Третій етап роботи з текстом документа

На третьому етапі здійснюється власне редагування документа, проводиться ретельна мовна та стилістична правка кожної пропозиції документа.

Для успішного виправлення всіх видів помилок у реченні необхідно володіти двома технічними прийомами:

  • • зіставлення кожної виправленої фрази з первісним варіантом;
  • • зіставлення кожної виправленої фрази з попередньою і наступною фразами.

Перше зіставлення повинно здійснюватися з погляду зміни, появи або втрати в виправленої фразі якихось смислових відтінків, відомостей, фактів в порівнянні з початковою фразою.

Друге зіставлення необхідно, оскільки кожна фраза - це елемент композиції цілісного тексту, тісно пов'язаний з іншими елементами. Фразу можна розглядати ізольовано, поза композиційних зв'язків, інакше можна зруйнувати весь текст.

Аналізуючи матеріал таким чином, редактор поступово просувається від фрази до фрази, від початку тексту до його кінця. У ході цього поступального руху він ліквідує всі мовні помилки і усуває стилістичні недоліки.

Лінгвістичний аналіз документів, що використовуються службовцями в повсякденній практиці, показує, що існують найбільш типові помилки мови документів, що виникають через особливості і деяких труднощів офіційно-ділового стилю мовлення.

Всі помилки умовно можна розділити на шість видів: логікосмисловие помилки, лексичні помилки, морфологічні помилки, синтаксичні помилки, помилки, пов'язані з порушенням ділового етикету, помилки правопису. Усередині кожного виду вони можуть бути нормативно-стилістичними, що виникають через незнання літературних норм офіційно-ділового стилю мови, і власне стилістичними, виникаючими внаслідок проникнення в документ мовних засобів з інших стилів.

У параграфі 9.2 детально викладаються основні види і типи мовних і стилістичних помилок, що зустрічаються в службових документах.

Техніка правки документа

Залежно від того, які зміни вносяться в текст документа при редагуванні, розрізняють такі види правки.

  • 1. Правка-обробка. Це найбільш поширений вид правки при редагуванні документа. При обробці тексту документа, зберігаючи в цілому авторський варіант, редактор покращує текст: замінює невдалі слова і звороти, домагається точності формулювань, логічності в побудові тексту, відповідності тексту офіційного стилю мовлення, виправляє мовні похибки. Обробляти таким чином можна як власний текст, так і текст іншого автора.
  • 2. Правка-переробка. Цей вид правки використовується в тому випадку, якщо укладач документа погано володіє офіційно-діловим стилем мови, не вміє складати документи. Тоді працівник державної служби (відділу кадрів, паспортного столу, довідкового відділу та ін.) Зобов'язаний допомогти громадянину правильно скласти документ або переробити написане і тим самим виступити в ролі співавтора.
  • 3. Правка-скорочення. Для службового документа особливо важливий його обсяг. Не випадково в інструкціях з діловодства спеціально обмовляється, що службові документи повинні бути короткими. Наприклад, текст офіційного листа, як правило, не повинен перевищувати двох сторінок. Тому усунення длиннот і малоістотної матеріалу необхідно при складанні документа. При редагуванні службових документів правка-скорочення застосовується: в текстах, що буяють загальними міркуваннями, цитатами, посиланнями, однотипними прикладами, цифрами; для спрощення складних синтаксичних конструкцій.
  • 4. Правка-вичитування. Вичитування - це звірення передрукованого або набраного на комп'ютері тексту з відредагованим, всебічно вивіреним варіантом. Як правило, при правці-вичитування тільки вписуються припущення при передруці букви, виправляються помилки, невірні написання. Якщо в процесі вичитки виявлені і більш суттєві недоліки, текст слід виправити, після чого знову передрукувати.

При правці-вичитування всі зміни робляться безпосередньо в тексті чорнилом. Не допускається переробка або підмалювання неясно віддрукувати знаків (потрібний знак вписується над закресленим).

При розмноженні тексту машинописним шляхом вичитують всі екземпляри, так як точна відповідність всіх примірників оригіналу обов'язково. В особливих випадках відповідність копій оригіналу засвідчується офіційно.

При вичитування і редагуванні документів слід користуватися загальноприйнятими коректурними знаками.

Накреслення

Призначення

Приклад

Видалити букву

Викинути дві або декілька букв: слово, групу слів, рядок

Видалити кілька рядків, абзац, главу

Вставити пробіл

Вставити слово або фразу

Перенести слово (частина тексту) в іншу сторону або на інше місце в межах рядка

Замінити рядкову (маленьку) букву прописаний (заголовної) або прописну рядкової (знак ставлять у першому випадку - під буквою, у другому - над буквою)

Замінити одну / дві або декілька букв іншими

Поміняти місцями стоять поруч букви або слова

Почати текст з нового абзацу

Підводячи підсумок викладеному в даному параграфі, хотілося б ще раз наголосити, що культура діловій письмовій мові, культура написання і редагування ділових паперів і службових документів - це складний і важливий аспект загальної мовної культури будь-якого службовця.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >