Діловодна ДОКУМЕНТАЦІЯ РОСІЇ нового і новітнього часу

У результаті вивчення даної глави студент повинен:

знати

  • • тенденції організації діловодства в державних установах Росії в різні історичні періоди (XVIII - початок XXI ст.);
  • • специфіку діловодства громадських організацій (на прикладі діловодства політичних партій);
  • • особливості спеціальних систем документування (судово-слідчої, дипломатичної);

вміти

  • • визначати тип діловодного документа за його реквізитами;
  • • виробляти датування створення документа на підставі його внутрішньої організації (формуляра);
  • • з'ясовувати умови (обставини) підготовки діловодної документації;

володіти

• методикою джерельній роботи з діловодної документацією (прочитання тексту, атрибуція документа, роз'яснення його змісту).

Ключові терміни і поняття: діловодство, документ, реквізит, формуляр, колегіальна система діловодства, міністерська система діловодства, радянська (розпорядча) система діловодства, загальне діловодство, спеціальне діловодство, електронний документ.

Поняття діловодної документації Нового і Новітнього часу і методи її джерелознавчого дослідження

Документи виникають в процесі практичної діяльності будь-якої установи, відомства або організації. Вони свідчать про факти, події, правах, зобов'язаннях, компетенції, повноваження та фіксують їх.

Думка

На думку Б. Г. Литвака, потреба в документуванні довгий час задовольнялася без допомоги "канцелярії", тобто органу, спеціально призначеного для підготовки, розгляду, затвердження та зберігання документів. Документування змінюється діловодством у період утворення централізованої держави. Зміни в структурі державного апарату ведуть до того, що функції канцелярії починає виконувати весь держапарат зверху до низу, посилюється диференціація справ, відбувається відокремлення відомчої та партикулярної листування.

Загальне адміністративне діловодство включає всю внутрішню документацію, створювану в процесі управлінської діяльності: переписку, обробку документів (реєстрація, виконання, контроль виконання), організацію зберігання документів та їх використання.

Офіційна система підготовки, рухи та організації зберігання документів отримала назву діловодства.

Форма документа - поняття, уживане для позначення групи документів одного цільового призначення, юридичного значення, характеру викладу інформації.

Сучасна класифікація документів виглядає наступним чином.

  • 1. Організаційна документація, що визначає порядок діяльності, структуру, компетенцію, завдання, форми виконання: положення, статути, правила, зобов'язання, договори та ін.
  • 2. Розпорядча документація, яка служить для реалізації управлінської діяльності: рішення, резолюції, накази, інструкції, циркуляри, розпорядження, доручення, накази та ін. Нерідко дані документи об'єднують в одну групу організаційно-розпорядчої документації, особливим різновидом якої служать протоколи та стенограми засідань колегіальних органів. До організаційно-розпорядчої документації можна віднести також групу документів, які передаються у формі поточного листування: листи, телеграми, телеграфні та телетайпні повідомлення, радіограми, телефонограми.
  • 3. Облікова документація, покликана реєструвати заходи в процесі управлінської діяльності: анкети, журнали, реєстри, переліки, табелі, тарифи, баланси та ін. Часто говорять про обліково-контрольної документації, оскільки у формі облікових операцій здійснюються контрольні функції відомств і організацій: матеріали ревізій, перевірок, висновків про роботу, довідок, реєстрацій та ін.
  • 4. Звітна документація, узагальнююча відома інших документів: звіти, огляди, рапорти, зведення, донесення, доповіді.
  • 5. Планова документація, що є особливим видом і відбиває цілі та завдання перспективної діяльності: плани, програми, графіки та ін. Особливість її полягає в тому, що вона завжди складається на певний строк.

За обґрунтованою твердженням Л. Є. Шепелєва, легка доступність діловодних документів часом створює у дослідника "джерелознавчих безпечність", дозволяє думати, що достатньо самого загального уявлення про їх походження. Однак навіть з одного питання, як правило, є декілька різновидів документів: припис, донесення, протокол засідання та ін. Часто один і той же документ існує в різних примірниках: рукописний чернетку, машинописний відпустку, друкарський оригінал і ін. Документи могли виникнути і в інших обставин, ніж ті, які припускав дослідник. У зв'язку з цим історик повинен максимально враховувати інформацію про властивості, відмітних особливостях, специфіці побутування документації.

За місцем складання виділяється внутрішня і зовнішня документація: внутрішня - створюється установою в процесі документування усіх боків його діяльності, автори зовнішньої - інші установи та особи.

За технікою відтворення розрізняють рукописні і механічні документи. У практиці діловодства зустрічаються так звані дипломатичні копії, які відтворюють документ з усіма особливостями (стара правопис, помилки, пунктуація та ін.). Факсимільних документами здавна називають точне зображення підпису будь-якої особи на документі, зроблене за допомогою кліше, на якому підпис вирізана гравером або коли підпис власноручно робиться посадовою особою на матриці (наприклад, восківці), з якою друкується документ. При великому обсязі підписується документації, що має інформаційне значення (сповіщення, запити), факсиміле замінює власноручний підпис.

По термінах зберігання розрізняють документи, що містять оперативну інформацію, з тривалим терміном храпения і постійним терміном зберігання.

До документів певної форми відносять такі, форма і елементи яких встановлені заздалегідь (таблиці, трафарети). Документи довільної форми з введенням стандартів паперу ділять на документи стандартних і нестандартних форматів.

Л. Є. Шепелєв запропонував наступну класифікацію понять, що позначають діловодну функцію документа:

  • 1) чернетка - чистовик;
  • 2) проект - оригінал;
  • 3) оригінал - копія;
  • 4) вхідний - вихідний у вигляді відпустки;
  • 5) справжній - підроблений.

При цьому вчений виходив з ідеї, що всякий примірник документа може одночасно характеризуватися одним з кожної пари названих понять. Зміна хоча б однієї з характеристик дає особливий варіант документа. Усі копії покликані замінити оригінали, але деяким з них це особливо властиво: такий відпустку - копія, оставляемая в діловодстві взамін вихідного оригіналу, такий і дублікат - копія, призначення якої в заповненні втрати оригіналу. Копії можуть виникнути одночасно з оригіналом (при використанні копіювального паперу) або пізніше (вони, у свою чергу, діляться на тотожні - фотографічні, гектографічні, стеклографіческіе і пр .; прес-копії та копії, виготовлені під копірку разом з оригіналом; графічно нс тотожні - копії, зняті від руки). Копії також бувають авторизованими (засвідченими автором), завіреними (наприклад, нотаріальним порядком) і не завіреними.

Число ознак, що характеризують окремі документи, визначається цілями і способами документування, їх призначенням. Обов'язкові ознаки й елементи документів (такі як найменування виду документа, автор, адресат, дата та ін.) Називають реквізитами. Для багатьох документів число останніх строго визначено.

Довідка

Терміном "реквізит" (від лат. Requisitum - потреба) в Середні століття позначалися необхідні, обов'язкові елементи в боргових зобов'язаннях, зокрема, в позикових листах і векселях. Необхідність їх наявності в формулярах документів визначалася вексельним правом, норми якого в різних країнах відрізнялися один від одного. У Росії цей термін (разом з іншими фінансовими термінами вексельного права Німеччини) почав використовуватися з другої половини XIX ст. Сьогодні існує поняття "вексельний реквізит", яким позначаються обов'язкові речі векселі, елементи форми, за відсутності яких документ не може бути визнаний векселем.

У діловодстві під реквізитом розуміється інформаційний елемент, що характеризує сам документ, його цільове призначення або місце, займане ним в просторі та часі.

Число реквізитів визначається цілями створення документа, його призначенням, вимогами до змісту і форми даного документа, способом документування. Умовно можна виділити наступні групи реквізитів:

  • 1) комунікаційні, що забезпечують включення документа до системи (найменування учасника, його адреса та ін.);
  • 2) захищають документ від спотворення (підпис, печатка, відмітка про завірення копії, заверительная напис та ін.);
  • 3) підвищують інформативність тексту (заголовок, відмітка про наявність додатка й ін.);
  • 4) фіксують рух документа в інформаційній системі (у вигляді різних відміток)
  • 5) необхідні для машинної обробки інформації (у вигляді різних кодів).

Сукупність реквізитів визначає загальну схему побудови документа в цілому - його формуляр, можливо, що має конкретні особливості, властиві даному історичному періоду.

Документи можуть мати особливі відмітки, частина з них називають грифами, які зазвичай визначають терміновість виконання (терміново, вельми терміново), порядок пересилання поштою (для листів - авіа, цінне, замовлене, для телеграм - термінова, урядова), обмеження доступу (секретно , цілком таємно і ін.), порядок адресування та ін.

Затверджений постановою Держстандарту РФ від 27 лютого 1998 ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення" вводить наступні визначення.

  • 1. Документ - документована інформація; зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.
  • 2. Реквізит документа - обов'язковий елемент оформлення офіційного документа.
  • 3. Формуляр документа - набір реквізитів офіційного письмового документа, розташованих у певній послідовності.
  • 4. Бланк документа - набір реквізитів, що ідентифікують автора офіційного письмового документа.

Згідно із Законом РФ від 21 липня 1993 № 5485-1 "Про державну таємницю", гриф секретності - це реквізити, свідчать про ступінь секретності відомостей, що містяться в їх носії, що проставляються на самому носії та (або) у супровідній документації на нього.

Джерелознавчих аналіз включає в себе прочитання тексту документа, його атрибуцію, роз'яснення змісту. Важливо знати організацію і діяльність державних установ, склад чиновництва, його права та обов'язки. У діловодних документах дореволюційній Росії використовувалася система персональних титулів - найменувань посад, чинів і звань (приватні титули) і відповідали їм форм звернень (загальні титули). Вона постійно змінювалася, тому необхідно співвідносити титулування з датою створення документа.

У ході аналізу з'ясовується призначення документа, його внутрішня організація (формуляр), діловодна функція, обставини його підготовки, процесу руху (розгляду, затвердження, виконання) і розміщення серед інших документів діловодства. Якщо найменування документа відсутній, його слід встановлювати на підставі аналізу формуляра, діловодних особливостей, сукупності зовнішніх ознак.

Необхідно вивчення всього комплексу документів з різних архівних фондів з урахуванням співпідпорядкованості установ. Слід мати на увазі обставини побутування документів, цілі, для яких вони створювалися, джерело і характер уявлення містяться в них даних. Документація різних рівнів дозволяє досліджувати механізми влади (субординації і координування дії, звітності, контролю). При цьому треба враховувати так званий "коефіцієнт кон'юнктурності", оскільки багато діловоднихдокументи служили формою самопрезентації влади. У зв'язку з цим важливо виявити ті аспекти проблеми, які завуальовані ідеологічними та бюрократичними кліше і з'ясувати різницю між офіційною позицією влади і реальним станом справ. Необхідно вживати дешифровку численних штампів бюрократичної мови (типу "антирадянський", "шкідницький").

Специфіка, наприклад, радянського діловодства - необгрунтоване засекречування документів, їх знищення, розбіжність цифрових показників в архівних документах та офіційних публікаціях планових і статистичних органів. Поширення машинопису привело в значній мірі до знеособлення матеріалів, рукописний варіант документа часто відсутня, що ускладнює встановлення авторства. У документах, адресованих підлеглим, нерідко в жорсткій формі вказувалося на недоліки і містилося категорична вимога виправити їх в найкоротші терміни під загрозою покарання. Однак на практиці вказівка далеко не завжди виконувалося.

Дані, фіксуватись у звітній документації, слід піддавати кількісному і якісному аналізу, маючи на увазі можливість їх свідомого спотворення.

 
< Попер   ЗМІСТ   Наст >