлінських ситуацій, яка призводить до використання одних і тих же видів документів, одних і тих же мовних засобів. У вітчизняному діловодстві існує близько 60 видів організаційно-розпорядчих документів, які відповідають основним діловим ситуаціям, які виникають і існуючим на державній службі.

Однак у кожного виду документів є підвиди, що дозволяють вирішувати більш приватні ситуації адміністративно-управлінської діяльності. Наприклад, у листи як виду організаційно-розпорядчого документа розрізняється до 20 тематичних підвидів, призначених для використання в певних управлінських ситуаціях.

Виникнення нової соціально-управлінської ситуації, як в російському, так і в західному діловодстві, призводить до створення нового виду документа, який дозволить розглянути і вирішити цю ситуацію. У 1990-х рр. в Росії виникло безліч нових ділових ситуацій, які призвели до створення нових видів ділових паперів і документів.

Наприклад, новим терміном для закріплення взаємин між працівником і роботодавцем стало слово контракт в порівнянні з трудовим договором або трудовою угодою; багато комерційних структур при прийомі на роботу воліють отримувати від здобувача документ у формі резюме, а не у формі заяви; широкого поширення набули також документи інформаційно-рекламного характеру та ін.

Зверніть увагу

Певної ділової ситуації відповідає певна ділова папір або документ. З виникненням нових ситуацій виникають нові види ділових паперів і документів.

Своєчасність та актуальність

Ефективність управлінської діяльності в системі державної влади тільки тоді висока, коли для прийняття рішення використовується своєчасна і актуальна інформація. Тому документ повинен містити в своєму змісті найновішу, важливу та актуальну для організації інформацію. При його підготовці повинні використовуватися останні досягнення науки і техніки, що відповідають світовим стандартам і вимогам. Укладач повинен відображати відомості, що мають правову силу зараз.

Зверніть увагу

Документ повинен спиратися на чинні правові акти, а не на застарілі, що втратили юридичну силу.

Тільки при дотриманні всіх цих умов організацією або установою буде прийнято оптимальне управлінське рішення.

Для одержувача офіційної кореспонденції, про яку б країну не йшла мова, обов'язковою вимогою, з точки зору етичних норм, є оперативний відповідь організації або особі-відправнику. Затримка або відсутність відповіді може розглядатися як небажання співпрацювати. Подібна несвоєчасна реакція на діловий лист може призвести навіть до розірвання ділових відносин.

Достовірність і об'єктивність

Вимога достовірності та об'єктивності означає, що ділове повідомлення повинно відображати фактичний стан справ, давати неупереджену і безпристрасну оцінку подій.

Зверніть увагу

Спотворення представленої інформації або проникнення в підготовчі матеріали і потім в сам документ неправдивої інформації тягне за собою прийняття керівником або організацією неправильних, часом катастрофічних рішень.

Якщо в представленому документі укладач допускає неточності або фактичні помилки, то весь матеріал, підготовлений ним, не буде викликати довіри у адресата, а репутація установи, з якого вийшов документ, буде підірвана.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >