Інформаційне забезпечення логістики

Загальні положення щодо інформаційного забезпечення в логістиці

Інформаційне забезпечення логістики на підприємстві являє собою діяльність за прогнозом, переробці, обліку і аналізу інформації і є інструментом інтеграції елементів системи логістичного управління.

Логістична інформація - цілеспрямовано збирав відомості, необхідні для забезпечення процесу управління логістичною системою підприємства. Ці відомості надходять з різної документації.

Документ - письмовий акт встановленої або загальноприйнятої форми, складений компетентними посадовими особами або громадянами для викладу відомостей про факти або для посвідчення фактів, що мають юридичне значення, а також для підтвердження прав і обов'язків. Документ - це письмове підтвердження факту вчинення логістичної операції.

Види документів:

• - Первинні (шляховий лист, товарно-транспортна накладна);
• - Вторинні (журнал обліку прибуткових ордерів та ін.).

У первинних документах повинні бути присутніми обов'язкові реквізити:

• - Назва документу;
• - Дата складання документа;
• - Найменування організації, від імені якої було складено документ;
• - Зміст операції;
• - Вимірювачі операції в натуральному і грошовому виразі;
• - Найменування посад осіб, відповідальних за здійснення операції і правильність її виконання;
• - Особисті підписи зазначених осіб.

Маршрут документа - шлях переміщення документа у його обробки; впорядкований список виконавців, яких документ "обходить" протягом свого життєвого циклу.

Документообіг - це:

• - Рух документів в просторі і в часі з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення;
• - Переміщення і (або) спільна обробка інформації співробітниками підрозділів на підприємстві, а також підприємством, його підрядниками та логістичними партнерами.

Інформаційна готовність визначається здатністю підприємства надавати запитувані споживачем дані на всіх стадіях виконання замовлення і розраховується як відношення числа швидких і точних відповідей на запити до загального числа запитів за певний проміжок часу.

До автоматизованим інформаційних логістичним процесам пред'являються наступні вимоги:

• • масштабованість - здатність системи підтримувати як одиничних користувачів, так і безліч користувачів;
• • розподіленість - здатність системи забезпечувати спільну обробку документів кількома територіально рознесеними підрозділами підприємства або кількома віддаленими один від одного робочими місцями;
• • модульність - здатність системи надавати користувачам можливість налаштовувати і вибирати функції системи з специфіки і складності діяльності підприємства, тобто система автоматизації гнучка і складається з окремих модулів, інтегрованих між собою (збут, склад, закупівлі, виробництво, персонал, фінанси, транспорт);
• • відкритість - система автоматизації інтегрована до інших інформаційні системи, вона має відкриті інтерфейси для розробки нових програм та інтеграції з іншими системами.

Рекомендації з розробки та впровадження ЛИС

Як вже говорилося, основними завданнями інформаційної логістичної системи є:

• - Безупинне забезпечення управляючих органів логістичної системи достовірної, актуальної та адекватною інформацією про рух замовлення (про протікання функціональних та інформаційних процесів);
• - Безперервне забезпечення співробітників функціональних підрозділів підприємства адекватної інформацією про рух продукції по ланцюгу поставок в режимі реального часу;
• - Реалізація системи оперативного управління підприємством за ключовими показниками (собівартість, структура витрат, рівень прибутковості);
• - Забезпечення прозорості інформації про використання інвестованого капіталу для керівництва;
• - Надання інформації для стратегічного планування;
• - Надання керівництву інформації про структуру загальних витрат і витрат;
• - Забезпечення можливості своєчасного виявлення "вузьких місць";
• - Забезпечення можливості перерозподілу ресурсів підприємства;
• - Забезпечення можливості оцінки термінів виконання замовлень споживачів;
• - Забезпечення прибутковості підприємства за рахунок оптимізації логістичних бізнес-процесів.

При цьому в розробці ЛИС необхідно врахувати наступні положення:

• - Особлива увага приділяється методам вимірювання та порівняння логістичних показників, а також методам управління ними;
• - Розробляються формалізовані і всеосяжні системи оцінки результатів обслуговування споживачів;
• - Встановлюються нормативи для кожного виду логістичних процедур протягом всього процесу обслуговування споживачів;
• - Створюються так звані сховища даних, що є інтегрованими елементами інформаційних систем підприємств. Основна мета створення таких сховищ - полегшити доступ до даних всім менеджерам підприємства, а також споживачам і постачальникам;
• - Системи оцінки та контролю інтегруються з системами обслуговування замовлень і планування, включаючи прийом і обробку замовлень, планування логістичних операцій, управління запасами, планування виробництва, складування і транспортування.

При впровадженні ЛИС рекомендується:

• - Визначитися з організаційною структурою підприємства, тобто зрозуміти, що ми маємо, що хотіли б мати в найближчому майбутньому, і на основі цього розробити положення про організаційну структуру підприємства;
• - Розробити механізм фінансово-економічного управління підприємством в цілому, в тому числі створити положення про фінансову структуру, визначити центри фінансового обліку та фінансової відповідальності;
• - Виділити основні логістичні цілі підприємства (залежно від необхідності вирішення завдань, що стоять перед інформаційною системою): напрями бізнесу, фінансові, технологічні, інформаційні та матеріальні потоки; оцінити документообіг;
• - Розробити механізми організації та оперативного управління ланцюгами поставок: стандарти, форми обліку і контролю, управлінської звітності;
• - Сформувати технологію стратегічного управління ланцюгами поставок, систему фінансового планування і контролю, а також систему фінансового аналізу.

Оскільки основне інформаційне забезпечення для конкретних логістичних процесів міститься в документації - товарної, складської, транспортної, управлінської і т.д., - було б доцільним розглянути ряд цих важливих для логістики видів документації, однак через обмеженого обсягу даного підручника це не представляється можливим .