Підготовка документів для здачі в архів

Складання номенклатури справ

Номенклатура справ - це систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, за встановленою формою. У неї включаються всі документи організації, розподілені в справи.

У номенклатуру справ організації включаються також ЕД і БД.

Розрізняються три види номенклатур справ: типова, приблизна і індивідуальна.

Типова номенклатура справ встановлює склад справ, що заводяться в діловодстві однотипних організацій, і є нормативним документом.

Орієнтовна номенклатура справ установлює зразковий склад справ, що заводяться в діловодстві організацій, на які вона поширюється, із зазначенням їх індексів, і носить рекомендаційний характер.

Типова і приблизна номенклатури справ розробляються службами ДОУ організацій, що мають підвідомчу мережу установ. Вони є методичними посібниками та використовуються організаціями для складання конкретних номенклатур справ.

У номенклатуру справ організації з типової або зразкової номенклатури справ переносять заголовки справ, конкретизовані з урахуванням її специфіки. Терміни зберігання переносяться в індивідуальну номенклатуру без змін.

Індивідуальна номенклатура справ складається співробітниками служби ДОУ організації із залученням керівництва структурних підрозділів. Керівники знають про перспективи розвитку організації, що дозволяє передбачити склад документів, які можуть з'явитися в майбутньому.

При складанні номенклатури справ керуються установчими документами організації (статутом або положенням про організацію), штатним розкладом, положеннями про структурні підрозділи, планами та звітами про роботу, переліками документів із зазначенням строків зберігання, типовими або зразковими номенклатурами справ (при їх наявності), номенклатурами справ за попередні роки.

Зведена номенклатура справ організації оформляється на загальному бланку організації, візується керівником архіву або особою, відповідальною за архів, узгоджується з ЕК організації, підписується керівником служби ДОП, в необхідних випадках узгоджується з експертно-перевірочною комісією відповідної архівної установи і затверджується керівником організації.

Номенклатура справ організації на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі поточного року. Наприкінці кожного року номенклатура справ уточнюється, затверджується керуй гелем організації і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

У разі докорінної зміни функцій і структури організації складається нова номенклатура справ.

Зведена номенклатура справ друкується в необхідній кількості примірників.

Перший затверджений екземпляр номенклатури справ є документом постійного строку зберігання та включається в номенклатуру справ служби ДОУ.

Другий - використовується в службі ДОП в якості робітника.

Третій - застосовується в архіві організації.

Четвертий - у відповідному архівній установі, у разі, якщо номенклатура справ проходила узгодження з цією установою.

П'ятий - у вигляді виписок відповідних розділів тиражується для структурних підрозділів.

Номенклатура справ організації може бути як у традиційному вигляді, так і в електронній формі.

У зведеній номенклатурі справ розділи розташовуються відповідно до затвердженої структурою (штатним розкладом) організації. Назвами розділів (підрозділів) номенклатури справ організації є назви її підрозділів (наприклад: канцелярія, відділ кадрів, бухгалтерія тощо).

У номенклатурі справ передбачаються заголовки справ для групування документів, що відображають всі документовані ділянки і питання діяльності організації. У номенклатуру справ організації включаються також справи тимчасово діючих органів.

Графи номенклатур справ заповнюються таким чином.

У графі 1 номенклатури справ проставляються індекси кожної справи. Індекс справи складається з цифрового позначення структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах структурного підрозділу. Індекси справ позначаються арабськими цифрами. Наприклад: 01-05, де 01 - позначення структурного підрозділу, 05 - порядковий помер справи за номенклатурою.

Справи з питань, не дозволеним протягом одного року, є "перехідними" і вносяться в номенклатуру справ наступного року з тим же індексом.

У графу 2 номенклатури справ включаються заголовки справ (томів, частин).

Заголовок справи повинен чітко, в узагальненій формі відображати основний зміст і склад документів справи, не допускається вживання в заголовку справи деяких формулювань ("Різні матеріали", "Загальне листування" тощо).

Порядок розташування заголовків справ усередині розділів і підрозділів номенклатури справ визначається ступенем важливості і документів, що становлять справи, і їх взаємозв'язком.

На початку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію. При цьому заголовки справ, що містять постанови і накази вищестоящих організацій, розташовуються перед заголовками справ з наказами керівника організації.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю виконання, в якості виду справи вживається термін "документи", а в кінці заголовка і дужках вказуються основні назви документів, які повинні бути в справі (програми, списки, доповіді і т .буд.).

Приклад: "Документи про проведення нарад та семінарів (програми, списки, доповіді)".

Термін "документи" застосовується також у заголовках справ, що містять документи - додатки до якого-небудь документу.

Приклад: "Документи до протоколів засідання ради директорів компанії".

У заголовках справ, призначених для групування однотипних документів, ця група документів вказується у множині.

Приклад: "Протоколи засідання конкурсної комісії по заміщенню вакантних посад".

У заголовках справ, що містять листування, вказується, з ким і з якого питання вона ведеться.

У заголовках справ, що містять звітну документацію, зазначається період (квартал, рік), на (за) який складено плани (звіти).

Приклад: "Звіти комісії по зайнятості за 2013".

Якщо справа буде складатися з декількох томів або частин, то складається загальний заголовок справи, а потім при необхідності складаються заголовки кожного тому (частини), що уточнюють зміст заголовка справи.

Заголовки справ можуть уточнюватися в процесі формуванні та оформлення справ.

Графа 3 номенклатури справ заповнюється після закінчення календарного року.

У графі 4 вказуються термін гранування справи, номери статей за переліком (типового, відомчому).

Відмітка "ЕПК" в окремих статтях переліків документів зі строками зберігання означає, що серед таких документів можуть бути документи, що мають народно-господарське, наукове, соціально-культурне або історичне значення.

Терміни зберігання електронних документів і баз даних відповідають терміну зберігання аналогічних видів документів па традиційних носіях і визначаються за типовим переліком

У графі 5 "Примітка" протягом усього терміну дії номенклатури проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в іншу організацію для продовження та ін. У цій же графі на справи, що складаються з електронних документів і баз даних, проставляється відповідна відмітка "та електронному вигляді".

Якщо протягом року в організації виникають нові документовані ділянки роботи, то на них заводяться нові справи, які додатково включаються в номенклатуру справ.

Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури справ робиться підсумковий запис про кількість заведених справ (томів), окремо постійного і тимчасового зберігання.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >