ОРГАНІЗАЦІЯ ДОКУМЕНТООБІГУ І ТЕХНОЛОГІЯ ДІЛОВОДСТВА

Діловодство - це галузь діяльності, забезпечує документування і організацію роботи з документами.

Сучасне діловодство являє собою систему інформаційного забезпечення апарату управління організації та включає:

  • - Своєчасне і правильне створення документів (документування);
  • - Організацію роботи з документами (створення системи норм, що забезпечують рух документів в апараті управління та їх використання в довідкових цілях);
  • - Виконання певного циклу операцій з документами (отримання, передача, обробка, облік, реєстрація, контроль);
  • - Зберігання, систематизацію документів (у тому числі підготовку для здачі в архів або до знищення).

Під документообігом організації прийнято розуміти впорядковане переміщення документів, отриманих або створених у процесі роботи відповідними посадовими особами. Форми застосовуваних в організації документів, а також система обробки інформації та прийоми організації документообігу затверджуються керівником організації.

Служби документаційного забезпечення управління

Сутність документаційного забезпечення управління

Під ДОУ установи слід розуміти фіксацію, запис і відповідне оформлення необхідної для підготовки, прийняття та подальшої реалізації управлінських рішень інформації відповідно до встановлених в установі порядком і правилами. Зафіксована належним чином інформація, як правило, представляється у формі того чи іншого управлінського документа. Сукупність управлінських документів утворює документацію установи.

Склад документації установи визначається:

- Межами відповідальності (компетенцією) даної установи;

завданнями та функціями, зумовленими специфікою змісту діяльності установи;

встановленими в установі порядком і правилами вирішення управлінських проблем, пов'язаних із здійсненням підприємством своєї діяльності та створенням для цього необхідних умов;

- Обсягом і характером взаємозв'язків даної установи з іншими установами, а також з вищестоящими органами управління (у тому числі федеральними, місцевими та відомчими).

Документування управлінської діяльності необхідно також розглядати в якості важливої складової ДОУ підприємством.

Відповідно до визначення ГОСТ 51141-98 ДОУ - це галузь діяльності, забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

У загальному і цілому організація зазначеної роботи здійснюється відповідно до вимог керівних документів з питань ДОП та з урахуванням особливостей сформувалася в установі системи ДОП, основу якої складає документообіг установи.

У зв'язку з останнім зауваженням правомірно поставити питання про юридичній основі документування управлінської діяльності установі. Її складають:

  • - Укази і розпорядження Президента РФ, постанови і розпорядження Уряду РФ, що регламентують питання ДОУ на федеральному рівні;
  • - Нормативні правові акти федеральних органів виконавчої влади (міністерств, комітетів, служб, агентств та ін.) З питань ДОУ загальногалузевого, а також відомчого характеру;
  • - Нормативні правові акти органів представницької і виконавчої влади суб'єктів РФ та його територіальних утворень, які регламентують питання ДОУ регіонального та місцевого характеру;
  • - ГСДОУ;
  • - Державні стандарти з питань ДОУ;
  • - УСД;
  • - Загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації;
  • - Нормативно-методичні документи з організації управлінської праці і охорони праці;
  • - Нормативно-методичні документи з організації архівного зберігання документів;
  • - Організаційно-розпорядчі та організаційно-методичні документи підприємств (організацій, установ) з питань ДОУ.

Останні розробляються установами і включають:

  • - Інструкцію з ДОУ (діловодства) установи;
  • - Положення про структурний підрозділ, у віданні якого знаходяться питання ДОУ;
  • - Інструкції для посадових осіб установи, до компетенції яких віднесено окремі питання ДОУ;
  • - Норми часу і виробітку па процеси та операції, здійснювані співробітниками установи при поводженні з документами.

Загальне керівництво питаннями документаційного забезпечення, як правило, покладається на заступника керівника установи з питань управління, а безпосередня організація цієї роботи - на керівника спеціалізованого структурного підрозділу - службу (відділ, відділення, групу) ДНЗ.

Таким чином, у віданні служби ДОУ знаходяться питання організації роботи з документами в масштабі всієї установи. При цьому інша складова даної роботи (з підготовки документів) відноситься до компетенції відповідних посадових осіб (структурних підрозділів), так чи інакше беруть участь у виробленні, прийнятті та подальшої реалізації управлінських рішень.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >