Процес документування обліку та звітності по кадрам

У процесі документування обліку та звітності в кадровій службі вирішується комплекс завдань по цільовій обробці концентрованих масивів інформації, що відображають різноманіття персональних даних з усіх аспектів управління трудовим колективом.

Стадії цього процесу, як правило, носять технічний або формально-логічний характер і виконуються з використанням трудомісткою традиційної (ручний) технології або автоматизованими методами.

При будь застосовуваної технології процес включає в себе наступні стадії:

  • - Формування облікових масивів інформації;
  • - Оновлення облікових масивів, внесення змін і доповнень в облікові персональні дані працівників (ведення облікових масивів);
  • - Складання регламентованої звітності по кадрах і видача довідкової та довідково-аналітичної інформації з разовими запитами.

Облікові масиви інформації про працівників можна умовно розділити на первинні і вторинні. Первинні масиви містять вихідні персональні дані, що містяться в трудових книжках, документах особової справи, наказах по особовому складу та особистої обліковій картці № Т-2. Вторинні масиви відображають повторювані вихідні персональні дані, систематизовані за певними тематичними ознаками.

В основі формування довідкового картотечного облікового апарату лежить заповнення граф і зон традиційних або електронних облікових карток різних видів, а також внесення тих чи інших показників у відповідні журнали реєстрації, книги обліку, алфавіти і т.д.

Картки заповнюються на підставі розглянутих вище документів, супроводжуючих оформлення трудових правовідносин громадян установою, організацією або підприємством, фірмою.

Уніфікована форма картки № Т-2

Основним обліковим документом, заповнюваним на всі категорії працівників після прийняття їх на роботу, є особиста картка уніфікованої форми № Т-2, а для державних службовців - № Т-2ГС.

Картка є машинно-орієнтованою, і більшість типових персональних даних вводиться в обліковий автоматизований масив за допомогою відповідних кодів, що значно скорочує трудомісткість введення. Формат картки - АЗ (А4).

Для працівників, на яких не поширюється порядок ведення особових справ, картка № Т-2 в інформаційному відношенні замінює собою особиста справа і є первинним обліковим документом. В інших випадках вона вторинна.

Картка складається з чотирьох сторінок, на лицьовій і зворотній стороні яких розташовуються тематичні блоки, інформаційний зміст яких відображає всі необхідні для роботи кадрової служби персональні дані про співробітника. Блоки мають залежно від змісту анкетну або табличну форму. У правій стороні форми розташовуються кодові поля блоків, що мають анкетну форму. Інформаційний зміст табличних форм не кодується.

Перша і друга сторінки форми № Т-2 заповнюються при надходженні громадянина на роботу і містять блок загальних відомостей про працівника: основні пошукові напрямки (номер картки, табельний помер працівника, алфавіт і т.п.), анкетному-біографічні дані, загальну освіту, освіту за професією (спеціальністю), динаміку трудової діяльності, стаж роботи, склад сім'ї, паспортні дані тощо Внесення відомості завіряються розписом керівника кадрової служби і розписом громадянина.

Третя і четверта сторінки форми № Т-2 заповнюються в процесі роботи громадянина в даній організації і включають такі зони: відомості про військовий облік; прийом на роботу, призначення, переміщення; підвищення кваліфікації; професійна перепідготовка; атестація; заохочення, нагороди; навички роботи (поза спеціальності); відпустки; відмітка про звільнення. У табличній частині блоку "Прийом на роботу, призначення, переміщення" (копіюючого запису в трудовій книжці) передбачена розпис працівника за кожну внесену запис.

Особова картка заповнюється працівником кадрової служби в одному екземплярі. Записи вносяться без скорочень, розбірливим почерком (при ручному заповненні). Номер картки повинен ставитися у відповідності зі штатно-посадовий книгою, штатним формуляром або штатним розкладом організації.

Особова картка в електронній формі заповнюється на екрані дисплея аналогічним чином. Після заповнення виготовляється паперовий примірник цієї картки, в якій ставляться необхідні розпису. Паперовий екземпляр виконує страхову функцію. Доповнення в картку спочатку вносяться в електронний примірник, а потім вкарбовуються за допомогою принтера в паперовий страхової екземпляр картки.

Заповнені особисті картки систематизуються по структурних підрозділах (або підвідомчим установам, або старшинством посад), а всередині - в порядку алфавіту (прізвищ) співробітників. У невеликих організаціях їх доцільно розташовувати лише в алфавітному порядку.

Подібний спосіб систематизації карток навіть при великій кількості працівників дозволяє швидко знайти потрібну. Страхові паперові екземпляри електронних карток також розташовуються в алфавітному порядку.

При звільненні співробітника в його особистій картці робиться відповідний запис, ставиться розпис увольняющегося в отриманні ним трудової книжки (подібна розпис ставиться також у журналі обліку трудових книжок), після чого картка переставляється з основної картотеки в картотеку звільнених співробітників.

Зразок особистої картки представлений у додатку 15.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >