ДОКУМЕНТУВАННЯ КАДРОВИХ ПРОЦЕСІВ

Документи по особовому складу

Конституція гарантує кожному громадянину право на вільне використання своїх здібностей і майна для підприємницької та іншої не забороненої законом економічної діяльності (ст. 34).

Кожен має право на працю в умовах, що відповідають вимогам безпеки і гігієни, на винагороду за працю без якої б то не було дискримінації і не нижче встановленого законом мінімального розміру оплати праці, право на захист від безробіття, а також право на судовий захист своїх трудових прав .

Здійснюючи це право, громадянин може укласти трудовий договір. Питанням, пов'язаним з укладенням, зміною та припиненням трудового договору, цілком присвячений розд. III ТК. Працівники кадрових служб витрачають багато часу на складання трудового договору та інших документів. Практика показує, що часто ці документи в організаціях оформляються по-різному, до них пред'являються неоднакові вимоги з боку керівників.

Тим часом існують уніфіковані системи документації, впровадження яких полегшує працю кадровиків і дає велику економію часу.

В організаціях повинні використовуватися уніфіковані форми документів, що забезпечують можливість застосування обчислювальної техніки. Вони затверджені постановою Держкомстату Росії від 5 січня 2004 № 1.

До документів з особового складу відносяться:

  • - Трудові договори, укладені між роботодавцем і працівником;
  • - Накази про прийом, переведення на іншу роботу, звільнення;
  • - Заяви про прийом на роботу, переміщення, звільнення;
  • - Трудові книжки;
  • - Особисті картки (форми № Т-2, Т-2ГС);
  • - Автобіографії;
  • - Характеристики;
  • - Атестаційні листи співробітників;
  • - Резюме;
  • - особисті справи;
  • - Особові рахунки із заробітної плати та соціальному забезпеченню.

В даний час розроблені і використовуються окремі уніфіковані документи (форми) з особового складу:

  • - № Т-1 - наказ (розпорядження про прийом на роботу);
  • - № Т-2 - особиста картка;
  • - № Т-4 - облікова картка наукового працівника;
  • - № Т-5 - наказ (розпорядження) про переведення;
  • - № Т-6 - наказ (розпорядження) про надання відпустки;
  • - № Т-8 - наказ (розпорядження) про припинення трудового договору;
  • - № Т-9 - наказ (розпорядження) про направлення працівника у відрядження;
  • - № Т-10 - посвідчення про відрядження;
  • - № Т-11 - наказ (розпорядження) про заохочення працівника.

У процесі управління організаціями керівники приймають численні рішення, зокрема, при виборі кандидатів на заміщення вакантної посади, збільшення окладу, напрямку на курси підвищення кваліфікації, включенні в резерв на висунення, відряджанні фахівців за кордон, напрямок у вуз або в середній спеціальний навчальний заклад і ін.

У зв'язку з цим виникає необхідність у різноманітної інформації. Цим і пояснюється існування в організаціях безлічі різних облікових і звітних документів по кадрам.

Особи, які приймають рішення з питань підготовки, підвищення кваліфікації, переатестації, використання робітників і службовців, повинні володіти необхідною і достовірною інформацією, одержуваної в оперативному режимі.

Для обліку виникнення, наявності та погашення заборгованості з оплати праці обов'язково потрібно блок юридичних документів, що підтверджують продуктивний характер цих витрат і дають повну підставу для списання їх на витрати (собівартість).

Цей блок включає наступні документи:

  • - Штатний розклад, що містить перелік посад постійних працівників із зазначенням відповідних кожній одиниці посадових окладів; в бюджетних організаціях штатний розклад - підстава для утворення фонду оплати праці організації;
  • - Табель обліку використання робочого часу - документ, який містить відомості про робочий час кожного працівника за місяць, про роботу в режимі неповного робочого дня та ін .; він необхідний для підтвердження того, що працівники дійсно відпрацювали належну кількість часу і заробітна плата їм нарахована обгрунтовано.

Пакет документів на працівників, прийнятих на постійну роботу (за трудовою книжкою):

- Особиста заява працівника з візою керівника; наказ про зарахування із зазначенням посади, оплати

праці, дати прийому на роботу з розпискою працівника про ознайомлення; підписаний керівником організації наказ оголошують працівникові під розписку, на його підставі в трудову книжку працівника вноситься запис про прийом на роботу, заповнюється особиста картка (форми № Т-2 або № Т-2ГС), а в бухгалтерії відкривається особовий рахунок працівника (форми № Т -54 або № Т-54а);

- Довідка з попереднього місця роботи із зазначенням нарахувань і утримань з початку календарного року (для правильного обчислення надалі податку на доходи фізичних осіб); у разі неподання такої довідки потрібно письмове пояснення причини; за відсутності довідки та пояснення на посадових осіб організації може бути накладено адміністративне стягнення за порушення закону про бухгалтерський облік та податковому законодавстві.

Пакет документів на звільнення:

  • - Особиста заява на звільнення з візою керівника організації;
  • - Наказ на звільнення із зазначенням причини (з посиланням на відповідну статтю ТК) і дати звільнення (з розпискою працівника про ознайомлення);
  • - Другий примірник довідки із зазначенням нарахувань і утримань з початку календарного року для надання на нове місце роботи з розпискою працівника в отриманні першого примірника;
  • - Копія трудової книжки з останнім записом про звільнення.

Документація з особового складу (чисельність, склад працюючих, їхню заробітну плату, умови праці тощо) разом з річними звітами про фінансово-господарської діяльності організації підлягає передачі в державний архів.

Наявність правильно підібраних і належним чином оформлених документів з особового складу, що регулюють відносини між роботодавцем та працівниками, допоможе уникнути конфліктів з податковими органами і можливого застосування штрафних санкцій.

Керівники організацій несуть персональну відповідальність за збереження документів, що утворюються в процесі їх діяльності.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >