Реквізит "Гриф затвердження документа"

Гриф затвердження - особливий спосіб введення документа в дію. Він проставляється на деяких видах актів, договорів, інструкціях та інших документах. Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами) або спеціально видаваним документом.

1. При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження документа повинен складатися зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади особи, що затверджує документ, його підпису, ініціалів, прізвища та дати затвердження, наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор (назва установи)

Особистий підпис

І. В. Іванов 12.07.2014

При затвердженні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують на одному рівні.

2. При затвердженні документа постановою, рішенням, наказом, протоколом - гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (ЗАТВЕРДЖЕНА, ЗАТВЕРДЖЕНО, ЗАТВЕРДЖЕНО) (без лапок), назви який стверджує документа в орудному відмінку, його дати і номера, наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням загальних зборів акціонерів від 15.08.2014 № 14

або

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом голови правління банку "Москва"

від 30.08.2014 № 82

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті документа.

Реквізит "Резолюція"

Резолюція - це напис на документі, виконана посадовою особою і містить вказівки до дії.

  • 1. Резолюція проставляється при розгляді вхідних і внутрішніх документів відповідною посадовою особою. Резолюція має бути конкретною за змістом і короткої за формі.
  • 2. Якщо документ вимагає конкретної дії, то в резолюції вказуються виконавець (один або декілька), зміст доручення, термін виконання.
  • 3. Якщо документ присланий в організацію для відомості, то резолюція може виглядати наступним чином: "У справу".
  • 4. Резолюція підписується посадовою особою, наприкінці резолюції ставиться дата.
  • 5. У резолюції вказується прізвище виконавця в давальному відмінку.
  • 6. Ініціали в резолюції пишуться після прізвища виконавця.
  • 7. Резолюція пишеться на документі відповідним посадовою особою і включає прізвища виконавців, зміст доручення, термін виконання, підпис і дату, наприклад:

Зайцевої А. В.

Нікітіну П. С.

Прошу підготувати проект договору з фірмою "ХІТЕК" до 21.12.2014

Особистий підпис

  • 05.08.2014
  • 8. Допускається оформлення резолюції на окремому аркуші.
  • 9. Текст резолюції часто будується на твердженні через заперечення, в якому адресат санкціонує адміністративне дію, наприклад: "не заперечую" замість "згоден".

Реквізит "Заголовок до тексту"

Заголовок - короткий виклад основного змісту документа. При складанні заголовка необхідно пам'ятати наступне:

  • а) заголовок повинні мати всі документи формату А4, так як заголовки полегшують і прискорюють реєстрацію документів;
  • б) супровідні листи заголовка можуть не мати;
  • в) в заголовку до тексту дається вказівка на зміст документа, тому заголовок цілком узгоджується з найменуванням виду документа.

Заголовок може відповідати на питання: "про що", "о ком", наприклад у наказі: "Наказ (про чим) про реорганізацію Академії"; "Наказ (про ніж) про створення атестаційної комісії".

Заголовок може відповідати на питання: "чого", "кого", наприклад в посадовій інструкції: "Посадова інструкція (кого) секретаря-референта".

Реквізит "Підпис"

Обов'язковий реквізит будь-якого документа, що забезпечує його юридичну силу.

Підпис на різних видах документів має деякі особливості. Оформляючи реквізит "Підпис", необхідно пам'ятати наступне.

  • 1. Підписують управлінські документи керівники організації або заміщають їх посадові особи.
  • 2. Кілька підписів ставлять на документах в тому випадку, коли за зміст документа відповідальні кілька посадових осіб. Наприклад, спільні документи декількох організацій підписують керівники цих організацій, а документи грошового, матеріального, кредитного характеру підписують керівники організацій та головні бухгалтери.
  • 3. Документи, складені комісією, підписують усі члени комісії.
  • 4. Протоколи підписують голова колегіального органу і секретар.
  • 5. Документи, затверджувані керівником організації (інструкції, положення та ін.), Деякі довідково-інформаційні документи (доповідні записки, довідки та ін.) Підписують посадові особи, які склали документ, відповідальні за їх підготовку.
  • 6. До складу реквізиту "Підпис" входять:
    • • найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ оформлений не на бланку документа, і скорочене - на документі, оформленому на бланку);
    • • особистий підпис;
    • • розшифровка підпису (ініціали, прізвище).

Наприклад:

або

  • 7. При оформленні документа на бланку посадової особи посаду цієї особи в підписи не вказують.
  • 8. При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи мають одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді, наприклад:

9. При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовують на одному рівні, наприклад:

10. У документах, складених комісією, вказують не посади осіб, які підписують документ, а їх обов'язки в складі комісії - відповідно до розподілу, наприклад:

11. Документ може бути підписаний виконуючим обов'язки посадової особи із зазначенням його фактичної посади і прізвища. При цьому не допускається ставити прийменник "За", напис від руки "Заст." Чи косу риску перед найменуванням посади.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >