Уніфіковані системи документації

З метою скорочення кількості застосовуваних у діяльності установ, організацій і підприємств документів, типізації їх форми, зниження трудових, часових і матеріальних витрат на їх підготовку та обробку, досягнення інформаційної сумісності автоматизованих баз даних в народному господарстві проводяться роботи з уніфікації документів і створення УСД, т .е. сукупності взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, що забезпечують документовані подання даних у певних видах господарської діяльності, засобів їх ведення, нормативних та методичних матеріалів щодо їх розробки та застосування.

При створенні УСД використовується метод уніфікації -встановлення однаковості складу і форм управлінських документів, що створюються при вирішенні однотипних управлінських функцій і завдань.

Одночасно з формуванням УСД розробляються класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації, що забезпечують інтегровану автоматизовану обробку даних, що містяться в УСД.

В даний час діють восьмій уніфікованих систем документації:

  • - Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації;
  • - Уніфікована система банківської документації;
  • - Уніфікована система фінансової, облікової та звітної бухгалтерської документації бюджетних установ і організацій;
  • - Уніфікована система звітно-статистичної документації;
  • - Уніфікована система облікової та звітної бухгалтерської документації підприємств;
  • - Уніфікована система документації з праці;
  • - Уніфікована система документації Пенсійного фонду РФ;
  • - Уніфікована система зовнішньоторговельної документації.

Розробка УСД ведеться відповідними міністерствами і відомствами, яким доручена ця робота.

Для підтримки УСД в актуальному стані передбачається внесення змін і доповнень до контрольний масив уніфікованих форм документів в міру необхідності.

Загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації

Важливими засобами інформаційного забезпечення, насамперед у таких видах діяльності, як економіка, статистика, банківська справа, митна справа, зовнішньоекономічна діяльність, є класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації, що забезпечують інтегровану обробку даних в автоматизованих інформаційних системах.

Класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації - нормативні документи, що містять систематизоване зведення найменувань об'єктів, представлених як класифікаційні угруповання, і присвоєні їм коди.

Класифікації та кодування підлягають соціальні та економічні об'єкти та їх властивості, інформація про яких використовується в діяльності органів влади і управління та міститься в уніфікованих формах документів.

Сукупність класифікаторів техніко-економічної та соціальної інформації, а також науково-методичних та нормативно-технічних документів з розробки, ведення та впровадження, а також служб, які здійснюють роботи щодо класифікації та кодування, складають Єдину систему класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації (ЕСККТЕСІ).

У залежності від області застосування класифікатори підрозділяються на загальноукраїнські, галузеві і класифікатори підприємств.

Всі класифікатори залежно від змісту поділяються на три групи.

1. Класифікатори інформації про управлінські документах, завданнях, розв'язуваних в автоматизованих системах управління, видах діяльності, економічних і соціальних показниках:

Загальноросійський класифікатор стандартів (ГКС);

Загальноросійський класифікатор продукції (ОКП);

Загальноросійський класифікатор управлінської документації (ОКУД);

Загальноросійський класифікатор валют (ОКБ);

Загальноросійський класифікатор одиниць виміру (ОКЕІ);

Товарна номенклатура зовнішньоекономічної діяльності (ТН ЗЕД); та ін.

2. Класифікатори інформації про організаційних структурах:

Класифікація органів державної влади та управління (ОКОГУ);

Класифікація підприємств та організацій (ВІКНО);

Загальноросійський класифікатор економічних районів (ОКЕР);

Загальносоюзний класифікатор галузей народного господарства (ЗКГНГ);

Загальносоюзний класифікатор пунктів вантаження і вивантаження на залізничному, річковому, морському, повітряному і автомобільному транспорті (OKIIIIB); та ін.

3. Класифікатори інформації про населення і кадрах:

Загальноросійський класифікатор інформації щодо соціального захисту населення (ОКІСЗН);

Загальноросійський класифікатор спеціальностей за освітою (оксо);

Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (ОКГТДТР);

Загальноросійський класифікатор інформації про населення (ОКИН); та ін.

Структура та зміст класифікатора техніко-економічної та соціальної інформації на прикладі ОКУД виглядають наступним чином.

ОКУД містить інформацію про уніфікованих системах документації та формах документів, дозволених до застосування в народному господарстві.

Він призначений:

  • - Для реєстрації форм документів;
  • - Упорядкування інформаційних потоків у народному господарстві; скорочення кількості застосовуваних форм;
  • - Вилучення з обігу неуніфікованих форм документів; забезпечення обліку та систематизації уніфікованих форм документів на основі їх реєстрації;
  • - Контролю за складом документів та виключення дублювання інформації, застосовуваної в сфері управління; раціональної організації контролю за застосуванням уніфікованих форм документів.

Об'єктами класифікації в ОКУД є загальноросійські (міжгалузеві, міжвідомчі) уніфіковані форми документів, затверджувані міністерствами (відомствами) РФ - розробниками УСД.

У ОКУД наведено найменування і кодові позначення уніфікованих форм документів, що входять у затверджені уніфіковані системи документації (табл. 2.1).

Таблиця 2.1. Приклад найменувань і кодових позначень уніфікованих форм документів

Код

Контрольне число

Найменування форми

0200000

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації

0211000

0

Документація по створенню організації, підприємства

0211031

3

Договір про оренду

021 1 (171

5

Заява на державну реєстрацію

(121 Н1Т2

1

Заява у фінансові органи про відкриття розрахункового рахунку і т.д.

Код уніфікованої форми документа в ОКУД складається з семи цифрових десяткових знаків і контрольного числа (КЧ).

8 ОКУД прийнята ієрархічна класифікація з трьома ступенями. Кожна позиція класифікатора складається з двох блоків: блоку ідентифікації та блоку найменувань об'єкта класифікації. Ідентифікація уніфікованої форми проводиться за допомогою класифікації. Код уніфікованої форми документа в ОКУД будується наступним чином: XX XX XXX X, де перші дві цифри - клас форм, наступні дві цифри - підклас форм, наступні три цифри - реєстраційний номер, а остання цифра - контрольне число.

Наприклад, код розрахункової відомості по страховим внескам до Пенсійного фонду 09010046 читається таким чином:

  • 09 - УСД Пенсійного фонду;
  • 01 - документація з обліку та розподілу коштів; 004 - розрахункова відомість по страховим внескам до Пенсійного фонду;
  • 6 - контрольні числа (КЧ).

У кодовому позначенні уніфікованої форми документа відображені такі ознаки класифікації:

  • • 1-й і 2-й знаки (клас форм) - приналежність уніфікованої форми документа до відповідної УСД;
  • • 3-й і 4-й знаки (підклас форм) - спільність змісту безлічі форм документів і спрямованість їх використання;
  • • 5-й, 6-й і 7-й знаки - реєстраційний номер уніфікованої форми документа всередині підкласу;
  • • 8-й знак - контрольне число.

Блок найменувань об'єкта класифікації є запис найменування конкретної уніфікованої форми документа.

Крім того, в Уніфікованої системі звітно-статистичної документації (06 клас) крім кодового позначення уніфікованої форми документа, КЧ і найменування форми містяться також "індекс" і "періодичність" подання у зв'язку з необхідністю забезпечення наступності позначень, сформованих в органах державної статистики.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >