АРХІВНЕ ЗБЕРІГАННЯ КАДРОВИХ ДОКУМЕНТІВ

Оцінка значущості документів

Види архівних документів

Повний цикл взаємодії людини з документної середовищем увазі не тільки створення документів, їх використання, включаючи доведення до виконавців і саме виконання, а й зберігання документів і відомостей про них з метою наступного, можливо неодноразового, використання.

Документ створюється для фіксації інформації та передачі її в просторі і в часі, але значення і цінність документів, що утворюються в процесі офісної діяльності на різних носіях, а також отриманих нею від різних кореспондентів з використанням всіляких засобів їх доставки, різна.

Можна виділити кілька груп документів.

Перша група документів необхідна тільки для оперативної роботи з ними протягом обмеженого часу, поки в них є практична потреба. Довготривале зберігання таких документів недоцільно не тільки через обмежені площ практично в будь-якій організації, а й у зв'язку з тим, що нікому і ніколи не буде цікаво їх зміст.

Друга група документів містить соціальну інформацію про громадян, випускників навчальних закладів та зберігає своє значення довше. Такі документи повинні зберігатися на всьому протязі життя людини, але і вони, в кінцевому рахунку, втрачають свою інформаційну цінність, оскільки мають особистісний характер і представляють цінність тільки для конкретного індивідуума. Цікаві самі по собі, в силу масовості вони не тільки займають занадто багато місця, але і містять багато типовий, дублюючої, другорядної інформації, навряд чи зацікавить майбутніх дослідників сучасності.

Третя група документів створюється спеціально, щоб відобразити основні віхи в історії становлення та розвитку конкретних організацій, корпорацій, фірм. Ці документи представляють цінність тільки для даної організації і повинні зберігатися весь час, поки існує остання.

Четверта група містить нормативно-методичну базу і має велике управлінське і довідкове значення. Такі документи, ймовірно, слід зберігати до тих пір, поки буде існувати потреба в них заглянути, а може бути, щось і скопіювати.

П'ята група відображає науково-технічні досягнення, роботу системи управління, громадську, господарську, політичне життя. Документи цієї групи мають важливе науково-технічне, історичне, економічне значення і включаються до складу Архівного фонду РФ, в його державну або недержавну частина, залежно від автора і власника.

Останні, як пам'ятники історії і культури, поряд з архітектурними, матеріальними пам'ятниками епохи, повинні бути збережені максимально довго, в ідеалі - безстроково, або, по архівної термінології - постійно. Для постійного зберігання, звичайно, робиться вибірка і з документів інших перерахованих груп, але тоді вони також стають пам'ятками історії та культури.

В силу типовості і неодноразової повторюваності завдань в системах управління з'являється можливість проведення оцінки цінності здебільшого документної інформації, що циркулює в будь-якій системі управління на основі єдиних критеріїв. Така діяльність в системі управління називається професійним терміном "експертиза цінності документів".

Взагалі оцінка документів та їх утримання проводиться практично на всіх етапах створення та обробки: починаючи від написання змісту, узгодження проекту, визначення форми та виду кінцевого варіанту документа до порядку доведення його до адресата, встановлення системи реєстрації, вибору місця і способу зберігання.

Найбільш технологічно тісно з вивченням цінності документів та попереднім визначенням термінів їх зберігання пов'язана саме реєстрація, оскільки терміни зберігання документів є одним з основних факторів вибору системи реєстрації та накопичення документів у процесі оперативної роботи.

Закріплення термінів зберігання і системи індексів комплексів документів (справ, одиниць зберігання) проводиться в номенклатурі справ.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >