Облікова документація

Комплекс облікової кадрової документації виконує функцію персонального обліку працівників і є накопичувачем (базою) персональних даних, одержуваних при первинній реєстрації і наступному оновленні необхідних індивідуальних відомостей за складом і руху кадрів.

З погляду технології реєстрації та накопичення персональних даних працівників комплекс первинної облікової документації можна розділити на дві підгрупи: а) первинні облікові документи і б) похідні (вторинні) облікові документи.

Первинні облікові документи містять вихідну інформацію і заповнюються в точній відповідності з персональними документами громадян (працівників) і включають в себе: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка по обліку кадрів, машинно-орієнтовані вхідні форми автоматизованих інформаційних систем, у тому числі електронні , форма (шаблон) яких заповнюється на дисплеї.

До вихідних обліковими документами відноситься також особиста картка уніфікованої форми № Т-2, якщо на працівника не заводиться особиста справа. У цю підгрупу входять традиційні та електронні документи-коригування для внесення поточних змін у масив (картотечний або машинний) облікових даних. Сюди ж входять різні форми спеціалізованих анкет і карток.

Похідні облікові форми носять яскраво виражений вторинний (повторний) характер і в інформаційному відношенні базуються на вихідної інформації первинних облікових документів. Основне призначення цієї підгрупи документів полягає в забезпеченні повної, достовірної та динамічною інформацією всіх напрямків довідкової, довідково-контрольної, довідково-аналітичної та звітної роботи з кадрів.

Інформаційні показники у вторинних облікових формах перегруповуються відповідно до цільового призначення облікового документа або запиту. Одночасно в автоматизованому режимі можуть вироблятися необхідні розрахунки та складатися графіки, діаграми і т.п.

У підгрупу похідних облікових документів входять: особова картка уніфікованої форми № Т-2 і .V Т-2ГС (для державних службовців), якщо на працівника заведена особиста справа, облікова картка наукового працівника (уніфікованої форми № Т-4), спеціалізовані картки персонального обліку фахівців, військовозобов'язаних тощо, що мають форму традиційних і електронних документів. Іноді у відділах кадрів ведуться журнальні (книжкові) форми реєстрації облікових відомостей (алфавіти, вказівні списки, книги обліку тощо).

Ця підгрупа документів є найбільш масовою за обсягом і в той же час найменше регламентованої за складом видів, інформаційному змісту і формі. В даний час похідні облікові документи в більшості випадків мають електронну форму і забезпечують великий діапазон можливих операцій з цими документами і включеної в них інформацією.

Документація з обліку робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці

Комплекс документації з обліку робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці інформаційно базується на відомостях, що містяться в трудовому договорі, планових і розпорядчих документах, наприклад, штатному розкладі та наказах (розпорядженнях) по особовому складу. Комплекс утворюється в процесі обліку робочого часу та розрахунку відповідного матеріального винагороди робітників і службовців за працю.

Даний комплекс документації включає в себе такі уніфіковані форми:

  • - Табель використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форма № Т-12);
  • - Табель використання робочого часу (форма № Т-13);
  • - Розрахунково-платіжну відомість (форма № Т-49);
  • - Розрахункову відомість (форма № Т-51);
  • - Платіжну відомість (форма № Т-53);
  • - Журнал реєстрації платіжних відомостей (форма № Т-53а);
  • - Особовий рахунок (форма № Т-54);
  • - Особовий рахунок (для засобів обчислювальної техніки) (форма № Т-54а);
  • - Записку-розрахунок про надання відпустки працівнику (форма № Т-60);
  • - Записку-розрахунок при припиненні дії трудового договору (контракту) з працівником (форма № Т-61);
  • - Акт про приймання робіт, виконаних за трудовим договором (контрактом), укладеним на час виконання певної роботи (форма № Т-73).

Звітна і звітно-довідкова документація

Комплекс звітної та звітно-довідкової документації концентрує в узагальнюючому вигляді зведені, підсумкові та аналітичні інформаційні показники, що відображають ефективність виконання функцій управління персоналом за певний період часу.

Звітна документація характеризується чіткою періодичністю (річний, піврічний, квартальної і т.п.) представлення її адресатам і наявністю в більшості випадків однакових уніфікованих або типових форм, затверджених органами функціонального управління. Це, насамперед, звітна документація, яка надається до органів статистики і вищі органи управління. У відповідності з ієрархією управлінських структур звітні документи набувають зведений характер (зведених таблиць підсумків).

Звітна документація інформаційно тісно пов'язана, з одного боку, з плановою документацією, а з іншого -з обліковими документами. Масиви планових, облікових у звітних інформаційних показників повинні знаходитися в тісному взаємозв'язку, сумісності та єдності трактування. Звітні масиви інформації є основою для формування планових завдань (директивних або за досягнутими результатами).

У роботі кадрових підрозділів (служб персоналу) значне місце займає так звана внутрішня звітно-довідкова (довідкова) документація (довідки, зведення, переліки і т.д.), необхідна керівництву організації або функціональним підрозділам. Кількість різновидів цієї документації налічує до 40-50 змінних найменувань.

Як правило, вимоги на інформацію не мають заздалегідь розробленою форми і відрізняються неперіодичних запиту, достатком запитуваних показників (не менше 7-10 показників у кожному запиті), різної трактуванням показників. При цьому запити можуть бути як зведеного, узагальнюючого характеру, так і індивідуальні, по конкретним працівникам.

Отже, комплекси документів, що забезпечують виконання функцій управління персоналом на підприємствах, в установах, організаціях і фірмах, характеризуються досить чіткою структурою і змістом відповідно до цільовим призначенням, складом і співпідпорядкованістю включаються в них інформаційних показників - персональних даних.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >