Види вторинних облікових карток і картотек

Крім особистої картки форми № Т-2 в кадровій службі в необхідних випадках заповнюється ряд додаткових вторинних видів карток, що відображають різні напрямки персонального обліку особового складу. Так, па науковий і науково-педагогічний персонал, у тому числі сумісників, заповнюється облікова картка уніфікованої форми № Т-4. На фахівців з вищою і середньою спеціальною освітою заповнюються відповідні облікові картки фахівців.

Всі зазначені види карток включають в себе як загальні анкетні та кваліфікаційні дані, так і розділи, що характеризують переміщення співробітника по службі, підвищення їм кваліфікаційного рівня. У картотеках картки розставляються за шифрами спеціальностей, а всередині - в порядку алфавіту (прізвищ).

У великих управлінських структурах ведеться також персональний облік керівних і відповідальних працівників, працівників, які володіють іноземними мовами, що виїжджають у закордонні відрядження, нагороджених урядовими нагородами, що підвищують свою кваліфікацію і т.п.

З цією метою заповнюються спеціальні облікові картки, які містять необхідні відомості про співробітника. Наприклад, на осіб, які займають керівні та відповідальні посади, ведуться статистичні картки працівника.

Зазначені вище картки групуються в однойменні картотеки, в яких розташовуються в порядку алфавіту (прізвищ) або в іншій послідовності залежно від зручності роботи з картотекою.

У кадрових службах, що використовують автоматизовану технологію обліку особового складу, ці картки зазвичай мають електронну форму; іноді додатково формуються страхові картотеки роздруківок карток па паперовому носії.

Для отримання даних про склад і змінюваності працівників по кожній окремій посади та обліку вакантних посад ведуться традиційні або електронні посадові картки. Картка заповнюється на кожну посаду незалежно від того, заміщена вона працівником чи ні. У картку заносяться дані про співробітників, послідовно займали цю посаду.

Угруповання карток здійснюється по структурних підрозділах або підвідомчим організаціям, а всередині - по старшинству посад. Картки на вакантні посади виділяються в спеціальний розділ картотеки.

У кадрових службах багатьох організацій замість посадовий картотеки ведуться традиційні або електронні штатно-посадові книги або штатні формуляри, які за своїм призначенням ідентичні зазначеної картотеці.

Крім перерахованих облікових форм у великих організаціях кадрова служба веде допоміжну алфавітну картотеку особистих справ, необхідну для швидкого знаходження тієї чи іншої справи.

Алфавітна картка заповнюється на кожне особиста справа і включає в себе: прізвище, ім'я, по батькові працівника, номер особової справи, дату закладу особової справи і т.д. Аналогічну форму має контрольна картка, в якій реєструється видача особової справи в тимчасове користування. Часто алфавітна і контрольна картки об'єднуються в єдину алфавітно-контрольну картку.

Отже, в кадровій службі ведуться такі види традиційних або електронних облікових картотек (облікового апарату): картотека особових карток, статистична картотека керівних і відповідальних працівників, картотека фахівців, картотека науковців, посадова картотека, алфавітна картотека, контрольна картотека (або алфавітно-контрольна картотека ) і ряд картотек персонального обліку в залежності від специфіки організації.

Всі картотеки повинні мати діючий і архівний розділи. Слід мати на увазі, що в конкретних організаціях в силу їх особливостей та порядку побудови діловодства в кадровій службі деякі з перерахованих картотек можуть бути відсутніми або бути представлені в більшій кількості видів.

У кадрових підрозділах великих установ картотеки формуються на працівників не тільки центрального апарату, а й підвідомчих установ, організацій і підприємств, які займають посади, призначення на які знаходиться в компетенції вищого органу управління.

У практиці роботи кадрових служб багатьох організацій досить широко використовуються до теперішнього часу одночасно з картотеками або замість спеціалізованих картотек журнальні форми обліку особового складу (алфавіти, вказівні списки, зошити, книги обліку тощо), кількість яких доходить до 30 різних видів. Наприклад: алфавітна книга особового складу, книга обліку загального та безперервного стажу роботи, книга обліку підлітків, журнал обліку руху співробітників і багато інших. Дублювання інформації у всіляких формах обліку становить до 70%.

Зазвичай журнал або книга обліку заводиться по кожному обліково-довідкового напрямку роботи, в розрізі груп і навіть окремих звітних показників, типових довідкових та довідково-аналітичних запитів, для швидкого підрахунку масових зведених показників, необхідних для включення в різні форми звітності. Тільки в цьому випадку може бути забезпечена відносна оперативність видачі необхідної інформації. Журнальні форми обліку характеризуються негарантованої достовірністю інформації.

Виникнення нового напряму пошуку інформації по кадрам, як правило, породжує введення додаткової облікової форми (картки або журналу).

Масиви вторинних облікових документів з особового складу формуються не тільки в кадровій службі, а й бухгалтерії, військово-обліковому столі, відділах і цехах.

Так, наприклад, у бухгалтерії для розрахунку заробітної плати по кожному знову прийнятому співробітнику заводиться особовий рахунок, що має типову карткову форму, в якій зазначаються прізвище, ім'я, по батькові, дата надходження на роботу і зарплата по місяцях. Систематизуються особові рахунки, як і особисті картки, за структурним підрозділам, а всередині - в порядку алфавіту (прізвищ).

У військово-обліковому столі ведеться картотека осіб, які перебувають на військовому обліку, у відділі (секторі) підготовки кадрів - облікова картотека співробітників, що підвищують свій загальноосвітній і кваліфікаційний рівень, у відділах і цехах підприємства - табель обліку робочого часу і т.д. У профспілковому органі формується картотека обліку членів профспілки.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >