Складання заголовків справ

Заголовок справи є найважливішим елементом номенклатури. Основні вимоги до його складання - чітко і в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи. Заголовок повинен бути конкретним і виключати різні тлумачення. Необхідно уникати неконкретних формулювань: "різні документи", "загальна переписка" і т.д.

Заголовок справи формулюється на основі елементів, розташовуваних в наступній послідовності:

  • - Назву документа (накази, протоколи і т.д.), найменування роду заводяться справи (листування, документи, справа);
  • - Автор документа (назва організації, структурного підрозділу);
  • - Кореспондент (назва організації, якій адресуються і від якої отримують документи);
  • - Питання або короткий зміст документів справи;
  • - Назва місцевості (території), з якою пов'язаний зміст документів справи;
  • - Дати (період), до яких належать документи справи;
  • - Вказівка на копийность справи.

Склад елементів заголовка визначається характером документів, поміщених у справі.

Назва документа в заголовку справи вказується в однині або множині (при угрупованні в справі документів однієї назви), наприклад:

  • - "Журнал обліку видачі дипломів";
  • - "Протоколи зборів акціонерів підприємства";
  • - "Зведення з контролю виконання документів".

При наявності в справі документів кількох назв вони перераховуються в заголовку, наприклад:

  • - "Відгуки і висновки на наукові роботи, надіслані в ...";
  • - «Протоколи і стенограми засідань вченої ради ..."

Якщо документи різних назв (більше двох-трьох) відносяться до одного питання і не пов'язані послідовністю діловодства, то при формулюванні заголовка справи використовується термін "документи".

У цьому випадку в кінці заголовка в дужках перераховуються назви документів, з яких буде формуватися справу, наприклад:

  • - "Документи, підготовлені за завданням органів державного управління (довідки, огляди, анотації, інформації та ін.)";
  • - "Документи, що подаються до судових органів і поліцію по кримінальних і цивільних справах (акти, доповідні записки, довідки, характеристики)".

Термін "документи" може використовуватися також у заголовках справ, що містять додатки до якого-небудь документу.

Заголовки судових, слідчих, особистих (персональних), арбітражних та інших справ, пов'язаних між собою послідовністю дозволу одного питання, формулюються з використанням терміну "справа". Наприклад: "Особові справи навчально-допоміжного та адміністративно-управлінського персоналу".

Термін "переписка" використовується в заголовках справ, що формують кореспонденцію з однією чи кількома організаціями. Наприклад: "Листування з, замовниками про терміни поставки продукції".

Для документів, що створюються в організації, автор документа - назва організації (структурного підрозділу) - вказується стисло або наводиться його загальна видова назва.

Наприклад: "Протоколи засідання ради директорів".

При вказівці в заголовку кореспондента використовується конкретне найменування організації або узагальнене видову назву без конкретного перерахування. Наприклад:

  • - "Листування з Росархивом про ...";
  • - "Листування з міжнародними організаціями про наукове співробітництво".

Якщо документи стосуються листування з різнорідними кореспондентами по одному питанню, то кореспонденти не вказуються. Наприклад: "Листування з науково-організаційних питань".

Якщо документи відносяться до кореспонденції однієї адміністративно-територіальної одиниці (населеного пункту), то в заголовку справи вказується її (його) назву. Наприклад: "Листування з виробничим об'єднанням" Алмаз "(м Брянськ) про виконання договору щодо постачання продукції".

Якщо зміст справи стосується декількох однорідних адміністративно-територіальних одиниць, то їх конкретні назви в заголовку справи не вказуються, а дається загальна назва. Наприклад: "Листування з організаціями Об'єднання архівів Смоленська про проведення науково-практичної конференції".

У заголовку справи може вказуватися часовий період, до якого відноситься зміст документа. Наприклад: "Накази по основній діяльності за 2013 г.".

У заголовку справ, що містять планову, звітну документацію, вказуються не тільки рік, а й місяць, квартал.

Наприклад: "Бізнес-плани філій на 2014 г."; "Зведений баланс доходів і витрат за 2013".

Якщо в справі групуються статистичні форми, які заповнюються в організації, то в заголовку вказується її номер (шифр). Наприклад: "Звіти підприємств по поставкам держзамовлення (форми 1-ПС)".

У заголовках справи при необхідності дається вказівка на копийность документів. Наприклад: "Накази ректора з комплектування і зміні особового складу студентів. Копії".

Якщо справа складається з декількох частин або томів, то складається загальний заголовок справи і при необхідності в заголовки томів можуть вноситися уточнення.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >