Навігація
Головна
 
Головна arrow Етика та Естетика arrow Ділова етика
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >

Етика ділових комунікацій письмовими документами

Значення письмових документів

Інформація в наш час відіграє винятково важливу роль у житті і діяльності людей. Успішно вирішуючи проблеми технічного характеру, сучасний бізнес в конкурентному середовищі все більш цінує інформацію, від своєчасності, кількості та якості якої залежить оперативність і якість прийнятих рішень, виживання компанії, благополуччя людей. Сучасне суспільство, крім того, що воно "споживче" і "постіндустріальне", ще характеризується як "інформаційне", тим самим підкреслюється виняткова роль інформації на сучасному етапі розвитку людства. Доречно зазначити, що темпи науково-технічного прогресу у сфері комп'ютерів, телекомунікаційних систем та інформаційних технологій безпрецедентно високі. У цінності інформації не сумнівається жодна людина, численні приклади доводять вирішальну роль інформації в падінні і зльоті відомих корпорацій. Не випадково бізнес направляє величезні кошти на забезпечення інформаційної безпеки, а несанкціоноване проникнення в інформаційні бази розглядається як катастрофа.

Найважливішим носієм інформації, особливо в діловій сфері, є численні форми і види документів.

Документи - один з основних засобів спілкування. Але ділові документи є не тільки засобом ділового спілкування, по і юридичним обґрунтуванням прав і обов'язків партнерів по бізнесу. Діловий лист - це ще й заочне самопредставлення, елемент і показник іміджу організації, воно багато що говорить про культуру та наміри партнерів, демонструє їх орієнтацію на справу або на односторонній успіх, показує справжню суть бізнесмена. На підставі одного-єдиного ділового листа адресат отримує можливість скласти попередній профіль потенційного ділового партнера: чи знає він правила ділового етика (діловодства, існуючі ГОСТи) при спілкуванні за допомогою письмових документів, чи віддає належне дотримання законів, чи легітимно його ділову пропозицію, чи достатньо він солідний, заможний, скромний він чи амбітний, грамотний чи ні, компетентний чи ні, чи володіє почуттям гідності чи ні, чи схильний до "позі" і т.п. Про це ви повинні подумати і ситуації працевлаштування, коли розробляєте професійне резюме, готуєте характеристики, рекомендаційні листи, пишете автобіографію і т.п. Звичайно, адресат зробить висновки виходячи зі своїх суб'єктивних уявлень про те, що є норма і що є відхилення від неї. Проте зміст і оформлення ділового документа може дати відповідь на питання, чи варто мати справу з його автором. Уміння спілкуватися за допомогою ділових паперів, здійснювати "правильне" діловодство - один з факторів ділового успіху. Грамотно і ефективно організоване діловодство сприяє підвищенню швидкості і якості прийняття управлінських рішень, зниження ступеня їхнього ризику, економить час керівників і співробітників.

Отже, етика ділового спілкування за допомогою письмової мови, тобто допомогою документів, полягає в необхідності знання та дотримання таких принципів:

- Знати, вміти, застосовувати на практиці і неухильно дотримуватися норм службової переписки, правил створення, оформлення, реєстрації, зберігання документів, прийнятих в країні. Щоб бути правильно зрозумілим, ви повинні висловлюватися мовою партнера по спілкуванню;

- Прагнути полегшити партнеру роботу з документами, що направляються йому, а для цього знову-таки необхідно знання та використання звичних для партнера правил діловодства;

- Проявляти скромність у спілкуванні, не втрачаючи гідності, пам'ятати, що спрямований вами адресату документ - це ваше заочне уявлення потенційному діловому партнерові і від враження, яке виробляє ваш документ (грамотний - безграмотний, розумний - нерозумний, правильний - неправильний, па зрозумілому діловій мові - складений за незрозумілими правилами, скромний - амбітний і т.д.), залежить, чи будуть у вас розвиватися ділові відносини і як довго.

Пам'ятайте, що в серйозному бізнесі найцінніше - клієнт, а з клієнтів найцінніший - постійний клієнт, партнер. Ваш документ - елемент вашого іміджу. Найцінніше в іміджі -репутація чесного, надійного ділового партнера.

Організація у зовнішньому середовищі представляється як єдине ціле, юридична особа, тому всі її документи, незалежно від підрозділу та посадової особи, їх що склав, повинні бути однаково з точки зору форми і змісту постійних реквізитів. Як ми побачимо далі, нормативні документи з діловодства часто допускають деяку різноманітність у виконанні окремих реквізитів, надаючи організації можливість вибрати найбільш влаштовує її варіант. Наприклад, реквізит "Довідкові дані про організацію", що входить до числа постійних реквізитів для зовнішньої документації, згідно зі стандартом, повинен обов'язково включати тільки поштова адреса організації, а інші елементи (номери телефонів, факсів, телексів, електронної пошти, банківські рахунки, БИК) - за рішенням організації. Тому керівництво повинно вирішити, як буде виглядати бланк організації з постійними реквізитами, склад яких визначається не тільки з урахуванням забезпечення легітимності документа, але і з урахуванням надання найбільшого комфорту діловому партнерові в спілкуванні з вами. Один з етичних принципів: намагайся уявити себе на місці одержувача листа і максимально полегшити сприйняття і роботу з документом.

Про легітимність

Повної легітимністю, тобто юридичною силою, володіє оригінал, або оригінал, документа, підписаний власноручно посадовою особою, підпис якого завірена відбитком печатки. В даний час, після прийняття Федерального закону "Про електронний цифровий підпис", активно вирішуються юридичні й технічні проблеми так званих центрів, що засвідчують. Копії не є легітимним документом, якщо їх визнання у якості таких не обумовлено в договорі чи контракті на виконання робіт, на чинені угоди.

З 1 липня 2003 р введено в дію стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів". Стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, що відносяться до Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи тощо, включені в OK 011-93 "Загальноросійський класифікатор управлінської документації "(ОКУД) (клас 0200000). Вимоги стандарту є рекомендаційними, проте їх повне і навіть часткове ігнорування здатне привести до нерозуміння партнерами один одного і підриву ділової репутації приблизно так само, як відступ від правил використовуваної мови спілкування.

"Міжнародне співробітництво з питань стандартизації в галузі документації, класифікації та кодування інформації, уніфікації документів здійснюється національними службами стандартизації в рамках ІСО - Міжнародної організації зі стандартизації (International Organization for Standardization, ISO). В даний час в ІСО представлені національні органи по стандартизації 130 держав ".

Заходи проти шахрайства

Щоб ускладнити можливість фальсифікації документів вашої організації, не провокувати шахрая легкістю здійснення фальсифікації, забезпечити надійність даних у разі проведення документографіческая або почеркознавчої експертизи, корисно застосовувати такі заходи:

1) виконання підпису посадовими особами за допомогою пір'яних ручок вицвітають кольоровими чорнилом (синіми, фіолетовими);

2) виконання друку кольоровими чорнилом (синіми, фіолетовими);

3) забезпечення повного візуального сприйняття всіх елементів підписи: найменування посади, підпису, розшифрування підпису, печатки, що дозволяє встановити їх взаємну відповідність, а отже, і додасть гарантії справжності;

4) відсутність на бланках документів банківських реквізитів;

5) "читається" підпис, хоча б 3-5 перших букв (бажано).

 
Якщо Ви помітили помилку в тексті позначте слово та натисніть Shift + Enter
< Попередня   ЗМІСТ   Наступна >
 
Дисципліни
Агропромисловість
Аудит та Бухоблік
Банківська справа
БЖД
Географія
Документознавство
Екологія
Економіка
Етика та Естетика
Журналістика
Інвестування
Інформатика
Історія
Культурологія
Література
Логіка
Логістика
Маркетинг
Медицина
Нерухомість
Менеджмент
Педагогіка
Політологія
Політекономія
Право
Природознавство
Психологія
Релігієзнавство
Риторика
Соціологія
Статистика
Техніка
Страхова справа
Товарознавство
Туризм
Філософія
Фінанси
Пошук