Орфографічні та пунктуаційні помилки

У текстах документів також можна виявити орфографічні та пунктуаційні помилки. А грамотне і акуратне оформлення документа - одна з обов'язкових умов написання офіційного паперу. Тому відповідальний укладач документа повинен не раз перечитати написане і в разі сумнівів звернутися до різних словників сучасної російської літературної мови.

Порушення мовного етикету

При оформленні документа або написанні ділового листа існує величезна кількість мовних формул етикетної характеру. Розглянемо прояви ділового етикету на прикладі службових листів.

Які ж основні особливості мовного етикету визначають культуру ділової службового листування?

Відомо, що в службовому листі активно використовуються мовні формули. Мовні формули не тільки показують вигляд листа і мета його написання, а й підкреслюють характер взаємин адресата (одержувача) і адресанта (відправника). Стосунки можуть оцінюватися як строго офіційні або як напівофіційні.

Наведемо приклади використання ключових фраз різного ступеня офіційності в листах-повідомленнях і супровідних листах.

Ключові фрази листа-повідомлення

Строго офіційно

Напівофіційно

Повідомляємо, що ...

Сповіщаємо (інформуємо) Вас про те, що ...

Ставимо Вас до відома, що ...

Вважаємо за необхідне поставити Вас до відома про ...

Доводимо до вашого відома, що ... Доповідаю про ...

Нам приємно повідомити (Вам), що ...

Маємо честь повідомити (Вам), що ...

З радістю повідомляємо (Вам) про ...

Ключові фрази супровідного листа

Строго офіційно

Напівофіційно

Представляємо Вам (у вищестоящу організацію);

Із задоволенням направляємо (висилаємо);

Направляємо Вам (в підвідомчу організацію);

Ми раді направити (вислати);

Надсилаємо Вам (в сторонню організацію).

Висловлюємо задоволення з приводу вашого листа від ... і направляємо (висилаємо).

Однак необхідно мати на увазі, що у всіх видах і типах листів, при склалася Росії системі офіційних відносин, сприймаються як порушення норм мовного етикету наступні прояви.

  • 1. Демонстрація перебільшеної уваги, догідливість, приниження. Наприклад: "Будьте такі люб'язні, якщо Вас це не утруднить, будь ласка, надішліть проект статуту"; "Прийміть наші найглибші вибачення за настільки сміливі міркування з даного питання".
  • 2. Фамільярність, грубість, різкий тон, категоричність, нетактовність. Наприклад: "Категорично вимагаємо направити на розгляд проект статуту"; "Просимо затвердити дані Положення в найкоротший термін".

Важливо запам'ятати

При написанні ділового листа не повинно бути зайвого пафосу, так званої помилкової ввічливості, а також неприпустимі занадто різкі, вимогливі і категоричні фрази.

Загальний тон листа повинен бути спокійним і ввічливим, без зайвих емоцій.

Більшість службових листів починається зі звернення. Діловий етикет передбачає використання в ділових листах звернень певного виду.

Останнім часом звернення до адресата нерідко використовується не тільки в листах напівофіційного характеру, але і в строго офіційної службовому листуванні, якщо ситуація вимагає звернення безпосередньо до посадової особи. При зверненні до адресата враховуються:

  • • службове становище адресата;
  • • службове становище адресанта;
  • • сфера діяльності адресата і адресанта;
  • • ступінь знайомства адресата і адресанта і деякі інші аспекти.

Найбільш загальною формулою звернення, яка може використовуватися незалежно від перерахованих факторів, є:

  • • Шановний пане (прізвище)!
  • • Шановна пані (прізвище)!
  • • Шановні панове!

При зверненні до посадових осіб вищих та центральних органів державної влади та управління можливе звернення із зазначенням посади та без прізвища, наприклад:

  • • Шановний пане голово!
  • • Шановний пане мер!
  • • Шановний пане міністр!

У листах-запрошеннях, извещениях та інших видах листів допускається звернення на ім'я та батькові:

  • • Шановний Миколо Петровичу!
  • • Шановна Ганна Андріївна!

При зверненні до осіб одного професійного кола можливе звернення:

• Шановні колеги!

Зверніть увагу

Включення в формулу звернення прізвища адресата надає тексту документа ввічливо-офіційний відтінок. Якщо у зверненні вказується тільки ім'я та по батькові (без прізвища), то звернення набуває менш офіційний характер.

Знак оклику після звернення ставиться тільки при листуванні з російським адресатом, і він вказує на те, що фактом звернення до даної особи або порушеного питання надається особливе значення.

Слід звернути увагу на те, що останнім часом вживання знаку оклику після звернення замінюється на кому за аналогією з англійськими офіційними текстами. При цьому текст самого листа, як і прийнято в російській діловодстві, починається з абзацу, але не з традиційної прописної букви, а, як в англійській, з малої, наприклад:

Шановний Сергію Олександровичу,

звертаємося до Вас з пропозицією ...

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >