Реквізит "Дата документа"

Своєчасність та актуальність змісту документа знаходять своє підтвердження і в реквізиті "Дата документа". Саме дата складання документа показує, як давно був оформлений цей документ і чи не є він застарілим. Крім того, цей реквізит забезпечує юридичну силу документа.

Датою документа є дата його підписання, затвердження або погодження, дата самої події. Для грамотного оформлення документа необхідно знати наступні правила термінів фіксування дати і способів її написання.

Датою документа може бути:

  • • дата його підписання - наприклад, для наказу, розпорядження, службового листа;
  • • дата затвердження або погодження - наприклад, для інструкції;
  • • дата самої події, яке зафіксоване в документі, - наприклад, для акта або протоколу.

Якщо авторами документа є кілька організацій, то його датою є найбільш пізня дата підписання.

За ГОСТ Р 6.30-2003 прийняті три способи оформлення дати в документі.

  • 1. Цифровий спосіб - арабськими цифрами в послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляють двома парами арабських цифр, розділеними крапкою, рік - чотирма арабськими цифрами (без крапки). Наприклад: 19.09.2014. (Остання точка вказує на закінчення пропозиції).
  • 2. Словесно-цифровий спосіб. Наприклад: 1 вересня 2014 (день місяця - дві арабські цифри).
  • 3. Європейський спосіб - інша цифрова послідовність: рік (повністю), місяць і день місяця (двома парами цифр). Наприклад: 2014.09.19. (Точки ставляться в кінці року, місяця і дня).

При підготовці нормативних та фінансових документів рекомендується словесно-цифровий спосіб оформлення дати (без лапок), наприклад: 12 квітня 2014

Реквізит "Адресат"

Точна адресність будь-якого документа відображається в оформленні реквізиту "Адресат". Цей реквізит присутній в довідково-інформаційних документах: листах, доповідних і пояснювальних записках, довідках та ін. Як адресата можуть бути організації, їх структурні підрозділи, посадові чи фізичні особи.

За ГОСТ Р 6.30-2003 існує кілька варіантів оформлення реквізиту "Адресат".

1. Документ можна адресувати на ім'я організації або структурного підрозділу, при цьому найменування організації та її структурного підрозділу вказують у називному відмінку, наприклад:

Мін'юст Росії

Департамент організації та контролю

2. Документ можна адресувати посадовій особі. Посада особи, якій адресовано документ, вказують в давальному відмінку. При адресуванні документа посадовій особі ініціали вказують перед прізвищем, наприклад:

Генеральному директору (назва підприємства)

Є. К. Іванову

або

Керівнику

(найменування управління або відділу)

В. І. Петрову

3. Документ можна адресувати фізичній особі: спочатку вказують прізвище в давальному відмінку, ініціали після прізвища, потім поштову адресу.

Фокіну Ю. Н.

Першотравнева вул., Д. 20, кв. в,

Москва, 117602

4. Якщо документ відправляють у кілька організацій або в кілька структурних підрозділів однієї організації, то їх слід вказувати узагальнено, наприклад:

Адміністрації районів

Московської області

  • 5. До складу реквізиту "Адресат" при необхідності може входити поштова адреса. Реквізити адреси вказують у послідовності, встановленій Правилами надання послуг поштового зв'язку:
    • • найменування адресата (для громадян - прізвище, ім'я по батькові);
    • • назва вулиці, номер будинку, номер квартири;
    • • назва населеного пункту (міста, селища і т.п.);
    • • назва району;
    • • назва республіки, краю, області, автономного округу (області);
    • • назва країни (для міжнародних поштових відправлень);
    • • поштовий індекс.

У поштовій адресі не повинно бути скорочених назв міста, селища, вулиці та ін.

6. Якщо лист адресується організації, вказують її найменування, потім поштову адресу, наприклад:

Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВПІІДАД)

Профспілкова вул., Д. 82, Москва, 117393

7. Якщо лист адресується посадовій особі, вказують посадова особа, потім поштову адресу, наприклад:

Директору (назва підприємства)

Є. К. Петрову

Дмитрівська вул., Д. 62,

Москва, 117671

8. При адресуванні документа фізичній особі вказують прізвище та ініціали одержувача, потім поштову адресу, наприклад:

Калініну І. П.

Садова вул., Буд. 5, кв. 15,

р Липки, Киреевский район,

Тульська обл., 306692

У укладача документа часто виникають труднощі при написанні прізвища адресата: треба чи не треба схиляти ту чи іншу прізвище? Для подолання цих труднощів необхідно пам'ятати деякі правила відмінювання прізвищ у документі.

1. Не схиляються прізвища, що закінчуються на -о, -их, -их.

Кому? Н. І. Дорошенко, П. С. Сивко, А. Н. Шило, Ф. Е. Шамбинаго, Г. П. Плевако, Н. В. Дубяго, С. Є. Дурново, А. П. Червоних, Є. А. Долгих.

2. Схиляються чоловічі прізвища російської та іншомовного походження, що закінчуються на приголосні.

Кому? Борису Івановичу Ткачуку, Альберту Семеновичу Нейману, Станіславу Петровичу Жуку.

3. Не схиляються жіночі прізвища російської та іншомовного походження, що закінчуються на приголосні.

Кому? Ірині Володимирівні Кулик, Наталії Федорівні Шахрай.

4. Схиляються російські та іншомовні прізвища, що закінчуються на ненаголошені -а / я:

Кому? І. І. Суботи, І. М. впоперек.

Однак, якщо кінцевого -a / я передує голосний звук і, то ці прізвища не відмінюються:

Кому? І. І. ГАЛИАЛ, В. В. Лурія.

5. Схиляються слов'янські прізвища, що закінчуються на ударні голосні -а / я:

Кому? С. С. Головне, А. Ю. Лободі.

6. Не схиляються іншомовні прізвища, що закінчуються на голосні звуки:

Кому? Дюма, Золя, Гюго, Бізе, Шоу.

  • 7. В офіційних текстах і документах як виняток допустимо не схиляти прізвище:
    • а) якщо така сімейна традиція;
    • б) якщо прізвище неблагозвучне;
    • в) якщо прізвище викликає небажану асоціацію.

Кому? Олександру Миколайовичу Дуб, Івану Сергійовичу Гусь, Ірині Петрівні Слизький.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >