Забезпечення збереження документів

Забезпечення збереження та обліку документального фонду, доступу до документів фонду організації

З моменту заклади й до передачі в архів організації або на знищення справи зберігають але місцем їх формування.

Керівники кадрових служб і працівники, відповідальні за діловодство, зобов'язані забезпечувати збереження документів і справ.

Для забезпечення збереженості та обліку документів і справ, доступу до них повинен проводитися комплекс робіт:

  • - Створення оптимальних умов зберігання документів і справ;
  • - Розміщення справ;
  • - Перевірка наявності та стану документів і справ;
  • - Дотримання порядку видачі справ.

Справи розміщуються в робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях. Вони повинні зберігатися в шафах, що замикаються сейфах або в елеваторних картотеках, щоб забезпечити їх збереження і захист від впливу пилу і сонячного світла.

Справи в шафах розташовуються відповідно до номенклатури справ, яка (або виписка з неї) поміщається на внутрішній стороні шафи.

На корінці обкладинки кожної справи вказується індекс справи за номенклатурою справ.

За вершенном справи постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання зберігаються за місцем їх формування до передачі в архів організації.

Справи документального фонду організації, що знаходяться на оперативному зберіганні підлягають обліку. Періодично, як правило, перед передачею в архів організації, проводиться перевірка наявності та стану документів і справ з метою встановлення фактичної наявності справ та відповідності їх кількості, що значиться за номенклатурою справ, або іншим обліковими документами (описам, картками і т.д.).

В обов'язковому порядку проводиться перевірка наявності та стану документів і справ при переміщенні, устаревании справ, при зміні керівника структурного підрозділу, керівника служби ДОП, при реорганізації та ліквідації організації або структурного підрозділу.

Перевірка наявності проводиться шляхом звіряння статей номенклатур справ з описом справ на обкладинці, а фізичний стан справ визначається шляхом їх візуального перегляду. Всі виявлені недоліки фіксуються в акті перевірки наявності та стану справ.

У разі втрати документів і справ проводиться службове розслідування, за результатами якого, особа, винна у втраті, несе відповідальність у встановленому порядку згідно КпАП.

Забезпечення доступу до справах, що перебувають на оперативному храпении, їх видача співробітникам для роботи здійснюється особою, відповідальною за діловодство в кадровій службі. Видача справ іншим підрозділам проводиться з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому знаходяться справи. При цьому на видану справу заводиться його карта-заступник, яку поміщають на місце виданого справи.

Справи видаються у тимчасове користування на строк, визначений керівництвом організації. Після закінчення зазначеного терміну справа має бути повернуто на місце його зберігання.

Стороннім організаціям справи видаються на підставі їх письмових запитів з дозволу керівника організації або його заступника, який займається службу ДОУ. Передача справ здійснюється за актом приймання-передачі справ у тимчасове користування.

Вилучення документів із справ, переданих в архів організації, допускається у виняткових випадках і проводиться з дозволу керівника організації з залишенням у справі завіреної копії документа та акта про причини видачі оригіналу.

Оперативне зберігання ЕД і БД здійснюється на жорсткому диску комп'ютера в папці (директорії), заведеної відповідно до номенклатури справ.

Назва справи (папки, директорії) включає індекс справи за номенклатурою справ і хід створення, наприклад: "01-20.2013".

Назва ЕД в папці (директорії) повинно містити найменування виду документа, дату документа, реєстраційний номер, короткий заголовок, наприклад: "Лист № 23-1 від 31.10.2013" Про затвердження термінів робіт "".

Захист інформації на жорсткому диску комп'ютера повинна підтримуватися періодичним копіюванням ЕД на дискети або оптичні диски, складові страховий фонд організації. Частота копіювання вибирається з міркувань мінімізації середнього часу на копіювання та часу на відновлення інформації після останнього копіювання в разі виникнення дефектів. Термін зберігання страхового фонду копій ЕД дорівнює терміну зберігання самих ЕД.

Для запобігання розкрадання, втрати, спотворення, підробки ЕД, інших несанкціонованих дій по їх знищенню, модифікації, копіювання, власники, власники і користувачі ЕД повинні здійснювати організаційні та програмно-технічні заходи щодо їх захисту.

Порядок передачі справ до архіву організації

З моменту заклади й до передачі в архів організації справи зберігаються за місцем їх формування.

Керівники кадрових служб і співробітники, що відповідають за діловодство, зобов'язані забезпечувати збереження документів і справ.

Прийом кожної справи проводиться особою, відповідальною за архів (спеціальним співробітником) у присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису проти кожної справи, включеної в неї, робиться відмітка про наявність справи.

Наприкінці кожного примірника опису вказується цифрами і прописом кількість фактично прийнятих в архів справ, номери відсутніх справ, дата прийому-передачі справ, а також підписи відповідального за архів (співробітника архіву) і особи, що передала справи.

При прийомі особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справах.

Справи, увезення в зв'язки, доставляються в архів організації співробітниками структурних підрозділів.

Разом зі справами в архів передаються реєстраційні картотеки на документи. Найменування кожної картотеки включається в опис.

Терміни храпения документів представлені у додатку 16.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >