Вимоги службового етикету до приміщення і робочого місця державного та муніципального службовця

Інтер'єр службових приміщень говорить про характер діяльності та професійної культурі державних службовців.

Виходячи з практики ділової діяльності, розрізняють два види організації робочих місць у службових приміщеннях - зальний і кабінетну.

Зальна структура ("open space" - відкритий простір) передбачає розміщення великої кількості робочих місць в приміщенні. Її перевагами є те, що, по-перше, вона економічніша (не треба витрачати додаткові кошти на обладнання окремих кабінетів), а по-друге, дозволяє керівнику здійснювати візуальний контроль за своїми підлеглими.

Недоліками зальної структури є більш важкі умови роботи співробітників (не кожен може витримати такий скупченості) і неможливість ефективної роботи з відвідувачами.

Кабінетна структура організації робочих місць є основною для державних установ. Вона передбачає приміщення двох видів - кабінети для співробітників і кабінети для керівників.

Доцільно більш детально зупинитися на інтер'єрі приміщення для управлінської ланки.

Стандартний кабінет керівника припускає наявність трьох зон - робочої, дорадчої та неформальною.

У робочій зоні знаходиться робочий стіл з усіма необхідними атрибутами і стілець (крісло). Робочий стіл може бути доповнений технічними засобами, проте слід пам'ятати, що чим вище посадовий статус керівника, тим менше техніки повинно на ньому перебувати.

У нарадчій зоні розташовується, як правило, досить великий стіл, на якому має лежати все необхідне для спільної роботи - папір, ручки, олівці. Іноді на нього кладуть структурну схему організації, календарі, схему транспортних сполучень та інші предмети, потрібні для проведення нарад. Стіл і стільці, призначені для нарад, повинні гармоніювати зі столом і кріслом керівника.

У зоні неформального спілкування розміщені кілька крісел і журнальний столик. Характер меблів і площа даної зони залежать від посадового статусу керівника, масштабу його роботи і діяльності організації.

Можна запропонувати ряд рекомендацій, дотримання яких допоможе підтримувати інтер'єр службового приміщення на належному рівні.

  • 1. захаращеності стіл виробляє відразливе враження, тому слід бути охайним і не розкладати на ньому предмети, які не відносяться до роботи.
  • 2. За робочим столом небажано приймати їжу. Якщо ж іншого місця для цього немає, то здійснювати трапезу слід в відсутність відвідувачів. Після їжі стіл треба ретельно прибрати.
  • 3. Якщо ви маєте звичку пити чай або каву за робочим столом, слід користуватися чашкою або склянкою, а не одноразовим посудом.
  • 4. Подивіться на своє робоче місце очима відвідувача і дайте відповідь на питання: захотів би я прийти до людині, яка працює за таким столом?
  • 5. Прагніть до того, щоб кожен предмет на робочому місці підкреслював ваш імідж.
  • 6. У службовому приміщенні допустимі прикраси, однак їх перелік досить обмежений - це портрети, картини, гравюри. Можна повісити ліцензію або диплом. Прекрасною прикрасою служать квіти - предпочтительней крупноліственние або вічнозелені в діжках.
  • 7. Номери телефонів та документи повинні зберігатися так, щоб з ними не могли ознайомитися сторонні.

Основне робоче місце державного службовця - це письмовий стіл. Відомий російський письменник Олексій Толстой зізнавався: "Я люблю ... чисто прибраний стіл, витончені речі на ньому, витончені і зручні письмові приналежності".

Сучасні дослідники кабінетної роботи (фізіологи, ергономісти, психологи, дизайнери) пропонують слідувати наступним правилам оформлення свого письмового столу.

  • • Сядьте зручно на стілець (крісло) і присуньте його до краю стола. Покладіть руки на стільницю і витягніть їх до упору. Розведіть руки в сторону - окреслені ліві і праві півкруги будуть робочими зонами вашого письмового столу. За нею в межах досяжності - досить небагато нахилитися і потягнутися - знаходиться максимальна зона. Площа далеких лівого і правого кутів стільниці отримала назву резервної частини столу.
  • • На стільницю доцільно покласти плексиглас (але не скло), під який можна помістити список найбільш важливих телефонів і календар.
  • • У правій резервної зоні столу слід поставити лотки з хорошою і чорнової писального папером.
  • • Попереду і трохи праворуч, відразу за кордоном робочої зони, в межах максимальної можна поставити ложемент з ручками, заточеними простими і кольоровими олівцями, фломастерами, маркерами, ножицями та іншої канцелярською приналежністю по вашому розсуду.
  • • На столі слід уникати багатобарвний, щоб воно не відволікало і не привертало уваги.
  • • Лампу, якщо вона на струбцині, слід прикріпити до краю столу, або ліворуч, або спереду, навпроти себе. На додаток до настільної лампи для створення загальної сприятливої атмосфери належить мати ще одне джерело світла йод стелею - люстру або абажур.
  • • Телефонні апарати слід ставити зліва від себе. Якщо є можливість, можна помістити їх не на стіл, а на приставну тумбочку. Поруч кладуться телефонні книги і довідники.
  • • Необроблені паперу краще тримати з правого боку, а переглянуті, виправлені і завізовані - зліва.
  • • І останнє, найголовніше правило - визначте раз і назавжди місце тієї чи іншої речі на своєму столі. Нью-Йоркський журнал "Перейд" радить: "Припиніть нескінченні переміщення і пошуки потрібних вам предметів і заведіть для кожного строго певне місце. У вас вивільниться 20-30% часу".

Психолог Бен Вільямс з Медичного центру у Флориді в результаті численних досліджень з'ясував, що досить глянути на предмети і характер їх розміщення на робочому столі того чи іншого працівника - і можна отримати загальне уявлення про господаря даного місця.

Співробітники, на робочому столі яких розкидані особисті речі (ключі, гаманці, косметика), відносяться до типу довірливих і піддатливих людей. При певною мірою хитрості і тиску від них можна домогтися поставлених цілей.

Якщо на робочому столі є сімейні фотографії та іграшки, то, як правило, господарі таких робочих місць володіють якостями слухати співрозмовника і підтримувати колег у скрутну хвилину.

Цікаво, що співробітники, стіл яких знаходиться в ідеальній чистоті, на думку Вільямса, важко уживаються в колективі і не мають постійних друзів.

На характер і ефективність роботи впливає також колірна гамма службового приміщення.

Слід пам'ятати, що білі стіни добре відбивають світло і можуть викликати роздратування у відвідувачів, тому краще надати їм бежевий відтінок.

Синя гамма створює атмосферу домінування господаря кабінету і не дає гостям відчувати себе невимушено.

Бежевий і світло-коричневий кольори вважаються нейтральними, темно-коричневий і сірий можуть викликати депресію, а червоні відтінки можуть асоціюватися з загрозою і агресією.

Таким чином, знання та дотримання етикетних правил стосовно до приміщень та робочих місць допоможуть державному і муніципальному службовцю більш ефективно організувати свою діяльність по виконанню посадових обов'язків.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >