Словник основних термінів

Автор документа - фізична або юридична особа, яка зробила документ.

Адресант - відправник.

Адресат - одержувач.

Акт - документ, складений кількома особами і підтверджуючий встановлені факти або події.

Акцепт - згода на пропозицію вступити в угоду, укласти договір на умовах, зазначених у пропозиції.

Анкета - документ, являє собою трафаретний текст, що містить питання з певної теми і місце для відповідей (або відповіді) на них.

Анотація - короткий виклад першоджерела.

Архів - організація або її структурний підрозділ, що здійснює прийом і хропіння архівних документів з метою використання.

Архівна виписка - копія частини тексту архівного документа, оформлена в установленому порядку

Архівна колекція - сукупність документів, що утворилася в діяльності різних фондообразователей об'єднаних за однією або кількома ознаками.

Архівна копія - офіційний документ архіву, що відтворює текст або зображення архівного документа із зазначенням сто пошукових даних.

Архівний опис - архівний довідник, систематизований перелік одиниць зберігання архівного фонду, колекції і призначений для їх обліку та розкриття їх змісту.

Архівна довідка - офіційний документ, що має юридичну силу і містить архівну інформацію про предмет запиту, із зазначенням пошукових даних документів.

Архівна справа - галузь діяльності, забезпечує організацію зберігання і використання архівних документів.

Архівний документ - документ, що зберігається або підлягає збереженню в силу його значущості для суспільства і одно має цінність для власника.

Архівний каталог - архівний довідник, в якому інформація про архівних документах розташована відповідно до обраної схеми класифікації.

Архівний довідник - довідник, призначений для пошуку інформації про архівних фондах і (або) архівних документах.

Архівний фонд - сукупність архівних документів, історично і (або) логічно пов'язаних між собою.

Архівний фонд особового походження - архівний фонд, що складається з архівних документів, що утворилися в житті і діяльності фізичної особи, сім'ї, роду.

Архівний фонд Російської Федерації - сукупність документів, що мають історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне або культурне значення, що відображають матеріальне і духовне життя народів країни і є невід'ємною частиною історико-культурної спадщини народів Російської Федерації.

Архівосховище - спеціально обладнане приміщення для зберігання архівних документів.

Аспект - точка зору, з якої проводиться пошук документа або витяг з нього необхідних відомостей.

Аудіовізуальний документ - документ, що містить образотворчу і звукову інформацію.

Бєлової документ - рукописний або машинописний документ, текст якого переписаний з чорнового документа або написаний без помарок і виправлень.

Бланк - білий аркуш з частково надрукованим текстом і прогалинами, які заповнюються актуальною інформацією (наприклад, анкетне Б.).

Бланк документа - набір реквізитів, що ідентифікують автора офіційного письмового документа.

Відомість - перелік яких-небудь даних (відомостей), розташованих у певному порядку (платіжна В., оборотна В. і т.зв.).

Відомче зберігання архівних документів - зберігання архівних документів у відомчих архівах, здійснюване державними і муніципальними організаціями протягом періоду, встановленого нормативними документами.

Відеограма документа - зображення документа на екрані електронно-променевої трубки.

Вид письмового документа - приналежність письмового документа до системи документації але ознаками змісту і цільового призначення.

Віза офіційного документа - реквізит документа, що виражає згоду або незгоду посадової особи зі змістом документа.

Зовнішні ознаки документа - ознаки, що відображають форму і розмір документа, носій інформації, спосіб запису, елементи оформлення.

Внутрішній адреса листи - найменування та адресу організації або прізвище та адресу особи, якій направлено лист.

Внутрішній документ - офіційний документ, який не виходить за межі підготувала його організації.

Внутрішній опис документів справи - обліковий документ, що містить перелік документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів аркушів.

Вхідний документ - документ, що надійшов до установи.

Вибірковий прийом документів на постійне зберігання - прийом на постійне зберігання окремих видів документів організацій або всіх цінних документів ряду організацій з числа однорідних.

Виділення документів до знищення виявлення в процесі експертизи наукової і практичної цінності документів з закінченими термінами храпения, які втратили практичне, наукове чи суспільне значення, і відбір їх до знищення.

Виписка - копія частини текстового документа.

Державна таємниця - захищені державою відомості у його військової, зовнішньополітичної, економічної, розвідувальної, контррозвідувальної та оперативно-розшукової діяльності, поширення яких може завдати шкоди безпеці Російської Федерації.

Державне зберігання архівних документів -Постійне зберігання архівних документів, здійснюване архівами, рукописними відділами бібліотек і музеїв.

Графік - текстової документ, що відображає, як правило, план роботи з точними показниками норм і часу виконання.

Графічний документ - образотворчий документ, в якому зображення документа отримано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні.

Гриф - позначка, яка вказує на особливий характер або особливий спосіб пересилання ділової кореспонденції ("таємно", "терміново", "не підлягає оприлюдненню", "особисто").

Гриф обмеження доступу до документа - реквізит офіційного документа, який свідчить про особливий характер інформації, що обмежує коло користувачів документа.

Гриф секретності - реквізити, що свідчать про ступінь секретності відомостей, що містяться в їх носії, що проставляються на самому носії та (або) у супровідній документації на нього.

Гриф узгодження - реквізит офіційного документа, який виражає згоду установи або його органу, яка є автором документа, з його змістом.

Гриф затвердження - реквізит офіційного документа, що надає нормативний або правовий характер його змісту.

Дата офіційного документа реквізит офіційного документа, що містить вказане на документі час його створення і (або) підписання, затвердження, прийняття, погодження, опублікування.

Справа - сукупність документів (або документ), відносяться до одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обкладинку.

Діловий лист - документ, застосовуваний для зв'язку, передачі інформації на відстань між двома кореспондентами, якими можуть бути і юридичні, і фізичні особи.

Діловодство; документаційне забезпечення управління - галузь діяльності, забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами.

Депозитарне зберігання документів - зберігання в архіві, музеї, бібліотеці архівних документів архівного фонду РФ на умовах, що визначаються договором між власником документів і відповідним архівом, музеєм, бібліотекою, із збереженням за власником права власності на архівні документи.

Директивний документ - документ, що містить обов'язкові до виконання вказівки вищестоящих органів.

Довіреність - документ, що дає повноваження його пред'явнику на виконання будь-яких дій від імені довірителя.

Домовленість - документ, що фіксує угоду двох або декількох сторін.

Доповідна записка - документ, адресований керівництву, в якому викладається яке-небудь питання з висновками і пропозиціями укладача.

Документ - інформація па матеріальному носії, що має юридичну силу.

Документ тимчасового зберігання - документ з встановленим терміном зберігання, після закінчення якого він підлягає знищенню.

Документ особового походження - документ, створений особою поза сферою його службової діяльності або виконання громадських обов'язків.

Документ на машинному носії - документ, створений з використанням носіїв і способів запису, що забезпечують обробку його інформацією електронно-обчислювальною машиною.

Документ постійного зберігання - документ, якій відповідно до нормативних документів та іншими правовими актами встановлено безстрокове хропіння.

Документ; документована інформація - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

Документальний фонд - сукупність документів, що утворюються в діяльності юридичної або фізичної особи.

Документування - запис інформації на різних носіях але встановленим правилам.

Документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.

Посадова інструкція - правовий акт, що видається в цілях регламентації організаційно-правового становища працівника, його обов'язків, прав, відповідальності та забезпечує умови для його ефективної роботи.

Доступ до архівних документів - передбачені нормативними документами умови використання архівних документів.

Досьє - документи, що відносяться до якої-небудь справи.

Дублетних документ - один з примірників копії документа.

Дублікат документа - повторний екземпляр оригіналу документа, що має юридичну силу.

Єдина державна система діловодства - основні положення по складанню номенклатури справ.

Одиниця обліку архівних документів - одиниця виміру кількості документів в архіві.

Одиниця зберігання архівних документів - облікова і класифікаційна одиниця, що представляє собою фізично відокремлений документ або сукупність документів, що має самостійне значення.

Завірена копія документа - копія документа, на якій відповідно до встановленого порядку проставляють необхідні реквізити, що надають їй юридичну силу.

Заголовок справи - коротке позначення відомостей про склад і зміст документів у справі.

Тема офіційного документа - реквізит документа, коротко излагающий його зміст.

Висновок - документ, що містить думки, висновки організації, комісій чи фахівця, з якого або документа або питання.

Заборонена дата документа - дата, яка означає, що документи, що виникли раніше її, експертизі їх наукової та практичної цінності не піддаються і знищенню не підлягають.

Заява - документ, що містить прохання або пропозицію особи (осіб) установі або посадовій особі (наприклад, 3. про прийом на роботу, 3. про надання відпустки і т.д.).

Зона уніфікованої форми документа - частина площі уніфікованої форми документа встановленого розміру, призначена для заповнення певними реквізитами.

Повідомлення - документ, що інформує про майбутній захід (засіданні, зборах, конференції) та містить пропозицію взяти участь.

Образотворчий документ - документ, що містить інформацію, виражену за допомогою зображення якого-небудь об'єкта.

Іконографічний документ - документ, що містить переважно зображення твору мистецтва, спеціальної або художньої фотографії.

Індексація - проставляння індексу.

Індекс справи; номер справи - цифрове і (або) буквено-цифрове позначення справи в номенклатурі справ організації, що наноситься на його обкладинку.

Індивідуальний термін виконання документа - термін виконання документа, встановлений організаційно-розпорядчим документом організації або резолюцією.

Ініціативний документ - документ, що послужив початком розгляду певного питання.

Використання архівних документів - застосування інформації архівних документів в культурних, наукових, політичних, економічних цілях і для забезпечення законних прав та інтересів громадян.

Історична довідка до архівного фонду - документ, який містить відомості з історії фондоутворювача та архівного фонду, коротку характеристику складу і змісту його документів і науково-довідкового апарату.

Джерело комплектування - юридична або фізична особа, чиї документи надходять або можуть надійти на зберігання в архів.

Вихідний документ; документ, що відправляється -офіційний документ, що відправляється з установи.

Картка (архівного) фонду - обліковий документ, що містить назву, відомості про кількість, складі документів архівного фонду і місці його зберігання, призначений для централізованого державного обліку архівних документів архівного фонду РФ.

Кинодокумент - образотворчий або аудіовізуальний документ, створений кінематографічним способом.

Класифікаційний індекс - умовне позначення (цифрове, літерне, змішане), що привласнюється класифікаційним поділом схеми класифікації та проставляє на картках систематичного та інших каталогів. Може проставлятися і на документах, і на справах.

Комплектування архіву - систематичне поповнення архіву документами відповідно до його профілем та чинним законодавством.

Консервація документа - оберігання документа від руйнуючої дії зовнішнього середовища.

Контракт - договір про встановлення, зміну або припинення правовідносин.

Контроль виконання документів - сукупність дій, що забезпечують своєчасне виконання документів.

Контрольний лист - талон для індивідуальної реєстрації документів, що включає резолюцію і тему листа.

Копія документа - документ, повністю відтворює інформацію справжнього документа і всі його зовнішні ознаки або частину їх, що не має юридичної сили.

Кореспондент - установа або окрема особа, з яким ведеться листування.

Ліміт - документ, що визначає граничний розмір асигнувань грошових коштів, відпуску матеріалів та іншого з державних фондів.

Ліст (архівного) фонду - обліковий документ, що містить назву, номер архівного фонду, сто категорію, зазначення місця храпения і відомості про кількість, хронологічних межах, складі документів фонду та його науково-довідкового апарату в їх динаміці.

Особовий рахунок - бухгалтерський документ, що відображає передачу якого-небудь конкретного виду засобів (матеріалів, інструментів, продукції, будівель і т.д.) певної організації або особі і містить грошові розрахунки з ним.

Особиста справа - справа, що включає документи про який-небудь особі (про його біографії, освіту, трудову або суспільній діяльності).

Машинозчитуваний текст - документ, використання якого вимагає застосування спеціально призначених технічних засобів.

Міжархівних довідник - архівний довідник, що містить відомості про документи кількох архівів.

Найменування документа - позначення виду письмового документа.

Наряд - документ, який містить відомості про розподіл робіт між робітниками-відрядниками, облік виробітку і розрахунок належної їм заробітної плати.

Номенклатура - перелік найменувань.

Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку.

Номер вхідного листи - реєстраційний номер документа, що проставляється адресатом.

Номер вихідного справи - реєстраційний номер документа, що проставляється відправником.

Нормативні документи - документи, в яких встановлюються будь-які правила, норми.

Нормативи - документи, містять показники витрат часу, матеріальних чи грошових ресурсів, показники виготовленої продукції, що припадають на яку-небудь одиниць} '(виріб, операцію і т.д.).

Норми - документ, який містить відомості про встановлені величинах чого-небудь (Н. виробітку, Н. видачі чого-небудь).

Носій документованої інформації - матеріальний об'єкт, використовуваний для закріплення та зберігання па ньому мовної, звуковий чи образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді.

Забезпечення фізико-хімічної збереженості документів - розробка, створення і практичне застосування науково-технічних засобів і методів храпения, реставрації, консервації, біохімічного захисту і відтворення документів.

Огляд архівних документів - архівний довідник, що включає систематизовані відомості про склад, зміст і пошукових даних окремих комплексів архівних документів, доповнені в необхідних випадках їх источниковедческим аналізом.

Об'єднаний архівний фонд - архівний фонд, сформований з документів двох або більше фондообразователей, які мають між собою історично зумовлені зв'язки.

Обсяг документообігу - кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею за певний період.

Пояснювальна записка - документ, що пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту).

Опис - юридично оформлений перелік документів.

Організаційно-розпорядчий документ - вид письмового документа, в якому фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності органів влади, установ, підприємств, організацій, їх підрозділів та посадових осіб.

Організація роботи з документами - організація документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності установи.

Оригінал документа - первісний примірник документа.

Особливі відмітки - відмітки про ступінь секретності і терміновості виконання документів.

Звіт - документ, який містить відомості про підготовку та проведення робіт, про підсумки виконання планів, завдань, відряджень та інших заходів, що представляється вищестоящому установі як посадовій особі.

Офіційний документ - документ, створений юридичною або фізичною особою, оформлений і засвідчений у встановленому порядку.

Оформлення справи - підготовка справи до зберігання відповідно до встановлених правил.

Оформлення документа - проставлення необхідних реквізитів, встановлених правилами документування.

Змінна частина реквізиту документа - змінна частина реквізиту документа, що вноситься в бланк документа при його заповненні.

Перелік документів зі строками зберігання - систематизований список видів і категорій документів, що містить нормативні вказівки про терміни їх зберігання.

Письмовий документ - текстовий документ, інформація якого зафіксована будь-яким типом письма.

Лист - узагальнене найменування різних за змістом документів, службовців засобом спілкування між установами, приватними особами.

Повістка - офіційне повідомлення приватній особі з пропозицією куди-небудь прийти або установі - вислати свого представника.

Оригінал (офіційного) документа - перший або одиничний екземпляр офіційного документа.

Справжній документ - документ, відомості про автора, час і місце створення якого, що містяться в самому документі або виявлення іншим шляхом, підтверджують достовірність його походження.

Підпис - реквізит документа, що представляє собою власноручний розпис повноважного посадової особи.

Підпис на документі - підпис посадової особи або автора документа, що засвідчує його автентичність або що завіряє копію документа.

Положення - правовий акт, що встановлює основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також нижчестоящих установ, організацій і підприємств.

Постійна частина реквізиту документа - незмінна частина реквізиту документа, що міститься в бланку документа, що наноситься при його виготовленні.

Постійне зберігання документів - безстрокове зберігання документів в архівній установі, державному музеї, бібліотеці.

Правила документування - вимоги і норми, що встановлюють порядок документування.

Пропозиція - письмова заява від імені підприємства, адресований іншому підприємству, про готовність укласти з ним договір на певних умовах; оферта.

Предметний каталог - каталог документальних матеріалів, що містить відомості про предмети (факти, події, географічних найменуваннях) та осіб, які згадуються в документах, розташованих в алфавітному порядку.

Предметний покажчик - покажчик основних предметних (тематичних) позначень, розташованих в алфавітному порядку.

Подання - документ, що містить пропозицію про призначення, переміщення або заохочення особового складу, а також рекомендацію певних дій та заходів з питань діяльності установи.

Прейскурант - перелік видів робіт, послуг, продукції товарів та іншого із зазначенням цін і розцінок.

Претензійний лист - лист, відправлений винною стороною в разі невиконання нею укладених раніше договорів і різного виду зобов'язань.

Наказ - правовий акт, що видається керівником органу державного управління (його структурного підрозділу), чинний на основі єдиноначальності, з метою розв'язання основних і оперативних завдань, що стоять перед даним органом. В окремих випадках може стосуватися широкого кола організацій та посадових осіб незалежно від підпорядкованості.

Перевірка наявності (стану) справ - встановлення відповідності реальної кількості одиниць зберігання записам в облікових документах архіву, а також виявлення справ і документів, що вимагають поліпшення фізичного стану, реставрації, дезінфекції.

Програма - документ, що викладає основні напрямки роботи установи або підприємства на певний період часу (виробнича П.) або етапи та терміни здійснення великих робіт, випробувань.

Проект документа - попередній варіант документа, призначений для розгляду.

Протокол - документ, що містить послідовну запис ходу обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів.

Публікація архівних документів - підготовка документів до видання відповідно до встановлених правил.

Розклад - оголошення про час, місце та послідовності здійснення чого-небудь.

Розпорядчі документи - документи, в яких фіксується рішення адміністративних і організаційних питань.

Розпорядження - правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального органу державного управління.

Реєстраційна картка - картка, призначена для реєстрації документів у діловодстві установи.

Реєстраційний індекс документа; реєстраційний номер документа - цифрове або буквено-цифрове позначення, що привласнюється документу при його реєстрації.

Реєстраційний номер документа - порядковий номер, що привласнюється вхідному або виходить документа при його реєстрації, який є частиною діловодного індексу або замінюючий його.

Реєстраційний штамп - штамп, що містить назву установи, дату реєстрації, реєстраційний індекс, помер справи, в яку буде поміщений документ.

Реєстрація документа - запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або одержання.

Реєстр - перелік (список) чого-небудь, застосовуваний в бухгалтерському обліку та діловодстві (наприклад, Р. описів).

Режим зберігання архівних документів - сукупність температурно-вологісних і санітарно-гігієнічних умов, створюваних в архівосховищах для забезпечення схоронності документів, і контроль за їх виконанням.

Резолюція документа - реквізит, що складається з напису на документі, зробленої посадовою особою і містить прийняте ним рішення.

Резолюція на документі - письмову вказівку керівника виконавцю про характер і термінах виконання документа.

Реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа.

Реквізити обов'язкові елементи службового документа.

Рекламаційний лист - заява про виявлення нестачі, дефектів у отриманої продукції або у виконаній роботі.

Рішення - правовий акт, що приймається органом державного управління в колегіальному порядку з метою розв'язання найбільш важливих питань їх компетенції. Рішеннями іменуються також спільні акти, які видаються кількома неоднорідними органами - колегіальними і діють на основі єдиноначальності, державними органами та громадськими організаціями і т.д.

Рукописний документ - письмовий документ, при створенні якого знаки письма наносять від руки.

Вільне пропозицію - пропозиція без зобов'язань. Якщо замовник прийме умови такої пропозиції, угода вважається укладеною.

Зведення - документ, що містить узагальнені відомості по одному питанню (зведення пропозицій, зведення зауважень, вимог і т.д.).

Здавальна опис (розм.) - Опис документальних матеріалів, складена установою при передачі справ в архів.

Система документації - сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, вила, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення.

Система документування - прийнятий в установі порядок створення, оформлення та виконання документів.

Службова записка - записка про виконання якої-небудь роботи, що спрямовується посадовою особою іншій посадовій особі.

Службове поле уніфікованої форми документа - зона уніфікованої форми документа, призначена для закріплення її у технічних засобах зберігання документів, а також нанесення спеціальних зображень.

Службовий документ офіційний документ, використовуваний в поточній діяльності організації.

Склад посвідчення - підпис і печатку.

Специфікація - документ, що містить докладний перерахування вузлів і деталей якого-небудь виробу, конструкції, установки та іншого, що входять до складу складального або монтажного креслення.

Список перерахування осіб або предметів в певному порядку, складене в цілях інформації або реєстрації.

Список (архівних) фондів - обліковий документ, що містить перелік офіційних найменувань зберігаються, вибулих і вступників архівних фондів у порядку зростання присвоєних їм номерів.

Довідка - документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів і подій.

Довідково - інформаційний фонд - сукупність систематизованих творів друку і неопублікованої наукової і технічної документації, що використовуються в цілях галузевого інформаційного обслуговування.

Термін виконання документа - строк, встановлений нормативним правовим актом, організаційно-розпорядчим документом або резолюцією.

Стандарт - нормативно-технічний документ, що встановлює вимоги до груп однорідної продукції і в необхідних випадках вимоги до конкретної продукції, правила, що забезпечують се розробку, виробництво і застосування, а також вимоги до інших об'єктів стандартизації, встановлювані Росстандартом. Стандартизація документів, що застосовуються в організаційному та економічному управлінні, проводиться на основі спеціальних постанов Уряду РФ.

Стандартизація - зведення в норму, обов'язкову для застосування, оптимальних правил і вимог з розроблення та оформлення документів, прийнятих у встановленому порядку для загального і багаторазового їх застосування в діловодстві.

Стенограма - дослівний запис доповідей, промов та інших виступів на зборах, нарадах і засіданнях колегіальних органів, здійснена методом стенографії.

Страхова копія (архівного документа) - копія особливо ланцюгового або унікального архівного документа, виготовлена в цілях зберігання міститься в ньому інформації на випадок втрати або пошкодження оригіналу.

Страховий фонд документів - сукупність страхових копій особливо цінних і унікальних документів.

Структура і штатна чисельність - правовий акт, що регламентує склад структурних підрозділів організації та штатну чисельність їх персоналу.

Рахунок - документ, в якому вказана належна за що-небудь грошова сума.

Табель - перелік будь-яких показників, складений у певному порядку (наприклад, Т. звітності, Т. успішності).

Табель уніфікованих форм документів - перелік дозволених до застосування уніфікованих форм документів.

Таблиця - документ, що містить текстові або цифрові відомості, розміщені за графами.

Табуляграмах - таблиця, складена табулятором на основі автоматичного сприйняття даних з перфокарт, перфострічок і т.д.

Талон зворотного зв'язку - документ, що повідомляє про отримання чого-небудь (інформації, матеріальних цінностей, документів).

Тверде пропозицію - пропозиція, що оформляється лише для одного можливого замовника (покупця) із зазначенням строку, протягом якого постачальник пов'язаний цією пропозицією.

Тезаурус - словник-довідник, в якому перераховуються всі лексичні одиниці інформаційно-пошукової мови (дескриптори) з їх зв'язками, а також синонімічні дескриптори і ключові слова і словосполучення природної мови.

Тези - короткий виклад тексту документа або виступу.

Текстовий документ - документ, що містить мовну інформацію, зафіксовану будь-яким типом листа або будь-якою системою звукозапису.

Текст офіційного документа - інформація, зафіксована будь-яким типом листа або будь-якою системою звукозапису, що містить у собі всю або основну частину мовної інформації документа.

Телеграма узагальнена назва різних за змістом документів, переданих по телеграфу.

Телекс - телеграма, послана по телетайпу.

Телетайп - телеграфний апарат з клавіатурою типу друкарської машинки.

Технічна документація - узагальнююча назва документів, що відображають результат будівельного і технологічного проектування, конструювання, інженерних вишукувань та інших робіт з будівництва будівель і споруд та виготовленню промислового виробництва.

Технологічна документація - узагальнююча назва документів (креслень, специфікацій, карт, інструкцій і т.д.), призначених для опису та оформлення технологічних процесів.

Типовий термін виконання документа - термін виконання документа, встановлений нормативним правовим актом.

Типові документи - документи, що відображають однорідні питання і складаються за однаковим зразкам.

Трафаретний документ - документ, має заздалегідь видрукуваний стандартний текст (частина тексту) і доповнює його конкретний зміст.

Вказівка - правовий акт, що видається органом державного управління переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів даного органу та вищих органів управління.

Покажчик - систематизоване перерахування найменувань, імен, предметів з довідковими даними про них.

Покажчик (архівний) - архівний довідник, систематизований перелік найменувань предметів або об'єктів, про яких містяться відомості в архівних документах, із зазначенням їх пошукових даних.

Уніфікація - скорочення невиправданого різноманіття документів, приведення до однаковості їх форм, структури, мовних конструкцій і операцій з обробки, обліку та зберігання.

Уніфікована система документації система документації, створена за єдиними правилами і вимогам, що містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Уніфікована форма документа - сукупність реквізитів, встановлених відповідно до вирішуваних в даній сфері діяльності завданнями і розташованих у певному порядку на носії інформації.

Статут - правовий акт, що включає в себе звід правил, встановлених державою або організацією, установою, підприємством і регулюючих діяльність цих організацій, підприємств або певних сфер управління або господарської діяльності (Ветеринарний статут, Стройовий статут, Дисциплінарний статут, статут відкритого акціонерного товариства, статут товариства з обмеженою відповідальністю, статут державного унітарного підприємства та ін.).

Облік архівних документів - встановлення кількості і складу архівних документів в одиницях обліку та фіксація приналежності кожної одиниці обліку до певного комплексу і загальної їх кількості в облікових документах.

Облікові документи архіву - комплекс документів встановленої форми, що фіксують надходження, вибуття, кількість, склад і стан архівних документів в одиницях обліку.

Установчий договір - правовий акт, відповідно до якого сторони (засновники) зобов'язуються створити юридичну особу і визначають порядок спільної діяльності щодо його створення, реорганізації та ліквідації.

Факсиміле - відтворення технічними засобами точного зображення підпису, тексту, зробленого від руки, копія документів, одержуваних по факсу.

Фізична особа - громадянин, який є учасником цивільних правовідносин (носієм цивільних прав та обов'язків).

Фондування документів - розподіл документів по архівних фондах і архівними колекціям.

Фондообразователей - юридична або фізична особа, в діяльності якого утворюється документальний фонд.

Фонд користування - сукупність копій архівних документів, призначених для користування замість оригіналів з метою запобігання їх зносу.

Фонодокумент - документ, що містить звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису.

Формування справи угруповання виконаних документів у справу згідно з номенклатурою справ і систематизація документів усередині справи.

Формуляр документа - набір реквізитів офіційного письмового документа, розташованих у певній послідовності.

Формуляр-зразок документа - модель побудови документа, що встановлює область застосування, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.

Фотодокумент - образотворчий документ, створений фотографічним способом.

Зберігання архівних документів - забезпечення раціонального розміщення і збереження документів.

Цінність архівного документа - властивості архівного документа, що обумовлюють його культурне, наукове, економічне, політичне значення.

Централізований державний облік документів Архівного фонду Російської Федерації - система обліку документів архівного фонду РФ в масштабі області, краю, республіки, держави в цілому, заснована на зосередженні в органах управління архівною справою відомостей про кількість, складі архівних фондів і кількості одиниць зберігання.

Циркулярний лист - лист, направлений з одного джерела на кілька адрес.

Чернової документ - рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора або редактора над його текстом.

Штатний розклад - правовий акт, що встановлює штатну чисельність організації, склад посад і розмір оплати праці.

Експедиція - спеціальний апарат установи для прийому документів.

Експертиза цінності документа - відбір документів на державне зберігання або встановлення термінів їх зберігання на основі прийнятих критеріїв.

Експертні комісії - постійно діючі комісії для організації та проведення експертизи цінності документів, відбору та підготовки їх для передачі на державне зберігання, а так само для контролю за правильністю віднесення документів до різних справах і надання методичної допомоги у проведенні експертизи цінності документа.

Юридична сила документа - властивість офіційного документа, повідомляє йому чинним законодавством, компетенцією видав органу і встановленим порядком оформлення.

Юридична особа - установа, підприємство чи організація, що виступають в якості самостійного носія цивільних прав та обов'язків.

 
< Попер   ЗМІСТ