ДОКУМЕНТУВАННЯ ТРУДОВИХ ПРАВОВІДНОСИН

Характеристика комплексів кадрової документації

В основі інформаційно-документаційною системи з урахуванням її особливого правового значення лежать Конституція і законодавчі акти, що встановлюють принципи і форми взаємовідносин громадян з установами, організаціями та підприємствами, роботодавців і працівників, диктують порядок документування цих взаємин.

Основним законодавчим актом є ТК. Велику роль у регулюванні різних відносин громадян з установами та фірмами грають: ГК, інформаційне, податкове, пенсійне законодавство і т.п. Тут же слід зазначити нормативно-правові документи, що регулюють трудові правовідносини в специфічних галузях економіки, - статути і положення про дисципліну (на залізничному транспорті, в пароплавствах та ін.).

Нормативна і нормативно-довідкова документація

Нормативна і нормативно-довідкова документація видається різними гілками влади, органами суб'єктів РФ, деталізує і регламентує одноманітну практику застосування норм права, наприклад: Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, Кваліфікаційні характеристики загальногалузевих посад службовців і загальногалузевих професій робітників, Єдина тарифна сітка для службовців державних організацій і т.д. Суб'єкти Федерації видають свої документи, що не суперечать нормам російського законодавства.

Формування інформаційної частини кадрових документів та їх форми грунтується на загальноросійських класифікаторах техніко-економічної та соціальної інформації, а також УСД.

Планова кадрова документація

Комплекс планової документації включає в себе документи перспективного і поточного прогнозування і планування в частині комплектування кадрами організацій і фірм, чисельного складу різних категорій робітників і службовців, нормування праці, підвищення кваліфікації робітників і службовців тощо

Планові документи складаються спільно співробітниками планово-економічного управління (відділу), управління (відділу) кадрів та інших зацікавлених функціональних відділів. Програми та плани зазвичай підписуються керівником планово-фінансового підрозділу і затверджуються першим керівником організації.

Технологічний ланцюжок процедури складання планових документів в узагальненому вигляді включає в себе:

- Збір, узагальнення та аналіз звітних економічних показників у сфері кадрового забезпечення організації за попередній та поточний періоди часу;
- Вироблення концепції передбачуваного розвитку діяльності організації і проектування нових напрямків роботи у наступні роки, вдосконалення технічної та технологічної сфери забезпечення напрямків діяльності, зростання фінансових можливостей, розмірів прибутку і стану ринку продукції та послуг;
- Прогнозування динаміки зміни посадового складу працівників організації в розрізі спеціальностей, професій, кваліфікації;
- Проектування динаміки зростання або зменшення потреби по кожній посаді, робочому місцю;
- Визначення джерел поповнення працівниками по кожній посадової категорії і динаміки задоволення потреби;
- Розрахунок числа скорочуваних працівників за посадами і визначення перспектив їх працевлаштування;
- Розрахунок можливостей зростання матеріального забезпечення праці працівників але посадам;
- Розрахунок можливостей вдосконалення соціальної та інфраструктури організації;
- Розробку проектів програм розвитку та реалізують їх довгострокових та поточних планів;
- Узгодження, підписання та затвердження програм і планів;
- Деталізацію програм і планів за напрямками діяльності організації, структурним підрозділам і філіям;
- Поточне корегування програм і планів з урахуванням реальних умов діяльності організації.

Програма - це плановий документ, що містить обґрунтування та основні напрямки розвитку того чи іншого виду діяльності і має, як правило, перспективну спрямованість. Наприклад: Програма соціального розвитку колективу працівників організації на 2010-2015 рр.

План - документ, що встановлює перелік намічених до виконання заходів, їх послідовність, обсяг (у тій чи іншій формі), строки, відповідальних виконавців, наприклад, План комплектування робочими кадрами виробничих підрозділів.

Плани бувають перспективні, річні, квартальні, місячні. В якості додатків плани і програми можуть мати графіки, обґрунтування та розрахунки, які підписуються керівниками, що склали основний документ. Планові документи погоджуються з профспілковим органом та затверджуються першим керівником підприємства або його заступником.

До планової документації відносяться: структура і штатна чисельність підприємства; штатний розклад; графік відпусток робітників і службовців; програми та плани розширення або скорочення числа співробітників, зміни їх кваліфікаційного складу та відповідні документи-обгрунтування (доповідні записки, висновки, довідки та ін.). Зазначені документи повинні складатися в повній відповідності з затвердженими програмами та планами розвитку кадрового забезпечення діяльності організації.

Структура і штатна чисельність організації мають у змістовній частині дві графи: найменування структурних підрозділів і посад; штатна чисельність. Документ підписується заступником керівника організації або керівником структурного підрозділу, затверджується першим керівником організації і завіряється печаткою організації. При необхідності внесення змін та доповнень до цього документу видається наказ, у вступній частині якого вказується підстава для коригування окремих позицій структури та штатної чисельності.

Штатний розклад (форма № Т-3) містить у табличній частині такі графи: код і найменування структурного підрозділу; код і найменування посади; кількість штатних одиниць; посадові оклади; надбавки (персональні та ін.); місячний фонд заробітної плати; примітка.

Штатний розклад підписує заступник керівника організації або керівник структурного підрозділу і стверджує перший керівник організації

("Стверджую штат у кількості __ одиниць з місячним

фондом заробітної плати 500000 рублів "). Гриф завіряється печаткою організації. Для внесення змін і доповнень до штатного розпису необхідно видання наказу.

Графік відпусток (форма № Т-7) у табличній частині містить такі графи: табельний номер; прізвище ім'я по батькові; посаду; місяці для фіксування тривалості відпустки і змін дати виходу у відпустку і виходу на роботу; підставу зміни дати виходу у відпустку і виходу на роботу. Графік підписується керівником кадрової служби, візується керівниками структурних підрозділів, узгоджується з профспілковим органом і затверджується першим керівником організації.